これからの時代、企業が営業活動を行うにはシステムを導入し業務の効率化を図ることが不可欠です。しかし、数ある製品のなかからどれを選んだらいいのかわからない方も多いでしょう。そこでこの記事では、マイクロソフト社が提供する営業支援システム「 Dynamics CRM」の特徴や機能について詳しく紹介します。
Dynamics CRMとは
Dynamics CRMとはマイクロソフト社が提供するアプリケーションです。具体的にはビジネスシーンで活用できる、営業支援やマーケティング、顧客サービス、フィールドサービスといった機能を有しています。
以下では具体的な特徴や、アプリケーションについて詳しく解説します。
Dynamics CRMの特徴
CRMとは「カスタマーリレーションシップマネジメント」の略であり、顧客関係管理を意味します。メインは顧客の情報管理であり、その目的はすべての顧客情報をきちんとデータベースにて管理することで、営業部門をはじめとした開発、マーケティングといったあらゆる社内の部門がその情報を確認、活用しながら事業の戦略を練ることに役立てられます。
Dynamics CRMではそのCRMシステムがERP（Enterprise Resource Planning）と一体化されているため、企業の基幹業務をサポートするための業務システムと連携し、スムーズな一元管理が実現できます。
さらに魅力的なのは、営業支援、マーケティング支援、カスタマーサービスが一つのパッケージに含まれていることです。優れた機能が標準装備されていることで、顧客情報を統合的に管理できたり、綿密なデータの分析が可能になったりします。Dynamics CRMは、社内全域で利用できる統合型CRMパッケージなのです。
Dynamics CRMに含まれるアプリケーション
続いてはDynamics CRM含まれるアプリケーションについてそれぞれ紹介します。
Dynamics 365 Sales（営業支援）
顧客情報管理から見込顧客の管理、さらには売上見込みや、見積書の作成、営業担当者の行動管理など、営業活動に関連した業務をすべてシステムで管理できます。「マーケティングリスト」や「キャンペーンの作成」といった機能を活用することで、マーケティングに基づいた営業活動が行えます。詳しくは後の項で解説します。
Dynamics 365 Marketing(マーケティング)
より確度の高い見込顧客を獲得し、マーケティングオートメーション(MA)を実現します。見込顧客に対して、しっかりとパーソナライズされた情報をメールやキャンペーン広告といったさまざまなチャネルで提供することで、顧客主導のエクスペリエンスが設計できます。
Dynamics 365 Customer Service(顧客サービス)
顧客対応をシステム化し、24 時間対応やボットを活用することで、これまで人が行ってきた対応を自動化し、顧客満足度向上につながる付加価値を提供します。また、問い合わせを重ねて蓄積されたデータはAIを活用した機械学習により、以後の問い合わせに対しての業務負担を軽減してくれます。
Dynamics 365 Field Service(フィールドサービス)
フィールドサービスに関するあらゆることを効率化してくれます。具体的には、最適な技術者を最適な場所にアサインするスケジュール管理を可能にし、より効率的な成果をあげられます。またAIやIoTを活用することで、ミスやトラブルをスピーディーに検知し、予兆保全を実現します。
営業支援システム(SFA)のメリットと選び方
続いては営業活動に欠かせない、営業支援システム(SFA)導入のメリットと選び方について解説します。
営業支援システム(SFA)とは
SFAはSales Force Automationの略で、ビジネスアプリケーションのひとつです。企業の営業部門の業務をオートメーション化したり、支援したりするシステムのことを指します。
既存・見込を含めた顧客管理や営業活動における行動をすべて管理できます。営業活動で取得した重要情報もすべて記録し一元管理できることから、業務の効率化につながるでしょう。
SFA単体の製品もありますが、Dynamics 365 SalesのようにSFAを包括する製品もあります。
営業支援システム(SFA)導入のメリット
システムに搭載された豊富な機能を使いこなすことで、営業にまつわるすべての業務を効率化し、生産性の向上に寄与します。
具体的には、これまで名刺に基づいて作成した分厚い紙ベースの顧客リストを閲覧して顧客情報検索したり、商談の内容は逐一メモを見返していたりしたかもしれません。
しかし、SFAを活用すれば上記で書いたことはすべてシステムで一元管理できるので、営業担当者のムダな手間を省くことができ、必要な業務に専念できます。また営業担当者の残業が削減できればワークライフバランスにもつながり、モチベーションの向上も期待できます。
また、特定の営業担当者の記憶やノウハウとして持っていた情報に頼ると、異動や退職の際に困ってしまうことも多いでしょう。それに関してもシステムで管理すれば、属人化を回避できます。
システムで顧客情報を共有することで、必然的に営業担当者同士の社内コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
営業支援システム(SFA)の選び方
初めてSFAを導入するのであれば複雑な機能を持ったものよりもあくまでシンプルでわかりやすく、操作が簡単なものを選びましょう。
スタート時にシステムを使いこなせないとなると、導入しても活用されず結果的に失敗に終わってしまいます。
そのため、画面を見て直感的に操作できるようなシンプルな表示のものや、自社では必要としない高度な機能が含まれていないかなど、事前にきちんと確認しましょう。
導入時には全社で一気に利用するのではなく、スムーズに導入ができそうな部署からまずは行うなど、一部から全体に広げるようなイメージで進めると成功しやすいでしょう。
Dynamics 365 for Salesが実現する営業支援とは
続いては、Dynamics 365 for Salesが実現する営業支援とはどのような内容なのか、解説します。
営業活動の管理
狙った顧客にアポイントメントを取り商談日程が決まったら、それ以降については、搭載された「SFA/CRM機能」で、営業案件の進捗管理や営業担当者の行動管理を把握できます。主に以下の「ダッシュボード」「営業案件」「プロセス管理」という3つの機能を活用できす。
ダッシュボード
現在進行している営業案件の進捗や売上予測が画面上ですぐ見てわかるようになっています。
グラフや表を使ってデータを可視化すことで、分析も直感的かつ綿密に行えるでしょう。メンバー間でこの画面を確認し合い、進捗の共有ができるのも魅力です。
営業案件
各商談の提案状況や当日の商談内容を管理できます。マイクロソフト社が提供するファイル共有ツール「SharePoint」やデジタルノートの「OneNote」と連携することで、提案書をはじめとした資料の管理や共有、議事録の作成など、商談に必要なすべてのものを一元管理することで、業務を効率的に進められます。
プロセス管理
商談内容やスケジュールを「プロセス」としてシステム上で管理が行えます。優先順位が高い案件か、またそれぞれの段階で必要なことをシステムで管理してくれるため、営業担当者が案件ごとに各自管理する必要がなくなり、業務負担が軽減できるでしょう。
リストマーケティングのサポート
リストマーケティングを全面的にサポートしてくれます。機能としては、「マーケティングリスト」を作成することで自社の顧客をセグメントし、的確なターゲティングに基づいて、キャンペーン施策を効果的に行えます。
マーケティングリストを作成したら、それと紐づけた「キャンペーンの作成」機能を使うことで、1つのキャンペーンを軸とし、集客のために必要な広告出稿やテレマーティングなど複数の活動も盛り込めて、戦略に応じた各種カスタマイズも可能です。
これを実現することで、効率のよいリストマーケティングに基づいた営業活動が行えるでしょう。
Microsoft 365との連携
Dynamics 365 for Salesではマイクロソフト社が提供するMicrosoft 365との連携が可能です。連携することでより一層効率的に業務が進められます。
Microsoft 365には、代表的なものとして、OutlookやExcel、Wordなどのアプリケーションがあり、これらを月額で利用できるため非常に便利です。Microsoft 365連携機能のなかでも、営業活動やマーケティング活動にいかせる3つのアプリケーションを挙げて紹介します。
Outlookとの連携
Outlookは業務のなかでも利用頻度の高いメールツールです。通常、Dynamics 365 for Salesは、WEBやスマートフォンなどのアプリから利用しますが、連携すればOutlookからもアクセスが可能です。顧客などとのメールを同期できればさらにスムーズに営業活動が進められるでしょう。
Excel連携
Dynamics 365 for Salesで登録した情報を、Excelで管理・編集もできます。テンプレートを活用すれば、営業報告書や資料の作成も手間取りません。
Share Point Online連携
ベースとして作成した営業資料等を複数のメンバーが編集する際は、Share Point Onlineと連携するのがおすすめです。アクセス権限をしっかりと設けておけば、利用できる人もきちんと限定できます。
まとめ
Dynamics CRMには営業支援、マーケティング支援、カスタマーサービスが一つのパッケージに含まれていることから、顧客情報を統合的に管理し、営業活動の効率化や活性化がはかれます。Dynamics CRMは、社内全域で利用できる、統合型CRMパッケージです。営業に関する業務の効率化を図りたいと考えているならば、ぜひこの機会に営業支援システム(SFA)を内包するDynamics CRMの導入をおすすめします。
