政府推進の「働き方改革」や、業務改善助成金の制度拡充など、日本の経済界は「生産性向上」に向けて大きく動いています。その背景にあるのが、人口減少や少子高齢化に伴う労働人口の減少です。みずほ総合研究所によれば、2065年の労働人口は現在の約6割(4,000慢人弱)まで落ち込むとしています。
本稿を読まれている方の中にも、会社での人材不足を日々痛感している方が多いのではないでしょうか？
そこで大切なことの一つが、組織の情報共有(コミュニケーション)を円滑にして、生産性を高めることです。情報共有促進によって一人あたり1日5分の業務時間が短縮すれば、従業員数100人規模の会社なら軽く人材一人分の労働時間削減になります。
人材不足問題を解決法はなにも人材確保だけではありません。情報共有促進というアプローチからでも、こうした問題は解決できます。それを実現するITツールが「グループウェア」です。
今回は、このグループウェアについて詳説した上で、用途別に選ぶグループウェアをご紹介します。
グループウェアとは？そのメリットと選び方
グループウェアは組織の情報共有やビジネス内外のコミュニケーションを促進するためのITツールです。日本で導入が始まったのは1990年代のことであり、当時はLotus Notes(現IBM Notes)という製品が大企業を中心に人気を集めました。当時のグループウェアは大規模システムということもあり非常に高額で、導入プロジェクトに数千万円がかかるケースも多々ありました。
今では、システムがコモディティ化したことやクラウドサービスが台頭したことで、中小企業でも導入可能なグループウェアが多数存在しています。そんなグループウェアの基本機能は次の通りです。
≪グループウェアの基本機能≫
- ビジネスメール
- ファイル共有スペース
- インスタントメッセージ
- オンライン会議
- オンラインストレージ
- スケジュール管理
- タスク管理
- 社内SNS
- Officeアプリケーション
すべて組織の情報共有やコミュニケーションを促進するための機能です。Officeアプリケーションに関しては、各グループウェアが独自のOffice(オンライン版)を提供している場合が多く、Microsoft Officeを提供している唯一のグループウェアはOffice 365となります。
グループウェアを導入するメリットは、情報共有やコミュニケーションの促進によって生産性向上や業務効率が高まるという点です。特にクラウドサービスとして提供されているグループウェアは、サービスを利用する場所(ネットワーク)やデバイスを選ばないため、組織の情報共有力とコミュニケーション力を大幅に強化してくれます。
利用するサービスによって社外の人間とのコミュニケーションも促進されるため、今や企業に無くてはならないITツールの一つです。
グループウェアを選ぶ際はまず「生産性を向上したい業務や部署を選定する」ことから始めます。それによってどんなグループウェアが最適かが変わるため、「目的の明確化」は何よりも大切です。将来的に全社適用を目指すのであれば、それも踏まえて最適なグループウェアのイメージを作ります。
用途別に選ぶグループウェア6選
ここからは用途に応じて、どういったグループウェアを選ばばよいのかを、実際の製品概要と共にご紹介します。
≪グループウェアと同時にMicrosoft Officeを利用したい≫
ビジネスツールとして欠かせない「Microsoft Officeを同時に利用したい！」という声は、グループウェア導入企業に多いものです。特に、ライセンス買い替え時期とグループウェア導入のタイミングが被った場合は、当然のニーズと言えましょう。
そんな企業にはOffice 365が択一でおすすめです。なぜなら、先述の通りMicrosoft Officeを同時に提供しているグループウェアはOffice 365のみだからです。
Office 365なら先進的なグループウェア機能とともに、すべてのOfficeアプリケーション※を1ユーザーあたり最大15台のデバイスにインストール可能です。
Office 365の詳しい解説については「Office365まるわかりガイド」をご覧ください。
※Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote、Access、Publisher
≪とにかく低コストにグループウェアを導入したい≫
グループウェアを導入するにあたって「低コスト」を重視する企業の場合、無料グループウェアの導入をおすすめします。「R-GROUP」や「Aipo」など、ユーザー数無制限で完全無料で導入できるグループウェアもあり、企業規模に関係なく無料で使えます。
注意点としてはメーカーサポートが無くセキュリティが担保されていないことです。社内のITリテラシーが高くセキュリティ対策に自信のある企業ならば問題ないでしょう。ただし、それらに自信がない企業の場合は情報漏えいなど重大なセキュリティ事件につながる可能性もあるため、導入は避けるべきでしょう。
≪チーム同士のコミュニケーションを素早く行いたい≫
小さい規模での情報共有やコミュニケーションを促進したい場合はチャットツールがおすすめです。国産の「ChatWork」や海外製の「Slack」は、どちらも無料で利用できるチャットツールです。インターフェースのデザインも良くコミュニケーションがストレスにならないので、スピーディなコミュニケーションが実現します。
さらにビジネス向けに特化したチャットツールなら「Skype for Business」がおすすめです。チェットに加えてビデオ通話によるオンライン会議も行え、最大250人での同時接続が可能です。
グループウェア選びの勘所
グループウェアは現在、非常に多くの製品が登場しています。Office 365のようにポピュラーな製品からマイナーな製品、チャットツールや社内SNSなど細かいコミュニケーションツールまで含めれば無数に存在します。
それらの中から最適な製品を選ぶためには、ピックアップしたグループウェアをお試しで利用することが肝要です。検討に検討を重ねた場合でも、実際に利用してみない限り見えない特徴があります。そうした見えない部分に、自社にとってクリティカル(重大)な問題が隠れていることも少なくないので、やはり一度利用してみるというのが最も効果的なグループウェア選びでしょう。
導入価値の高いグループウェアでも、ひとたび製品選びを間違えればデメリットばかりになってしまうので、選定は慎重に行っていただきたいと思います。
