社内にOfficeアプリケーションを導入する選択肢は3つあります。
- Office 365といったサブスクリプション型で導入
- Office 2016などライセンス版を購入して導入
- オープンソースで提供されているOfficeを導入
皆さんの企業ではどの導入方法を採用していますか？あるいは、今後どれに移行予定ですか？
もしも現在オープンソースOfficeを導入している・今後導入の予定があるという方は一度考え直して頂きたいと思います。
オープンソースOfficeで導入する理由としてほとんどの企業が「無料で利用できるから」という理由を挙げると思います。確かにアプリケーション自体は無料で利用することができますが、果たしてその他の面でコストがかかっていないと100％言えるでしょうか？
労働生産性、ユーザー視点で見た使いやすさ、Officeアプリケーションを取り巻くシステム環境などなど、全体的なコストパフォーマンスを評価しなければオープンソースOfficeでコストダウンに成功したとは言えません。
今回は、“無料”という言葉の陰に潜むオープンソースOfficeのコストパフォーマンスについて解説していきます。
無料なのにコスパが悪いってどういうこと？
「無料なのにコスパが悪い？」を思われる方が多いかもしれませんが、まず一つ有名な事例を挙げてみます。その事例とはイタリアはペローザ市のものであり、2014年にオープンソースOfficeである「Open Office」からOffice 365へと移行しています。
理由は単純。「Office365を利用した方が全体的なコストダウンに繋がるから」です。
2011年からOpen Officeを導入した同市では4年間の職員1人あたりのコストが、平均して年間530.83ユーロ(5万9,422円)かかっていました。これをOffice365に移行したことで年間197.49ユーロ(2万2,126円)までコストダウン。さらに職員同士の通話をSkype for Businessに置き換えたところ、年間111.98ユーロ(1万2,545円)まで下げることに成功しました。
Open Officeと比較して78％のコストダウンとなります。
この事例からも分かるように、オープンソースOfficeは無料だからといって必ずしもコストパフォーマンスが高いわけではなく、逆にコスト増となってしまうケースが珍しくないのです。
オープンソースOfficeのコスパが悪い6つの理由
では、なぜオープンソースOfficeだとコストパフォーマンスが悪くなるのか？その理由を解説していきます。
使い慣れたインターフェースじゃない
組織内で使用するOfficeアプリケーションとして多く採用されているのがMicrosoft Officeであり、未だに圧倒的なシェアを誇っています。つまりほとんどの社員がMicrosoft Officeのインターフェースに使い慣れていると言っても過言ではありません。
高等教育や大学など教育機関で利用されているのもMicrosoft Officeがほとんどなので、逆に使い慣れていないという方はいないくらいです。
このためオープンソースでは使い慣れたインターフェースではないので、まず慣れるまでにそれなりの時間がかかります。いつまで経っても慣れないという社員も出てくるでしょう。
また、これは個人的な見解ですがオープンソースOfficeは「インターフェースが良い」とはお世辞にも言えません。やはりMicrosoft Officeの方が視認性もよく、インターフェースとして優れています。
動作性に問題あり
動作性に関しては顕著に違いが現れます。アプリケーションの立ち上げ時間一つとっても十数秒～数十秒の差があるので、一日の内に何度も立ち上げたり毎日のことを考えると大幅なタイムロスとなるのです。
使用するPCのスペックにもよりますが、オープンソースOfficeの方が動作性が快適ということはごく稀でしょう。
見えないランニングコストがある
まず、オープンソースOfficeを導入するためにはサーバが必要です。サーバがあるということは管理・運用が必要なため、ここに人件費がかかりますね。さらにバージョンアップや障害時への対応などを考えると確実にランニングコストが発生しています。
アプリケーション自体が無料のため一見して気付きませんが、こうした見えないランニングコストがあるのです。
また先のペローザ市の事例ですが、システム管理者は300人の職員に対し毎日15分ずつの対応を余儀なくされていたようです。システム管理専任であれば問題ないのでしょうが、もしも兼任者が管理・運用しているとなると重大な損失になります。
そしてほとんどの企業、特に中小企業では情報システム管理者は、誰かしらが通常業務と兼任していることだと思います。
このトラブルへの対応もコストパフォーマンスを悪化させる原因の一つです。
Microsoft Officeとの互換性が悪い
自社がオープンソースOfficeを導入していても、取引先など他社が導入しているとは限りません。むしろMicrosoft Officeを導入している比率の方が圧倒的に多いでしょう。
ここで問題になるのがMicrosoft Officeとの互換性です。
例えば取引先から送付されてきたMicrosoft Office資料をオープンソースOfficeで開いた際、もともとのレイアウトを完全に再現することはできません。
WordやExcelであればさほど問題視するほどでもないかもしれませんが、PowerPoint資料ではレイアウトが大幅に崩れてしまうことが多々あります。となると独自に修正する必要があるので、この時点で修正する手間が発生してしまうのです。
共同作業が難しい
オープンソースOfficeでは基本的にファイルの共同編集ができません。設定やインフラ次第で可能ですが、これを実現するためにはそれなりの手間とコストがかかっていまします。
この点Office 365と比べて利用シーンがかなり制限されてしまうのです。
他システムの導入で結果的に高コスト
先に述べた共同編集のためにはファイル共有システムが必要です。また、Officeアプリケーション以外にもチームのコミュニケーションを促進するためのWeb会議システムや社内SNSなど、コミュニケーション支援ツールを導入したいと考える方も多いでしょう。
この場合別のシステムを新たに導入することになるので、気付いたら1ユーザーあたり月額数千円のコストがかかっているというケースも珍しくないのです。
Office365ならどうなる？
もしもオープンソースOfficeからOffice 365に乗り換えたり、導入するとしたらどんなメリットがあるのか？
誰もが使い慣れたMicrosoft Officeのインターフェース
Office 365でインストールできるOfficeアプリケーションは最新の「Office 2016」です。誰もが普段から使い慣れたインターフェースに最新機能が備わっている上に、PC・モバイルそれぞれに最大5台ずつインストールできます。
動作性は軽快で、機能性も十分
動作性は非常に軽快で機能性も十分なため、PCのスペックが相当悪くなければストレスを感じることはありません。
サーバ運用不要で月額費用を見える化
Office 365はサブスクリプション型なので、システムをサーバへインストールする必要がありません。つまり管理者はユーザーのセキュリティ管理に気を配るだけで、サーバの管理・運用が不要なのです。
互換性100％で無駄な手間なし
他のMicrosoft Officeとの互換性も当然100％なので、レイアウトの崩れなどもなく無駄な手間を生むことはありません。
SharePointで共同作業も可能
Office 365にはファイル共有システムであるSharePoint Onlineも包括されているので、簡単にOfficeファイルの共同編集やファイルの共有ができます。
包括的なシステムでコスト増なし
SharePoint以外にもメールシステムのExchange Online、社内SNSのYammerなどなど、Office 365ではOfficeアプリケーションだけでなくグループウェアとしての機能も包括的に提供しています。
このため他システムの導入によるコスト増がありません。
まとめ
いかがでしょうか？無料で利用できることからオープンソースOfficeにメリットを感じることは多いですが、実は反対にコスト増を生んでしまっている原因だったのです。もちろんオープンソースOfficeの方が低コストで利用できるという企業も存在しますが、それはごくわずかな数でしょう。
ほとんどの企業ではOffice 365を導入した方が圧倒的に低コストかつ高コストパフォーマンスなのです。
本稿を読まれて「それでもやっぱりオープンソースOfficeが低コストなんじゃない？」という方もいるかと思います。そんな方には一度オープンソースOfficeでかかるコストとOffice 365を実際に比較してみてください。
管理・運用にかかる人件費やトラブル対応にかかる費用などを踏まえ、トータル的に評価すればどちらの方がコストパフォーマンスが高いかは自然とわかると思います。
既にオープンソースOfficeを導入している企業や今後導入予定のある企業は、この機会にぜひ周辺環境を見つめ直してみてください。表面上のコストだけでは見えないコストの差が見えてくるかと思います。
