従来の生活スタイル、仕事スタイルが少しずつ変化していることに気づいていますか？時代の流れに対してビジネスも柔軟に変化しなければなりません。
特に企業のビジネススタイルは大きな変革期を迎えていると言えます。リモートワークやサテライトオフィスの活用など、従来の業務を効果的に行うためにこの変化に敏感になる必要があるでしょう。
今回はニューノーマルにおける働き方やビジネスの変化による課題を確認し、リモート時代に役立つツールなどによって、課題にどう向き合うのか解説します。
ニューノーマルとは？
ニューノーマルとは簡単に説明すると「新しい常態・常識」を指す言葉です。2020年から騒がれ始めたコロナウイルスによって、新しい生活様式を余儀なくされることになりました。このように従来の生活が脅かされるほどの大きな出来事によって、新しく生まれる生活様式はニューノーマルという言葉で表されるようになったのです。
ニューノーマルに含まれる項目は以下です。
- 人との接触・会食を控えるようになる
- マスクを常時つけるようになる
- 通勤時間が変化する
- 通勤せず、テレワークを行うようになる
- おうち時間が長くなり、キャンプ用品が売れるようになる
- 内科など、さまざまなジャンルの病院に行きづらくなる
都内に出向くときや、電車内での過ごし方にも変化が現れるようになりました。街中で人とすれ違うだけでも、咳をする人のそばに寄らないようにするなど多くの変化が起きています。飲食店では座席の間隔をあけて利用するなど、ニューノーマルが単純に生活だけではなく、社会全体、ビジネスにも影響が出始めています。
ニューノーマルはビジネスにどう影響するのか？
到来の兆しを見せているニューノーマルによって、ビジネスには多大な影響が出ています。働き方の変革や、取引先との新しいコミュニケーションの模索、社内でのあり方など、ビジネスにおいて効率化を促す面もありますが、逆にコミュニケーション不足などの問題を生み出していることも事実です。
働き方はどう変わる？
ニューノーマルの時代がこれから本格的に到来することを見据えると、特に大きな影響を受けるのは働き方の面です。すでにテレワークを推進している企業が出てきており、在宅勤務の流れは今後も加速していくでしょう。
テレワークを行うためには安全な通信やデータの秘匿性など、ITリテラシーの面でも大きな問題があります。持ち出し禁止書類をどのように管理するか、電子サインなど電子上のやり取りがスタンダードになりつつあります。
また、テレワークでは当然業務はオンライン上で処理されるのが一般的となるでしょう。紙による書類の管理から電子書類での管理に移行が進み、デジタルトランスフォーメーション、いわゆるDX化がより一層浸透してくることは想像に難くありません。
しかし働き方をデジタルに頼れない企業も多くあります。非常に秘匿性の高い業務などや国家に関連するプロジェクトなど、あるいはその場でしか行えない業務などです。その場合には継続したオフピーク出勤、フレックス制度の柔軟な導入や、公共交通を利用しない通勤方法として自家用車での出勤を許容するなどさまざまな働き方の変化を許容しなければなりません。ニューノーマルによって各地の各企業で変化が起こっているのです。
取引先とのコミュニケーションはどう変わる？
ビジネスにおいてコミュニケーションは欠かせない要素です。社内では同期や上司、部下とのコミュニケーションによって円滑な業務をこなしていたと言えます。これが取引先となると取引先との交流方法に変化が起こるでしょう。
例えば以下の要素に大きな影響が起こると考えられます。
- 商談のため取引先へ行くこと
- 営業をかけるために取引先へ出向くこと
- 接待が難しくなることで、業務での評価をされること
ほかにも展示会や製造業などにおける実機デモンストレーションが行えないことは大きな課題です。ニューノーマルの時代において必要なのはコミュニケーションの取り方についていち早くよい方法を理解し、提案することにあります。Web会議の機材を整える、チャットツール導入など、取引先と良好な関係を続けるため、IT技術を駆使するのは必須です。
特にコミュニケーションは難しい課題であるため、社外の方とのあり方を想定し、より綿密なコミュニケーションの施策を練るのがよいでしょう。
社内での過ごし方はどう変わる？
衛生管理について大きな転換点が起こると言えるでしょう。自己管理の強化はもちろんのことですが、社内全体が衛生問題に対して積極的な対応を取らなければなりません。
会社の出入りでは手洗いや消毒を徹底すること、換気を行い、ウィルスなどが滞留しないようにルールが決められ徹底されることや、部下上司の会食などのコミュニケーションの面での過ごし方に変化が必要になるでしょう。飲み会を行うことがクラスターなどのリスクになり、ひいては会社の信頼を損なうことのリスクになり得ます。
保健所などで、衛生環境に関する情報を提供していますので、社員一人ひとりが積極的に取り組み、衛生的な社内環境を実現することが大切です。
ニューノーマル時代の働き方はこうなる！
ニューノーマルの時代においてITツールの利用率は飛躍的に向上します。これは在宅勤務による副次的な効果であり、在宅での作業の効率化のためにもITツールの使用は避けられないことになるでしょう。また、ニューノーマルだから起こる弊害についても考えなければなりません。
ITツールの使用が増え、それに付随する知識が必要になる
ニューノーマルにおいて加速するのはDXを含めたIT化です。テレワークを導入している企業は緊急事態宣言を受けて増加の一歩をたどっています。今後はテレワークがスタンダードなあり方になっていく中で、ITツールを使用するための知識が問われるようになります。また、情報セキュリティのあり方もより一層強化されなければなりません。
契約書のサインに関してもすでにIT化の波を受けて電子上でのサインを許容する流れになっており、ハンコ制度にも疑問が投げかけられています。
このようなITツールを使いこなすこと、情報セキュリティに対して一定水準の見地があること、クラウドやSaaSの活用でどこからでも迅速に対応できることなど今後はITを積極的に活用していくことが必要なってくるでしょう。
在宅勤務が増えて、自己管理や自己マネージメントの重要性が高まる
在宅勤務における問題は、自由に仕事ができる反面、効率が上がる人と効率が下がる人が生じるなど、マネージメント分野において個人差が生まれてしまうことです。また、小さな子どもがいる家庭では仕事に集中できないこと、仕事中に私情が入ってしまうことも散見されています。
自己管理の能力がない場合、進捗が良くない、サボタージュをする人も多いことがわかっています。今後のために在宅勤務の自己管理、自己マネージメントを行うことが必須になることが言えるでしょう。
定時連絡や、こまめなコミュニケーションによって回避できることでもあるため、プロジェクトマネージャーなど、管理職の技能にも重要性があると考えられます。
リモート営業の中で消費者や取引先との関係性を築いていく
リモートになっていくことで、消費者や取引先との関係性をどのように築くことが大切なのかを理解しなければなりません。BtoCやBtoBのあり方は今まで対面であった中で、その機会を失ったと考えなければなりません。そのうえで今後の営業では対面以上に気を使うことは必要です。
例えば対消費者であれば、実店舗ではなくECなどのオンラインショップの充実やカスタマーサービスを重視しなければなりません。対取引先で考えると、画面越しでより印象良く伝える能力、遠隔のプレゼンテーション、文章であればメールでのやり取りについてわかりやすく、語弊なく伝えることが大切です。
コミュニケーションの頻度が下がることを加味しても、レスポンスの速さなど評価されるポイントが変わることに注意が必要です。
また、トラブルが発生したときに、どのように誠意を持って伝えるのか、従来のように「訪問させていただき、説明と謝罪をさせていただきたいと考えております」などの手法を取ることはできません。
トラブルを起こさないよう気を付けることは重要です。しかしトラブルが起きてしまった場合に備えて、あらゆる事態に対応できるようなマニュアルの作成や、想定外を超える想定をしておくことも大切な作業なのです。
ニューノーマル時代に活躍するビジネスアプリケーション
すでに始まりつつあるニューノーマル時代において、IT化が急速に発展してきています。この大きな流れに乗るにはさまざまな問題や課題があります。それに対して、解決する手立ての1つがビジネスアプリケーション（以下アプリ）を利用することです。
代表としてDynamics 365を紹介します。
必要な機能が段階的に導入できる
Dynamics 365とはMicrosoftのアプリです。クラウド上でのCRMやERP領域を統合的に提供することで、ユーザーの業務の生産性向上に貢献しています。
Dynamics 365の特徴は必要な機能を選択的に導入できることです。用意されている機能は以下のようになっています。
- Dynamics 365 for Marketing（マーケティング）
- Dynamics 365 for Sales（営業支援/CRM）
- Dynamics 365 for Customer Service（カスタマーサービス）
- Dynamics 365 for Finance and Operation（ERP）
上記のような機能のほかにも人材管理など、複数のサービスが存在しています。この中から、業務のニーズに対応するアプリを選択し、必要な機能から段階的に導入することが可能となっているのです。こうした導入ステップを踏むことで、業務プロセスの改善とコストの最適化が同時に行える利点があります。
容易に業務の改善、効率化ができる
Dynamics 365はOffice365ツールとの連携が可能です。OfficeもMicrosoftのアプリであることから、「シームレスな」チーム間のプロセス連携や、情報の一元化が実現できると言えるでしょう。これはOfficeというツールが業務の中に組み込まれており、使い慣れたインターフェースであることからも明らかです。
Dynamics 365には機械学習などAIが組み込まれているため、クラウド上のインテリジェンスによって、高度な分析や予測、洞察、あるいは提案・アドバイスが提供されます。特にクラウドを活用することなどから、データ活用を容易に行うことができ、業務内容やロールに基づく、ビジネスデータの活用、分析が可能となっているのです。
また、アクセス権を持つ誰もが、データを活用できるため、企業全体の業務効率化の実現へつながるでしょう。
まとめ
ニューノーマル時代の到来と、ビジネスのあり方について解説しました。
今後の動向によっては、ニューノーマルにも更なる変化がもたらされることは容易に想像がつきます。仕事の方法や対応、コミュニケーションの取り方に変化が訪れることとなるでしょう。
しかしながら、今回紹介したDynamics 365のようなツールを活用することによって、ニューノーマルの時代の中でも効果的かつ効率的にビジネスは展開されると言えます。いうなれば、導入することで今後の時代変化に柔軟に対応できるビジネスが展開できるのです。ニューノーマル時代の到来で大きく変化する世界や、ビジネスに遅れないよう、ツールを活用することで効果的なビジネスを行っていきましょう。
