ERPの導入を検討しているものの、そもそもERPとはどのようなものなのか、基幹・業務システムとは何が違うのか、よくわからない企業担当者の方も多いでしょう。本記事では、そのような人々に向けてERPの概要をはじめ、活用する利点やおすすめの製品などをご紹介します。ERPの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
経営に重要なERPとは？
「ERP」とは「Enterprise Resource Planning」の略で、直訳で「企業資源計画」を意味します。具体的には、企業の根幹業務ともいえる「会計」「販売」「在庫購買」に加え、「生産」「人事給与」などの管理を統合し、情報の一元化による経営効率化を図る手法あるいはシステムのことです。
これらの業務は通常、部門ごとに個別で処理することが一般的でした。しかし、それぞれの業務は独立したものではないため、データの受け渡しが必要になることも多く、その際、作業に手間がかかったり、人為的な間違いが起こったりする問題があったのです。
このような問題を解決するために開発されたのがERPです。ERPの導入によって、別々に行われていた会計や人事などの業務を、まとめて管理することが可能になります。ヒューマンエラーの発生も抑えられ、作業効率化や生産性向上が期待できるでしょう。
なお、ERPと混同されやすいものとして、「基幹システム」「業務システム」があります。両者の概要は後述しますが、ERPは両方の特徴を兼ね備えていることから、それら2つを統合したものといえるでしょう。
ERPの形態
ERPには、クラウド型とオンプレミス型があります。前者はインターネット上にシステムを構築するタイプで、初期費用やランニングコストが削減できる点や、インターネット環境があればどこからでも接続できる点などがメリットとして挙げられます。その一方で、ネットワークの安定性に不安がある点などが課題です。
対して後者は、自社で専用のサーバーを用意するタイプです。クラウド型と比べ、カスタマイズ性に優れていますが、コストが多くかかる点はネックといえます。
ERPのメリット
ここからは、EPRを導入するメリットについてご紹介します。
情報を一元管理できる
統合データベースにより、自動更新および情報を一元管理することが可能です。ERPによって、これまで業務ごとに管理していたデータをまとめて扱えるため、1つの業務処理作業をすれば、それに関連するデータの更新作業を自動で行えます。入力ミスなどのヒューマンエラーが起こるリスクを減らせるほか、部門間の連携の悪さを改善する効果も期待できるでしょう。
これまでは、ある部門で入力したデータを別の部門が使う場合、人の手で転記作業をしなくてはいけませんでした。しかし、これではミスが起こる可能性が高いうえ、時間や手間もかかります。ERPを導入すれば、そのような手間を削減し、業務効率化を目指せるのです。
リアルタイムに経営判断ができる
情報をまとめて管理することで、自社の経営資産が可視化され、リアルタイムな経営判断を下せるようになります。変化が著しい現代のビジネス環境で生き残るためには、リアルタイムで最新情報を把握し、素早い判断を下すことが重要です。その点、ERPは意思決定のスピードを高め、迅速な経営判断の一助となるでしょう。
各部門が別々のツールを使用している場合、経営者が内容を確認する際は、それぞれがまとめている資料を参考にして、企業の経営状況を分析しなくてはいけません。ERPを活用すれば、各ツールに入力したデータは、すぐにほかの必要な場所に反映されるため、経営者は常に新しい情報を好きなタイミングで得ることが可能になるのです。
セキュリティを強化できる
複数のツールを管理する場合、それぞれ異なる注意事項を設けたために混同してしまい、それがもとで情報漏洩が起こる可能性も考えられます。ERPを導入すれば、管理すべきツールの数を減らせるため、セキュリティの強化にもつながるでしょう。
また、クラウド移行した場合、ベンダーセキュリティを利用するために、セキュリティを強化できるという利点もあります。情報漏洩が起こると、企業に対する信用度も低下してしまい、経営に影響を及ぼしかねません。特に、基幹システムで扱うデータは機密性が高いため、注意が必要です。自社でもある程度のセキュリティ対策はできますが、クラウドに移行し、ベンダーが有するセキュリティ技術を利用することで、より安心して情報を管理できるでしょう。
ERPと基幹システム、業務システムとの違い
ここからは、ERPと基幹システム・業務システムの違いについて、それぞれの特徴を踏まえながら解説します。
基幹システムとの違い
基幹システムとは、企業の主要な業務を支えるものです。主に販売管理システムや在庫管理システム、会計システムなどがあり、部門ごとや業務種別に導入されます。業務システムの一部ともいわれていますが、何らかの不具合により動作が停止すると、商品の生産や配送ができなくなることもあるなど、経営活動を止めざるを得ません。そのため、企業の運営に直接影響し、経営の根幹を支えるものといえるでしょう。なお、業務ごとにシステムが独立しているため、他部署とデータを共有する場合はシステム連携が必要です。
対してERPは、基幹システムに含まれる生産管理システムなどを統合したものである点は共通しますが、部門ごとに管理されていたデータを一元管理することで、システム間の連携が不要になる点が異なります。
業務システムとの違い
前述したように、基幹システムも業務システムの一部と捉えられることがありますが、あえて両者を区別するのであれば、基幹システム以外のものが業務システムといえます。具体的にはドキュメント管理や顧客管理のシステムなど、業務を円滑に進めるために効果的な一方、停止したからといって企業の経営活動が止まるなど、企業に甚大な被害をもたらす可能性は低いもののことです。
企業の業務内容によって、それが基幹システムか業務システムかは異なるため、ある企業で業務システムとみなされていても、別の企業ではそれが基幹システムと判断されている場合もあるでしょう。
ERPには、基幹システムに含まれる内容だけでなく、社外からのアクセスを可能にする機能やコミュニケーションツールなど、業務システムに分類される機能も備わっています。また、業務システムも基幹システムと同様にシステム間の連携が必要ですが、ERPは連携が不要となっています。
Dynamics 365 ERPで簡単に導入が可能
「Dynamics 365 ERP」とは、マイクロソフト社が提供するERPです。業務アプリケーションを代表するERP/SCM/CRMが、クラウド上で1つに統合されている点が特徴です。CRM/ERP領域を統合管理することで、リアルタイムのデータをもとにした経営判断が可能になり、ビジネスの拡大にも寄与できるでしょう。
またマイクロソフト社は、実用的なビジネスアプリケーションを手軽に開発できる「Power Apps」、自動ワークフロー作成ツールにRPA機能が加わった「Power Automate」、ビッグデータ解析が気軽にできる「Power BI」の３つで構成された「Power Platform」も提供していますが、その隙間を埋めていくためにERP/CRMを補完するのも効果的です。そうすることで、さまざまなアプリケーションの開発やデータへの活用が期待できます。
さらにDynamics 365 ERPは、申し込みからセットアップまでが短時間でできるなど、導入に手間がかからない点も特徴です。
まとめ
ERPの導入には、部門ごとに管理されていた情報を一元化したり、リアルタイムな経営判断を下せたりするなど、さまざまなメリットがあります。ERPにはさまざまな種類がありますが、中でもDynamics 365 ERPは、導入により生産性の向上だけでなく、ビジネス変化への柔軟な対応なども期待できます。 また、高度なデータ分析機能を活用すれば、素早い意思決定にもつなげられるでしょう。導入の手間もあまりかからないので、業務効率化のためにERP導入をお考えの際は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
