近年、多くの企業がOffice 365を導入し始めています。しかし、Office 365とはそもそも一体何なのでしょうか？Office 365をひと言でいえば企業、組織内の情報共有をすることで業務を効率化するグループウェアです。Office 365はマイクロソフトが2011年より提供を開始しています。
現在、Office 365を利用している企業の中にはもともとは別のグループウェアを利用していた企業も多いようです。しかし、Office 365を利用するメリットが大きかったためにOffice 365に乗り換えることにしたようです。当記事ではOffice 365を利用するメリットは何か、多くの企業がなぜOffice 365を導入したり、他のグループウェアから乗り換えているのか、その理由を紹介します。
Office 365とは
現在、Google、サイボウズなど多くの企業がグループウェアを提供しています。それらのグループウェアとOffice 365と大きく違うのはどんなところにあるのでしょうか。それは、マイクロソフトのこれまでのサービス、強みを活かしたグループウェアであるところでしょう。
マイクロソフトはこれまでWord、Excel、PowerPointなどのアプリケーションを提供してきました。Office 365ではこれらのソフトとクラウド上でのファイルの共有ができるオンラインストレージ、遠隔地での会議を実現するWeb会議、社内のコミュニケーションを活性化する社内SNS機能などと組み合わせたグループウェアを提供しています。
企業向けのOfiice 365には大きく分けて6つのプランが存在します。しかし、それぞれのプランによって備えている機能は異なってきます。次章以降でそれぞれのプラン、そのプランが備えている機能についてご紹介していきます。
もっと見る：Web会議 と「Office365 とは」
Office 365の機能
企業向けのOffice 365にはプランが7つ存在します。プランによって使用可能な機能、料金が異なります。
まずは、わかりやすく理解いただけるよう、使用可能な機能についてご紹介します。それらの機能は大きくOfficeアプリケーションとOfficeサービスの2つに分類されます。
Officeアプリケーション
【Word】
デファクトスタンダードなドキュメント作成ツールです。
【Excel】
デファクトスタンダードな表計算ツールです。
【PowerPoint】
デファクトスタンダードなプレゼンテーションツールです。
【Outlook】
電子メールソフトです。スケジュール管理、連絡先の管理も行えます。
【Publisher】
イラストなどの描画が可能なデザインツールです。
【OneNote】
簡単にいえばOneNoteはメモを取ったり、Web上の情報を切り抜きできる機能です。
Officeサービス
50GBの容量のメールボックス、スケジュールの設定や通知、タスク管理が可能な電子メールサービスです。
情報を共有するための機能です。社外、社内部ユーザーとファイルを共有したり、ITBのデータを保存できます。
「SharePoint Online」について詳しくご覧ください！
ビジネスに特化したWeb会議です。会議中に画面上で資料の共有、書き込みも可能です。
【Yammer】
社内SNSです。Facebookのようなフィード画面もあり、投稿したり、投稿へコメントしたり「いいね」を押すことも可能です。
Office 365のプランと料金
Office 365では１年間の年間契約でサブスクリプション（定額）料金を払う必要があります。ぞれぞれのプランは簡単に言えば、利用ユーザーの人数、Officeサービス、Officeアプリケーションを有しているかどうか、の違いです。
300人以下のプラン
| プラン | 価格 | 内容 |
|---|---|---|
| Office 365 Business Essentials | 月額540円（税抜） | Officeサービス有 |
| Office 365 Business | 月額900円（税抜） | Officeアプリケーション有 |
| Office 365 Business Premium | 月額1,360円（税抜） | Officeサービス有、Officeアプリケーション有 |
300人以上のエンタープライズプラン
| プラン | 価格 | 内容 |
|---|---|---|
| Office 365 ProPlus | 月額1,310円（税込） | Officeアプリケーション有 |
| Office 365 Enterprise E1 | 月額870円（税抜） | Officeサービス有 |
| Office 365 Enterprise E3 | 月額2,180円（税抜） | Officeサービス有、Officeアプリケーション有 |
300人以上のエンタープライズプランになると300人以下のプランにはない多くの機能が存在します。
例えば、作業管理ツール、ブロードキャスト機能、情報漏えいを防ぐ機能などの大企業向けの機能が追加されます。それぞれの企業の規模や、状況に合わせて多種多様なプランから最適なプランを選択できるのがOffice 365の強みです。
なぜ企業はOffice 365を選ぶのか
なぜ企業は他のグループウェアではなくOffice 365を選ぶのでしょうか。これについては前述したようにOffice 365を提供しているマイクロソフトのグループウェアだからこその選ばれる理由があります。
常に最新のOfficeアプリケーションを使用できる
パッケージ版のOfficeアプリケーションのライセンスが切れる際に導入する企業が多いようです。Office 365であれば契約期間中はいつでも最新のOfficeアプリケーションにバージョンアップして利用可能です。なお古いOfficeアプリケーションを併用することも可能です。
クライアントのOfficeが最新バージョンで自社のOfficeが古いバーションであれば互換性の問題から資料が正確に表示されない可能性もあります。その点、Office 365であればOffice 365のサブスクリプション料金のみで常に最新のアプリケーションを使用でき、互換性の問題も心配ありません。
オフラインでも使用可能
Googleの提供するGoogle Appsや他のグループウェアと異なり、Office 365のすべてのアプリケーションをクラウド上のオンラインだけでなくオフラインで使用することができます。
互換性に問題がない
Officeアプリケーションは多くの企業で利用されているので、クライアントに送る資料はWord、Excel形式に変換することがほとんどでしょう。
Googleが提供するグループウェアのGoogle AppsのアプリケーションであるGoogleドキュメントやスプレッドシートlからWord、Excelに変換する場合に互換性に問題が起きます。GoogleドキュメントからWordに変換した場合、字体が変わってしまったり、表示されないなどの問題がつきまといます。
Office 365であればWord、ExcelのOfficeアプリケーションを普通に使用できるので問題ありません。
自社サーバーが不要
Office 365はクラウドサービスでもあるので社内にサーバーを設置したり管理するコスト、手間を省くことができるのも企業にとってです。
まとめ
当記事ではOffice 365を利用するメリットを中心に紹介しました。Office 365には通常のグループウェアには存在しないメリット、マイクロソフトが提供するグループウェアであるがゆえに得られるメリットが多く存在していることをわかっていただけたと思います。
現在、グループウェアの導入を検討している、もしくは既存のグループウェアからOffice 365への乗り換えを検討しているという方に当記事が参考になれば幸いです。
