自社の営業活動を成功に導くためには、適切な担当者に適切な内容や量の仕事を割り振り管理する案件管理が重要です。そこで本記事では、案件管理のポイントを解説するとともに、案件管理を効率化する営業進捗管理ツールの紹介をしていきます。
案件管理とは
営業における案件管理とは、営業活動に伴う以下のような情報を適切に管理することを意味します。
- 誰がどの案件を担当しているか
- 営業プロセスがどこまで、どのように進められているか
- 受注の見込度
- 受注予定日および売上見込額
このような情報管理がしっかりできていないと、たとえば担当者が変更した際にスムーズな引き継ぎが難しくなったり、何かトラブルが発生した際に管理者が適切なタイミングや方法でサポートできなくなったりといった問題が生じます。
そこで、営業活動に伴う情報をチーム内で「見える化」し、その情報に基づいて適切に営業活動をマネジメントする案件管理が重要になってくるのです。案件管理を効果的に行うことで、営業チームにおいて起きがちな業務の属人化を排除し、組織全体で営業活動の効率化に取り組めます。また、売上見込額の情報などから自社の総体的な利益を考えて顧客に優先度を設定し、その案件を各担当者へ適切に割り振ることで、チーム全体の労働生産性を向上できます。
案件管理のポイント
案件管理は、「担当者」「売上見込額」「受注予定日」「進捗状況」という4つのポイントに基づいて行っていきます。以下では、各ポイントにおける案件管理の方法を解説していきます。
担当者
案件管理における1つ目のポイントは担当者の振り分けです。どの案件をどのメンバーに任せるかは、その案件の成否を分ける重要な分岐点になります。担当者の割り振りにおいては、その案件の内容や重要性はもちろん、各メンバーの抱える他の業務量とのバランスやその案件への適性度などを考える必要があります。顧客によっては、「この人に担当してもらいたい」という要望を持っている場合もあるので、そうした顧客ニーズも考慮しなければなりません。
売上見込額
売上見込額は、その案件の重要度を測る上で最も重要な評価軸のひとつです。各案件の売上見込額を詳細に精査して比較検討することで、どの案件に自社のリソースを集中的に投入すればよいかが明確になります。それゆえ、売上見込額に応じて各顧客に優先順位をつけることは、担当者の決定を行う際の事前準備ともいえます。
受注予定日（成約予定日）
3つ目のポイントは、受注ないし成約予定日の把握です。これは「自社がキャッシュをいつ受け取れるのか」を把握することでもあります。組織全体の売上管理を正確に行うためにはこの情報が必須です。また、その期日に合わせて自社の商品・サービスを顧客に納品できるように、各種の手配や調整も進めなければなりません。
案件の進捗
案件管理における4つ目のポイントは進捗状況の把握です。営業のプロセスは、「アポイント」「初回訪問」「ヒアリング」「成約」など、いくつもの段階に分かれます。案件管理においては、案件が発生した背景から始まり、営業プロセスが今どの段階まで進んでおり、どのような交渉を先方と行っているのかまで把握することが必要です。こうした情報を詳細に把握しておくことで、その案件に関する属人化を予防し、課題が生じた際に周囲からのサポートを得たり、何らかの事情で担当者の変更があった場合にスムーズな引き継ぎをしやすくなったりします。
CRMやSFAの営業支援ツールの活用
続いて、案件管理を効率的に実施するための営業支援ツールを紹介していきます。企業によっては案件管理にエクセルシートなどを活用している場合もあるでしょう。エクセルは確かに汎用的で便利なツールですが、大容量のデータ処理には向かず、膨大なデータを扱う際には視認性が悪いなどの難点があります。また、複数人で同時編集したり、リアルタイムに更新を反映したりすることもできません。そのため、大量の顧客情報を管理したり、営業業務の効率化を目指したりするためには、CRMやSFAなどの営業支援ツールの活用がおすすめです。
CRM（顧客管理システム）
CRMとは「Customer Relationship Management」の略称で、「顧客関係管理」と訳されます。これは顧客に関するあらゆる情報を管理することで、自社の業績向上につなげるという経営概念です。また、これを実現するためのITツールを指す場合もあり、このときCRMは「顧客管理システム」と一般に訳されます。
CRMには企業名や所在地、連絡先、担当者名などの基本情報をはじめ、これまでの取引履歴や顧客からの問い合わせ履歴など、顧客に関するあらゆる情報を統合管理できます。CRMに膨大な顧客情報を蓄積し分析することで、各顧客の優先度や顧客ニーズの的確な把握が可能になります。顧客ベースで案件管理を行いたい場合には、CRMの活用がおすすめです。
SFA（営業支援システム）
顧客情報の管理に特化したCRMとは異なり、営業活動の効率化や自動化に特化したツールがSFA（Sales Force Automation）です。SFAを活用すれば、案件の発生から商談成立までの案件管理に必要な情報を集約し、各担当者の進捗状況をチーム全体で可視化・共有できます。
また、SFAには営業日報の作成など、営業業務に付随する煩雑な業務を自動化ないし効率化する機能も備わっています。SFAのこうした機能を使って非本質的な業務に使う時間を短縮することで、各担当者はより重要な業務に専念できます。営業活動の効率化や営業担当者ベースで案件管理を実施したい場合には、SFAを活用するのがおすすめです。
Dynamics 365を導入して営業活動の最適化を
上記のように、CRMとSFAはそれぞれ異なったアプローチで営業活動における案件管理を効率化します。CRMとSFAはどちらが優れているというわけではなく、組み合わせて使うのがおすすめです。CRMとSFA双方の機能を活かして営業活動を最適化するには、Microsoft社が提供する「Microsoft Dynamics 365」のような統合型ビジネスアプリケーションを導入しましょう。
Dynamics 365とは?
Dynamics 365とは、企業活動のあらゆる場面を支援する統合的なビジネスアプリケーションです。営業やマーケティング、小売り、カスタマーサービスなど、企業活動において必要な業務システムが多岐に渡って提供されています。
たとえば営業活動の効率化のためには、「Dynamics 365 Sales」というアプリケーションが役立ちます。Dynamics 365 Salesには先に紹介したCRMとSFA双方の機能が搭載されており、営業活動の効率化や適切な案件管理を推進できます。
Dynamics 365の特長
Dynamics 365の特長としては、まずさまざまな業務に役立つアプリケーションが統合的に含まれていることが挙げられます。また、もっとも一般的な業務ソフトのひとつであるMicrosoft Officeとの連携が可能なことも魅力です。
Dynamics 365は、オンプレミスとクラウドの双方で提供されています。クラウド版なら少人数から安価に導入できるので、スモールスタートが可能です。さらに、クラウド版の場合、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスで外出先から利用できるので、外回りの多い営業担当者もちょっとした空き時間に利用できます。
Dynamics 365を用いて適切な案件管理や業務効率化を進めることで、顧客満足度や労働生産性の向上が見込めます。
まとめ
CRMやSFAなどの営業支援ツールを活用することで、企業は案件管理を適切に行い、属人化の解消や営業活動の合理化を進められます。統合型ビジネスアプリケーションの「Microsoft Dynamics 365」は、営業業務をはじめとした企業のさまざまな活動を支援するソリューションです。案件管理を適切に行い、営業活動の最適化を目指す企業は、ぜひ導入をご検討ください。
