“グループウェア”とは組織やチームのコミュニケーションを円滑に進めるために、様々なアプリケーションを内包したサービスです。最近では“コラボレーションツール”と呼んだりもします。
皆さんの会社では現在グループウェアを使用しているでしょうか？キーマンズネットの調査※によると、中小企業のグループウェア導入率は75.6％を超え、4年間で29.6％も成長しています。今やグループウェアは導入していて当たり前の時代です。
今回は、これからグループウェアを導入したい企業、リプレースしたい企業に向けてグループウェアに要求されるアプリケーションを整理し、7製品のグループウェアを比較していきます。
グループウェアに欠かせないアプリケーション
グループウェアは製品によって多彩なアプリケーションが提供されていますが、その中でも特に重要なアプリケーションは次の通りです。
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ビジネスメール |
独自ドメインを使用したメール |
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ファイル共有 |
オンラインでのファイル共有システム |
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チャットツール |
インスタントメッセージの送受信 |
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サイト作成 |
社内ポータルサイトの作成と掲示板機能 |
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スケジュール管理 |
メンバーのスケジュール管理や共有 |
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ワークフロー |
各種申請の電子化や進捗調整 |
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会議室(設備)予約 |
会議室や機材の予約 |
本稿では各グループウェアがこれらのアプリケーションに対応しているかどうかも同時にご紹介します。それではグループウェア7選をご紹介します。
グループウェアアプリ7選
Office 365
Office 365はマイクロソフトが提供するグループウェアです。世界4万社以上が使用するサービスであり、その最大の特徴は多数のアプリケーションに加えてOfficeスイートのサブスクリプション(定期購入型のライセンス)が付帯する点です。WordやExcel、PowerPointはもちろんOneNoteやAccessなどを含めた7つのOfficeアプリケーションを最大15台のデバイスにインストールできます。
コミュニケーションを円滑に進めるためのアプリケーションにおいては、ExchangeやSharePoint、Skype for Businessなどサーバー製品としてお馴染みのアプリケーションをオンライン版で使用できます。
Officeスイートを含めてグループウェアを様々なシーンでパワフルに使用したいユーザーにおすすめです。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
ユーザー数300名までのプラン
- Business Essentials：540円
- Business：500円
- Business Premium：1,360円
ユーザー数無制限のプラン
- ProPlus：1,310円
- Enterprise E1：870円
- Enterprise E3：2,180円
- Enterprise E5：3,810円
G Suite
G Suiteはグーグルが提供するグループウェアです。以前はGoogle Apps for Workという名称で提供されており、特徴は無料サービスとして提供されているGoogleサービスの数々をビジネス向けに提供しているものです。そのためGoogleサービスに使い慣れているユーザーが多い環境では導入がスムーズに進みません。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
- ベーシック：500円
- ビジネス：1,200円
- エンタープライズ：3,000円
サイボウズ Office
国産のグループウェアとして高いシェアを持つ製品です。日本国内ではグループウェアをクラウドサービスとして提供することにいち早く着目し、国産ブランドとして人気を集めています。日本の商習慣にマッチしたアプリケーションを提供しているものの、ストレージ容量がユーザーあたり5GBなので、Office 365の1TBとG Suiteの30GBと比較すると心許ないかもしれません。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
－ |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
- スタンダード：490円
- ビジネス：783円
サイボウズ Garoon
サイボウズOfficeを提供するサイボウズが中堅・大企業向けの提供するグループウェアです。直感的な操作で誰でも使いやすい機能を備えており、導入をスムーズに進めることができます。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
－ |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
- 月額800円～
J-MOTTグループウェア
J-MOTTグループウェアは数ある製品の中でもかなり低コストなサービスを提供しています。20ユーザーまでなら月額料金3,000円で使用でき、1ユーザーあたり150円で使用できます。21ユーザー以上の使用ではユーザーあたり120円で使用できます。ただし、機能はかなりシンプルにない対応していないアプリケーションもあります。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
－ |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
- 基本料金 月額3,000円(20ユーザーまで)
- 追加料金 月額1,200円(10ユーザーごと)
- ディスク容量 月額600円(50MBごと)
desknet's NEO
クラウド型とオンプレミス型、2通りの導入形態を提供しているグループウェア製品です。どちらも機能面ではほとんど違いは無いのでニーズに合わせた導入ができます。ただし1ユーザーあたり1GBと少なく、かつ機能面で少々劣ります。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
－ |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
- クラウド型：400円
- オンプレミス型(5～300名)：3万9,800円～99万8,000円＋年間サポート費用
- オンプレミス型(300名以上)：41万円～1,300万円＋年間サポート費用
WaWaoffice for Workspace Organizer
WaWaOfficeは企業内LANを活用してコミュニケーションや情報共有の効率化をはかるグループウェアです。導入コストを大幅削減できるASPで提供され、グループウェアを中心に、オプションのワークフロー、簡易データベース、営業日報管理が連携します。
アプリケーション対応表
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ビジネスメール |
ファイル共有 |
チャットツール |
サイト作成 |
スケジュール管理 |
ワークフロー |
会議室(設備)予約 |
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〇 |
〇 |
－ |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
価格
月額450円～／1ユーザー＋サーバー維持管理費2500円
グループウェア比較表
最後に、今回のまとめとして各グループウェアの比較表を作成しました。
可能ならば積極的にトライアルを実施して、最適なグループウェア選びを行ってください。 グループウェアを選ぶ際はまず現状環境を整理し、グループウェアに求める機能を明確に定義しましょう。そうすることでどういったグループウェア製品が最適化かという指針を作ることができます。
