経理・会計業務にシステムの自動化ツールであるRPAを導入すると、さまざまなメリットが得られます。本記事では、RPAの得意業務や導入するメリット、代行可能な経理業務について解説します。また、経理・会計業務でRPAを活用するポイントについても解説していきます。
RPAの得意業務
RPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、単純業務を自動化するためのソフトウェアです。RPAは人間のように状況に応じた対応は行えませんが、処理件数が多い業務やくり返し行う単純業務を得意としています。
RPAはルールエンジンや機械学習、人工知能などを活用してパソコンやクラウド上で自動的に動作するため、データ収集・分析といった定型業務以外にも、他システムを横断するような作業の連携や自動化も可能です。
RPAの具体的な得意業務としては、販売管理システムを利用した受注・売上管理、注文情報を読み取った売上伝票入力や出荷指示などが挙げられます。事前に手順を指定しておくと正確に作業を行ってくれるため、請求書の発行や入力した売掛金を消す入金消込業務、経費処理といった定型業務などにも適しています。また、社内外のシステムに接続して、ERP（基幹業務システム）やSFA（営業支援システム）にデータを自動入力するといった操作、Webサイトからの大量な情報収集と分析、顧客データの異常値チェックなどもRPAの得意業務です。
経理・会計業務にRPAを導入するメリット
経理・会計業務にRPAを導入する最大のメリットは作業効率のアップです。他にもコア業務への集中、ヒューマンエラーの防止などもRPA導入のメリットといえます。ここでは、経理・会計業務にRPAを導入するメリットについて、詳しく解説していきます。
作業効率のアップ
経理・会計業務には、商品・サービス代金の請求処理や入金データ、売掛金データのチェックなどのように、毎日行う単純作業がいくつもあります。単純作業はRPAで自動化できるため、事前に設定を行うことで、経理・会計業務の中でも多くの時間を費やすチェック作業を自動的に処理することが可能です。
経理・会計業務の自動化処理をExcelのマクロで自動化しているケースもありますが、マクロではMicrosoft Office製品内の作業しか行えません。しかしRPAを導入すると、Office以外のツールの自動化に対応するため、OCRと連携することで文字の読み取りが可能になり、メールソフトとの連携で受発注ファイルをやり取りできます。従来手作業で行われていたことがRPAによって自動化され、迅速な業務の遂行が実現可能です。
また、RPAを使用して単純作業のほとんどを自動化することで、生産性を確保しつつ労働時間の短縮や人的コストを削減できるメリットもあります。労働人口の減少に伴い不安視されている人材不足の解消にも貢献してくれるでしょう。
コア業務への集中
経理・会計業務にRPAを導入すると単純な定型作業が自動化されます。時間のかかるデータ入力や、データの突き合わせ、チェック作業などをRPAに任せることで、作業時間の短縮が期待できます。RPAによる作業効率化が進むことで余った人的リソースを、本来集中すべきコア業務に専念させられるでしょう。
RPAを導入することで単純作業が自動化されると、業績管理や予算管理、決算業務などの作業に時間をかけられます。経理・会計業務の中心となる経営状況の分析など、必要な業務に注力することで利益アップが期待できます。
ヒューマンエラーの防止
作業にRPAを導入することで、ヒューマンエラーの防止も期待できます。経理・会計業務には、入力やチェックなどのくり返し行う作業が多いです。RPAを活用することで、ミスなく作業を進められます。また、経理・会計業務は金額の入力ミスやチェック作業など、正確さが求められる業務です。RPAによってヒューマンエラーが減ることで、修正作業にかかる時間も大きく削減できるでしょう。
RPAで代行できる経理業務
RPAを導入すると経理業務の代行が可能になります。具体的な代行内容は、売上伝票入力や請求書のデータ化などさまざまありますが、中でも経費の精算チェックはPRAがよく活用される業務のひとつです。経費精算の業務では社員から申請があると、上司が内容を確認して承認、最後に経理担当者が確認後に仕訳と精算を行います。
例えば、交通費請求の場合、申請書の目的地と経路から必要な交通費を計算して、金額にミスがあれば正しい金額に修正する必要があります。RPAを活用することで、提出されたデータを用いてWebサイトを検索し、最も安い交通費を確認することが可能です。
また、RPAは伝票データの入力効率化にも適しています。売上伝票や入金データなどから会計システムの振替伝票へ転記するデータ入力業務は、入力件数が多くミスが生じやすい業務です。RPAによって売上明細の出力から会計システムの入力までの業務を自動化できます。さらに、帳票作成業務も自動化できる作業です。RPAでは販売システムから請求書情報を検索し、自動的に請求書を作成することができます。取引先へのメール送信も自動化されるため、作業効率の向上が期待できるでしょう。
経理・会計業務でRPAを活用するポイント
RPAのポイントを押さえて活用することで、より効率よく業務が行えます。業務フローの可視化、スモールスタートなど成功した導入事例を参考にして活用することが大切です。
業務フローの可視化
経理・会計業務でRPAを効率よく活用するためには、最初にどの業務を自動化するのか明確にする必要があります。自動化したい業務は、作業の一つひとつを洗い出して、細かい部分までロボットに登録・設定しなければなりません。作業内容や担当者を具体的にした後に、自動化できる作業を選び、ロボットに作業を振り分けます。業務フローを可視化することで、自動化できる作業が把握しやすくなるでしょう。一方で、自動化できる作業が少ない場合には、RPAの活用に適していない点には注意が必要です。
まずはスモールスタートから
RPAを導入する際は、スモールスタートが好ましいといえます。スモールスタートとは、事業や開発などを最初に小さな規模から始めて、利用者の意見を確認しつつ徐々に導入範囲を広めていく方法のことです。リスクを抑えたい経理・会計業務には、特に適した方法といえるでしょう。
最初は業務効率を高められる作業を選んで開始します。自動化による効果を実感してから徐々に他の部署などに適用範囲を広げていくと、効率よく進められます。
まとめ
RPAの得意業務は、パソコンで行うバックオフィス業務を自動化することです。単純な定型業務やシステム管理、データ収集・分析などの作業で活用すると、ロボットが正確かつ迅速に作業を行うため業務の効率化が実現できます。
Microsoft Power AutomateはMicrosoft社のRPAサービスです。業務フローを設定しておくと、多数のサービスやシステムをつなぎ、手間がかかる経理・会計業務プロセスを自動で処理することができます。ローコードで自動化ツールをカスタマイズできるため、簡単に経理業務の効率化ツールを作成することが可能です。
