DXを目指す際に着手すべき作業としてデジタライゼーションがあります。デジタライゼーションは、業務プロセスやビジネスプロセスのデジタル化を指す言葉ですが、その中でも近年特に注目されているのが「バックオフィス自動化」です。バックオフィス業務は経営の中で、「守りの領域」と認識されがちです。しかし、実際には固定費の削減や生産性の高い業務へのシフトなど、経営効率の向上に寄与する施策です。ここでは、バックオフィス自動化の仕組みやメリット、課題などを解説します。
バックオフィス自動化はなぜ必要か
まず、バックオフィス自動化が注目される背景と、基本的な方法論について整理しておきましょう。
バックオフィス自動化が求められる背景
バックオフィスには、給与計算や法令に対応した書類作成など、正確さや緻密さが求められる業務が多くあります。こうした業務はビジネスを円滑に進めるうえで欠かせないものばかりですが、企業からは「コスト」と捉えられがちです。このことから、個々の業務に専任の担当者を置かず、一人の担当者が複数のバックオフィス業務を兼任することも珍しくありません。当然、担当者のリソースはひっ迫しますから、常に人手が足りない状態に陥ります。
また、少量・多種な業務体系であることから業務量のわりに人手が必要なことも、人手不足に拍車をかけていると言えるでしょう。こうした慢性的な人手不足を解決するために、自動化が注目されています。
加えて、昨今はDXを見据えたICTの導入が急ピッチで進んでいるという背景もあります。バックオフィス業務は手作業が多く、属人的でブラックボックス化しがちな領域です。したがって、ICT活用で標準化・自動化が進み、生産性が向上すると考えられているからです。
バックオフィス自動化の概要
では、バックオフィス自動化の概要を解説します。
バックオフィス自動化の目的は主に「ミスの削減」や「確認作業の削減」に設定されることが多いです。具体的には次のような施策が確認されています。
RPAによる入力作業の自動化
業務システムへの手入力や帳票作成作業といったルーチンワークを自動化する方法です。最も汎用的な自動化の方法であり、多くの業務で採用されています。
AI-OCRとRPAによる紙情報の吸い上げとデジタル化
紙ベースの情報をデジタル化する際には、紙資料の確認とICTへの転写という作業が必要です。この作業は非常に効率が悪く、生産性を押し下げる要因となることもあります。AI-OCRとRPAの組み合わせでは、この非効率な作業を自動化することが可能です。AI-OCRは従来のOCRでは対応しづらかった、手書き文字や非定型のフォーマットにも対応できるため、多数の紙資料を正確に読み取ることができます。読み取ったデータをRPAに連動させることで自動的にデジタル化が進むため、バックオフィス自動化の一環として取り入れられています。
アプリケーションによる報告資料作成の自動化
バックオフィス自動化は、労務管理など「報告・承認」が絡む業務でも活用されています。例えば、「日報を作成し上長に提出し、承認を経てさらに別に上長にも確認をお願いする」といった業務は、アプリケーションとワークフローツールの活用で自動化が可能です。
APIツールによる入金決済確認業務の自動化
顧客からの入金や決済が完了しているかの確認は、ルーチンワークの中でも頻度が高く、担当者のリソースを圧迫しがちです。大企業以外では一人の担当者が入金・決済確認に追われている例も少なくありません。そこで、APIベースの入金・決済確認アプリを導入し、社内システム（ERP/CRM）や外部の決済代行会社と連結することで入金・決済確認業務を自動化している例が確認されています。
バックオフィス自動化のメリットと課題
このようにさまざまな形態があるバックオフィス自動化は、以下のようなメリット・課題があります。
バックオフィス自動化のメリット
バックオフィス自動化による最大のメリットは「コア業務に投入するリソースを増やせる」ことです。バックオフィス自動化では、ルーチンワークの多くが削減されます。また、ルーチンワークは「ノンコア業務（それ自体が価値を生まず、定型化された業務）」に分類されます。ノンコア業務の削減は、コア業務（価値を生むために直接的な関係を持つ業務）へのリソース投下量を増やすため、生産性の向上や付加価値の創出に効果があるとされているのです。さらに、単純に雑務に要する時間が減るため、残業代などの人件費が削減されるという効果もあります。
バックオフィス自動化を阻む問題
一方で、次のような課題から、バックオフィス自動化が進まないケースも散見されます。
高度な業務の自動化が困難
定型業務やルーチンワーク以外の業務を自動化するためには、相応のノウハウやコストが必要です。特に「属人化された業務」や「高度な専門知識を必要とする業務」については自動化のコストが現状維持を上回ってしまうこともあるでしょう。
攻めの領域は自動化が難しい
バックオフィスの中でも営業支援やマーケティング関連の業務などは、どちらかといえば「攻めの領域」です。これらは高度な知識や状況判断が絡むため、バックオフィス業務に分類されていたとしても自動化が難しいケースがあります。
「Power Automate」でバックオフィス人材の力を活かす自動化を
これらバックオフィス自動化を阻む要因を取り除くためには、条件分岐や複数のツール連携に対応した自動化ツールがおすすめです。RPAやAI-OCRのように単体のタスクを自動化するのではなく、複数のタスクを条件分岐で制御できるようになれば、高度な業務の自動化が進むと考えられます。
例えばMicrosoftでは、アプリケーション連携や条件分岐を含むワークフロー自動化に対応した自動化ツール「Power Automate」を提供しています。
Power Automateの特徴
Power Automateは、アプリケーション連携やワークフローの自動化によってバックオフィス自動化を支援するツールです。マウスのみの直感的な操作で、複数の業務を連結するワークフローを作成することができます。また、条件分岐によって複数タスクの連結が可能になり、業務プロセス全体の自動化をサポートします。さらにPower Automateでは、250ものコネクタによって豊富な外部アプリとの連携も可能です。
Power Automateによるバックオフィス自動化のメリット
Power Automateでは、ノーコード・ローコードを採用した仕様になっており、エンジニアリソースを使用することなく自動化のフローを作成できます。
さらに、条件分岐によって自動化のフローを制御できるため、業務担当者の持つ知識やノウハウをそのまま活かすことができることもメリットです。
現在、Microsoft Office製品を使用しているのであれば、既存の業務アプリとの連携も容易であり、現状の業務データやツールを自動化に組み込むことができます。
まとめ
今回は、バックオフィス自動化の概要やメリット、課題を解説してきました。バックオフィス自動化はコスト削減や人手不足対策を目的とすることが多い施策です。しかし真の目的は「付加価値を生み出しやすい仕組みの構築」にあります。統合型のクラウドツールであれば、最低限のコストでバックオフィス担当者の能力を最大化し、低コストで付加価値を生み出す土壌を造ることが可能です。
