営業活動において競合他社の一歩先を行くためには、ITツールの活用が重要です。営業ツールと言えばSFAを真っ先に思いつくかもしれませんが、それ以外にも数多くの種類が存在します。そこで本記事では、営業部門においてITツールを活用するメリットと、営業ツールの種類、またその選び方などについて紹介していきます。
営業ツールの概要
営業ツールとは、企業の営業部門における業務プロセスを支援するITツールの総称です。企業によっては、手作りのデータシートで営業の進捗管理などをしているところも多いでしょうが、専門性に特化した営業ツールを導入することで、従業員のマネジメントや情報管理をより効率化できる可能性があります。
営業ツールとしては、SFA、MA、名刺管理アプリ、請求書作成ツールなどのさまざまな種類が挙げられます。それゆえ、ツールを導入する際には、どのような業務を効率化したいのか検討し、自社のニーズや予算に合わせて選択することが大切です。
営業ツールの種類
続いては、営業ツールの代表格であるSFA、MA、CRMそれぞれのツールの概要を紹介します。
SFA(セールス・フォース・オートメーション)
SFAとは“Sales Force Automation”の略で、日本では一般に「営業支援ツール」と訳されます。その名の通り、SFAは、営業活動の支援に特化したツールとして、営業部門の業務の一部を自動化したり、営業活動に関するデータを効率的に管理したりすることが可能です。
たとえば営業日報作成の効率化や、各担当者の営業活動の進捗状況や業績状況の見える化など、労働生産性の向上やマネジメントの強化を図りたい企業にSFAは最適です。
CRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)
CRMとは、“Customer relationship Management”の略で、直訳すると「顧客関係管理」、一般的には「顧客管理システム」と呼ばれています。簡単に言うと、CRMは顧客に関するあらゆる情報を集約するためのツールです。社名（氏名）、所在地、連絡先などの基本情報はもちろん、取引や問い合わせの履歴、今後の打ち合わせ予定など、顧客に関する膨大な情報を統合管理できます。これらのデータ分析を通して営業活動の最適化を行い、売上アップを図るのがCRM導入の大きな目的となります。
MA(マーケティング・オートメーション)
MA（Marketing Automation）は、「マーケティングの自動化」をするためのITツールです。MAは、電子メール、ソーシャルメディア、Webサイトなど複数のチャネルにおけるマーケティング業務の自動化、合理化、最適化を支援します。これにより、メッセージの分析やパーソナライズを行うことで、顧客とより密接な関係を築けるようになります。MAは顧客の獲得やリードの育成をより強化したい企業におすすめです。
営業ツールの利用メリット
続いては、上記のような営業ツールを活用することで得られるメリットについて解説していきます。
顧客の課題や要望を正しく理解することが可能
SFAやMAには、営業に関わる業務を自動化・効率化するための機能が充実しています。これらのツールを活用して優先順位の低いノンコア業務にかける時間を削減することで、営業担当者は顧客ニーズの分析など、顧客との関係構築のために重要な業務に集中でき、生産性の向上が見込めます。より具体的に顧客ニーズへの理解を深めることで、営業側と顧客の双方にとって無駄のない、有益な営業活動を行えるようになるでしょう。
効率よく営業成績をあげるため
上記のメリットとも関連しますが、重要でない業務を営業ツールで代替することによって、営業担当者は自身の時間的リソースをより有効に活用できるようになります。ツール活用で空いた時間をより重要な営業活動のために割り当てることで、営業担当者はより効率的かつ効果的に営業成績を上げることができます。
顧客の管理がしやすくなる
CRMなど顧客情報の管理を効率化するツールを使うことで、顧客の管理がしやすくなるのもメリットです。CRMやSFAでは、膨大な顧客情報を一括管理し、データベースとして保管することが可能です。こうしたツールを使うことで、顧客情報の管理業務を効率化すると共に、優先度の高い顧客の抽出なども行いやすくなります。
営業ツールの選び方
営業活動に役立つツールは種類だけでも多岐に渡ります。個別の製品を導入するとなれば、その数はなおさら多くなるため、いったいどのツールを導入すればよいのか困惑してしまう人もいることでしょう。そこで以下では、営業ツールを選ぶ際のポイントを解説していきます。
導入目的に合った機能は備わっているか
ポイントその１は、導入候補のツールに自社の目的に合った機能が備わっているか見極めることです。営業ツールは種類ごと・製品ごとに異なった特徴を持っています。それゆえ、導入目的をしっかり明確にし、その製品に自社が必要とする機能を備えているかを確認した上で導入しないと、まったくの無駄になりかねません。
また、「大は小を兼ねる」という発想で、考えなしに機能が充実した製品を導入するのもおすすめできません。ITツールのコストは基本的に機能の充実度に比例して導入費用・維持費が高くなるのが普通です。
豊富な機能を持ったツールを導入しても、使わないままではコストパフォーマンスが悪くなります。「リモートワークを導入したいから、モバイル対応のクラウド型営業ツールを選ぶ」というように、自社の課題や目的に合わせて機能要件を明確にしていきましょう。
誰でも扱いやすいか
ポイントその2は、自社の従業員にとって使いやすい製品を選ぶことです。高機能の製品を導入しても、IT関係に強い人しかうまく扱いきれないならば、ツール導入の効果は限定的になってしまいます。それゆえ、製品を選ぶ際には、使いやすいインターフェースのものを選ぶことが重要です。
そのためには、ツール導入そのものはIT部門が主導するとしても、彼らに任せきりはせず、使用する現場の要望をしっかり反映してもらえるよう、密にコミュニケーションを取ることが欠かせません。また、製品の中には、使用例が動画で紹介されていたり、無料体験版などが提供されていたりするものもあるので、そうした情報を参考にしてみるのもよいでしょう。
導入後のサポートは手厚いか
ポイントその3は、製品のベンダー企業によるサポート体制の充実度です。ITツールは導入して終わりではありません。とりわけ導入直後は、使い慣れていないことによる疑問やトラブルの頻発も予想されます。
それゆえ、営業ツールを選ぶ際には、機能面で疑問が生じたり、トラブルが発生したりした際にサポート・フォローしてくれるかどうかの確認をしておくことが重要です。長い付き合いになることも見込んで、コミュニケーションが円滑に取れるなど信頼性の高い企業の製品を選びましょう。
Microsoft Dynamics 365の導入で業務効率の向上を
営業ツールの導入による業務効率化を検討する際には、Microsoft社の提供するクラウド型の統合ビジネスアプリケーション「Microsoft Dynamics 365」がおすすめです。Microsoft Dynamics 365がカバーする領域は多岐に渡り、本記事で紹介したSFA、CRM、MAの機能を網羅しています。とりわけ、営業活動に特化したアプリケーションとしてはMicrosoft Dynamics 365 Salesがおすすめです。
Microsoft Dynamics 365 SalesはSFAとCRMの機能を兼備しており、商談のスケジュールなども含めた顧客関係情報を統合管理しつつ、営業業務を効率化できます。Microsoft Dynamics 365 Salesを導入することで、営業チームは顧客への理解をより深め、顧客満足度や売上の向上を実現できるのです。
まとめ
営業ツールとはノンコア業務の自動化や、顧客情報の統合管理によって、営業活動の効率化を支援するツールです。営業ツールの代表例としては、SFA、CRM、MAなどが挙げられます。
Microsoft社が提供するクラウドソリューション「Microsoft Dynamics 365」はSFAやCRMなど、営業活動を効率化するためのツールを豊富に兼ね備えたビジネスアプリケーションです。デジタル面から営業活動を強化したいと考えるならば、ぜひ導入をご検討ください。
