「営業支援」と聞いて皆さんは何をイメージするでしょうか？多くの方は営業活動を効率化するためのツールである、SFA(営業支援システム)をイメージするかと思います。しかし、営業支援とは本来、営業活動を効率化したセールスマンが営業コアタイムに注力するための取り組みです。なので、ツールを導入せずとも営業支援は実現できます。
ここでは、その営業支援の概要と、成功のためのポイントについてご紹介します。
営業支援とは何か？
そもそも営業支援とは何でしょうか？セールスマンの事務作業を軽減するために営業アシスタントを雇用することか、あるいはグループウェアなどの情報共有ツールを導入して営業のコミュニケーションを促進することか。
営業支援とは、利益に直結する営業活動に注力できるようサポートすること、または支援できる体制や環境を整えることを指します。営業支援を行うことで、利益に直結する営業コアタイムを増やすことができ、営業活動の効率化が可能です。
多くの企業が営業支援に取り組んでいるのは、多大なメリットを得られるからにほかなりません。これを機に、営業支援の取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。
営業支援を行うメリット
営業支援を行うことで、見込み客へのアプローチやヒアリング、クロージングといった営業コアタイムを増やせます。また、入力業務など事務作業の手間が減るため営業活動の効率化につながるほか、業務の属人化を回避できるのもメリットです。
営業コアタイム
営業支援のメリットとして、営業コアタイムを増やせる点が挙げられます。営業コアタイムとは、利益に直結しやすい営業活動を展開している時間のことです。たとえば、見込み客に電話や訪問でアプローチをしているときやプレゼンを展開しているとき、契約締結に向けたクロージングをしているときなどが該当します。
営業支援によって営業活動を効率化でき、利益に直結しにくい作業の手間や時間を減らせます。その結果、利益に直結しやすい営業コアタイムを増やせる点が大きなメリットです。
直接見込み客や顧客と関わる時間が増えれば、単純接触効果により好印象を抱いてもらえる可能性があります。営業コアタイムの増加によって顧客との接触頻度が増え、好印象を抱いてもらえれば、売上・利益の拡大につながります。
営業の効率化
営業の効率化を実現できるのもメリットです。たとえば、Webサイトなどから取得したリードの情報をデータベースへ自動入力できるようなシステムを構築すれば、手で入力する手間がなくなり、効率的に業務を遂行できます。このような単純作業に費やしていた時間が減少することで、営業コアタイムの創出にもつながります。
また、情報共有しやすくなるのもメリットです。適切な営業支援によってチームで情報を共有できる環境を構築すれば、スピーディーな情報共有が実現し、より効率的な営業活動を展開できます。資料をわざわざ作成して手渡しする必要もなくなり、オンラインで容易に共有でき、業務効率化が進みます。
営業活動の属人化の防止
営業活動は属人化しやすい業務です。個々の担当者がそれぞれ顧客情報を管理しているケースが多く、進捗に関しても自身しか把握できていないことも少なくありません。
営業支援によって、営業活動の属人化を回避できます。たとえば、顧客情報をリスト化して管理すれば、チームで顧客の情報を共有でき、状況の把握や引き継ぎも容易に行えます。
また、商談の進捗を管理できる環境を構築すれば、管理者は正確に営業担当の進捗管理が可能です。進捗状況に応じて適切なアドバイスもでき、成果につながる営業活動を展開できます。
営業支援の具体的な方法
営業支援の具体的な方法として、顧客情報のデータベース化が挙げられます。顧客リストを作成してデータベース化すれば、管理が容易となります。また、メールや文章のテンプレート化によって、作成の手間や打ち間違いなどを回避できます。
効率的に顧客リストを作成する
顧客情報をデータベース化して一元管理すれば、一箇所で全顧客の情報を管理できます。個々の営業担当が顧客情報を個別に管理しているケースでは、どうしても業務に非効率が発生します。データベース化して一元管理すれば、担当者だけでなくチーム全員で情報の共有が可能です。
リストを作成する際には、顧客の属性をはじめとした基本情報だけでなく、購買意欲の高さや商談の進捗なども記載しておくとよいでしょう。こうすることで、次にとるべき適切なアクションが見えてきます。前回アプローチした日にちや、商品を購入してくれた日時なども記録しておくと、個々にマッチした適切なアプローチが可能です。
メールや文章のテンプレート化
メールの文章をテンプレート化しておくのもおすすめです。営業活動では、メールを用いてリードにアポイントをとるシーンは珍しくありません。しかし、その都度メールの文章を作成していては手間がかかります。あらかじめテンプレートを作成しておけば、このような手間が省けます。
また、ミスを防止できるのもメリットです。その都度文章を作成していると、どうしても打ち間違いなどのミスが発生します。その結果、顧客に誤った情報を送ってしまう、顧客を不快にさせてしまうといったリスクが生じかねません。
テンプレートを作成しておけば、このようなリスクを回避できます。ただ、テンプレートそのものに打ち間違いがあると意味がないため、作成時にはしっかりとチェックする必要があります。
営業支援を行うためのステップ
では具体的に、どのようにして営業支援を行えばよいのでしょうか。ここでは、営業支援の具体的なステップをご紹介します。
ステップ1.営業プロセスを視覚化する
営業活動というのは、それぞれの業務が独立しているようにも思えますが、実際は見込み客獲得から契約まで一連のプロセスで続いています。まずは、自社の営業プロセスについて明確にしてみましょう。改めて営業プロセスについて理解すると、さまざまなことが見えてきます。
ステップ2.課題点を見つける
営業プロセスを可視化すると、どのプロセスが営業コアタイムを侵食しているかを把握できます。たとえば「事務作業が多くてアポイント取りができない」「早朝メール対応に時間を使い過ぎている」など、三者三様の課題があるでしょう。こうした課題を発見することが営業支援の第一歩です。
ステップ3.無くす、減らす、変える
課題を発見できたら、それを「無くす」「減らす」「変える」の順に改善策を考えます。「無くす」は最もシンプルな方法で、効果も高いでしょう。営業プロセスの中には、本来不要であるものの習慣化していた業務も少なくないため、無くせるところは無くしましょう。
「減らす」は、文字通り業務量を減らすことです。営業プロセス全体を見渡しつつ、作業量が多い業務と後方の業務の関係性を洗い出し、減らせる業務はどんどん減らします。
無くすことも減らすこともできなければ、「変える」が効果的です。ただし、業務ひとつを変えると営業プロセス全体に影響を与える可能性があるため注意しましょう。
以上の3つのステップで営業支援は実現できます。「想像したよりも簡単」と思うかもしれませんが、各ステップで入念な計画が必要なため、実際にはなかなか上手くいかないことも多いでしょう。
SFA(営業支援システム)の機能
効果的な営業支援の実現には、SFA（営業支援システム）の導入が有効です。SFAには営業活動をサポートするためのさまざまな機能が実装されており、顧客情報の一元管理や案件・商談・スケジュール管理、売上予測などが行えます。
顧客情報管理
多くのSFAには、顧客情報を一元管理できる機能が実装されています。顧客の氏名や住所、連絡先などのほか、誰が担当しているのかといった情報も管理できます。
また、顧客との接触履歴も管理可能です。いつアプローチしたのか、何度接触したのかといった情報を記録できるため、それをもとに次回のアプローチの予定を立てられます。さらに、管理している顧客情報はオンラインで共有できるため、担当者以外も必要に応じて情報を取得できます。
案件管理
案件管理機能は、複数の案件を管理するのに適した機能です。基本的に、営業部門がひとつの案件のみを手掛けるケースはそれほど多くなく、同時期に複数の案件を並行して進めることがほとんどです。
SFAの案件管理機能を使えば、各案件の進捗や提案している商品・サービス、受注の見込み度などを一元的に管理できます。管理者は各案件の現状をリアルタイムに把握でき、そのときどきに応じて適切なマネジメントが可能です。
商談管理
営業活動における商談は、最も属人化しやすい業務です。進捗や受注の見込みなどを担当者のみが把握しているケースは珍しくなく、管理者が状況を正確に把握できないことも多々あります。
SFAの商談管理機能を活用すれば、このようなリスクの回避が可能です。商談の状況がどうなっているのか、どの程度進んでいるのか、いつ提案をしたのかといった情報を管理でき、管理者はこれらの情報に基づいた適切なマネジメントを行えます。
スケジュール管理
SFAはスケジュール管理にも役立ちます。営業担当のスケジュールを正確に把握できるようになるため、管理者は状況に応じた助言ができます。
たとえば、管理されている情報から特定の顧客へのアプローチが少ないと分かれば、管理者は「もっと接触を増やすように」と適切なアドバイスが可能です。また、各営業担当のスケジュールをチームで共有できるため、イレギュラーな事態が発生した際にもスケジュールの調整が容易です。
売上予測・実績管理
売上を予測できる機能を備えたSFAもあります。あらかじめ売上を予測できれば、それに応じて新たな商品の仕入れなども行えます。また、売上実績の管理やレポーティングも可能なので、これらの情報から業務の見直しや戦略の組み立てに役立てられる点もメリットです。
そのほか、製品によっては売上予測や実績などをグラフ化できるものもあります。グラフ化することで、状況をひと目で把握しやすくなります。
ツールを導入する際の注意点
SFAはさまざまな製品がリリースされているため、どのようなツールを導入すればよいのか分からないといった方も中にはいるでしょう。また、SFAはあくまで営業活動を支援するためのツールであり、導入しただけで成果につながるわけではありません。
大切なのは、現場にマッチしたツールを導入すること、継続的に運用することの2点です。この2点を意識して導入・運用を行いましょう。
現場に合ったツールを選定・運用する
SFAなどの営業支援ツールを導入する際には、現場にマッチしたものを選ぶことが大前提です。現場の業務に合わないものを導入しても、営業効率がアップするどころか、かえって効率の低下を招きかねません。
たとえば、ツールの導入によって営業コアタイムがこれまで以上に少なくなるおそれがあります。よかれと考えて導入したはずのツールなのに、なぜか業務の手間が増えてしまい、結果的に営業コアタイムが少なくなってしまうケースです。
現場の業務実態に即していないツールを導入してしまうと、このようなリスクが発生しかねません。営業支援の大きな目的は、営業コアタイムを増やすことです。それにもかかわらず、ツールの導入で営業コアタイムが減ってしまうのは本末転倒としかいえません。
このような事態を回避すべく、ツールの選定にあたっては、現場の業務実態を正しく把握することが大切です。ツールの導入を任された担当者が1人で選定を進めるのではなく、現場の従業員にヒアリングなどもしつつ、業務実態を理解・把握したうえで選定を進めましょう。
また、現場の従業員が使いこなせるツールを選ぶことも大切です。優れたツールを導入しても、現場の従業員が使いこなせないようでは意味がありません。従業員のITリテラシーも考慮したうえで、誰もが問題なく使いこなせるようなツールを選定しましょう。
継続的に運用する
ツールを導入したからといって、すぐに効果が現れるわけではありません。SFAなどのツールは、あくまで営業活動をサポートするためのものであり、導入して即座に成果へつながる魔法の道具ではないことを理解しておきましょう。
即効性はあまり期待できないため、長い目で考える必要があります。導入してすぐはなかなか成果が現れず不安になるかもしれませんが、そこで運用を中止するのではなく、根気強く運用を継続しましょう。
また、効果検証を行うことも大切です。ツールを導入・運用していても、実際には成果につながっていないかもしれません。このようなケースでは、そもそも導入したツールに問題がある可能性もあります。成果がきちんと出ているか、どの程度の成果につながっているかといったことを把握するためにも、定期的な効果検証が求められます。
SFAとは一体なんなのか？3分で解説！
SFAについて知りたいけれど、いまさら人には訊けないという方に向けて、SFAの概要から導入のメリットに至るまでをご紹介しています。
ITの効果を高めるためには？
ITを活用した営業支援の効果を高めるためには、まず現状課題の把握から始まり、業務実態に即したITを選ぶことが大切です。「営業支援＝SFA」とイメージしている方も多いでしょうが、中には別のITを導入することで営業支援を実現できるケースもあります。なので、固定概念を持たず営業課題に即したITは何かを考え、最適なIT導入を目指すことが大切です。
次に、ITを導入した際の課題解決効果とIT導入にかかる費用を天秤にかけて、費用対効果を把握します。せっかくITを導入しても、課題解決効果が薄ければ費用対効果が低くなり、IT導入の意義が無くなってしまうでしょう。この費用対効果は、同じITでも導入する製品によって異なります。そのため、製品ごとの特徴を明確にとらえ、それぞれの費用対効果を把握することも大切です。
皆さんは、Microsoftが提供するDynamics 365をご存知でしょうか？Dynamics 365とは、複数のビジネスアプリケーションを統合したクラウドサービスであり、それぞれのアプリケーションを個別に利用できるサービスでもあります。その中にはSFAも含まれており、営業支援に大きく貢献するサービスです。
営業支援のためのITとしてDynamics 365をおすすめする理由は、Microsoft製品が多くのビジネスパーソンにとって使い慣れた製品であるからです。そのため、営業部門への定着率が高く、営業活動を効率化して営業コアタイムを増やすことに貢献します。
ITで営業支援を実現する際は、Dynamics 365をぜひご検討ください。
まとめ
適切な営業支援によって、利益に直結する営業コアタイムを増やし、営業活動の効率化も実現できます。また、営業活動は属人化しやすい傾向にありますが、このようなリスクを回避できるのも営業支援のメリットです。
営業支援の具体的な方法には、メールのテンプレート化や顧客情報のデータベース化などが挙げられます。また、SFAをはじめとしたITツールの導入も有効です。
SFAなどツールを導入する際には、現場にマッチしたものを選び、継続的な運用を心がけましょう。効果検証もきちんと行い、成果が出ているかどうか定期的に確認しなくてはなりません。なお、SFA以外のツールを導入・運用する際にも、これらの注意点は共通します。これらの注意点を踏まえたうえで、ツールの選定・運用に努めましょう。
