業務を支援するいろいろなアプリケーションとは？種類と導入方法について紹介

IT化やグローバル化などのビジネス環境の変化に対応するため、日本企業でも社内業務の効率化に伴う生産性の向上や、管理コストの削減のための様々な取り組みが実施されています。
数多くある取り組みの中でも、スマートフォンをはじめとするモバイル機器の普及やIT技術の進歩に伴い、業務を支援するアプリケーションの導入に特に注目が集まっています。
この記事では、業務を支援するアプリケーションの種類や導入方法について紹介します。

業務を支援するいろいろなアプリケーションとは？

業務支援を支援するアプリケーションとは、Microsoft社のWord、Excel、PowerPointなどの様々なビジネスシーンで使われるアプリケーションや、会計処理ソフトや名刺管理ソフトなど、特定のシーンで使われるアプリケーションなどを代表とする、企業の業務をコンピュータを使って効率的に処理するために開発されたプログラムのことを指します。業務アプリケーションは、個々のユーザーや企業の要求に合わせて開発されるものもあれば、一般ユーザー向けに広く開発・販売されるものもあります。
業務アプリケーションを活用することで、アナログ管理されていた情報をデジタルデータで管理することができるため、情報の紛失のリスクを下げることができたり、情報の検索も容易になります。また、蓄積されたデータの分析なども容易になるため、生産の計画立てたり、マーケティングを行ったりすることがアナログ管理よりも簡単です。

業務アプリケーションの種類

業務アプリケーションにはどのような種類があるでしょうか。
ここでは、一般的な分類として以下の7種類の業務アプリケーションのシステムについて、紹介します。

販売管理システム

販売管理システムは、サービスや製品の販売を管理するシステムです。製品の価格や名称、コードや在庫状況などを管理することで、従業員が手入力で行う業務を減らすことができ、販売を適正に管理することができます。
また、登録された情報を使って見積書や請求書の発行を行ったり、仕入れ情報を管理することができるため、請求漏れや送付ミスを減らすこともできます。
例えば、現金出納帳などの販売に関わるデータ管理の自動化を行うことで、人為的なミスやトラブルを回避することができるなどのメリットがあります。

在庫管理システム

在庫管理システムは、倉庫にある製品の在庫数の情報をまとめることで、在庫数を需要に応じた適切な数量に保つように管理することができ、余剰在庫や欠品のリスクを回避することができます。
適切な在庫数の管理ができていないと、余剰在庫が倉庫のスペースを占領したり、棚卸しに手間がかかるなど、製品の管理にコストがかかり、少なすぎると欠品が発生するリスクが生じます。在庫管理システムを用いれば、そういったリスクを回避することができます。また、在庫管理システムは、製品の在庫情報をバーコードやQRコードを使って管理することで、容易に入出庫の管理や在庫情報の登録・検索・編集することができます。

生産管理システム

生産管理システムは、製造業における原材料や資材の購入と納期などを管理することで、計画的な生産の管理をすることができます。製品の需要を予測して、具体的な受注量や販売見込み量を定めた上で生産の各工程の稼働計画の検討を行います。
これにより、確保すべき在庫量の把握ができるため、余剰在庫の発生や欠品の発生リスクが低下し、安定した運用が可能となります。また、モバイル端末でシステムを利用する場合、時間や場所を選ばず製造現場の状況を把握することができるため、急な需要量の変化に対しても適切な生産管理ができます。

受注管理システム

受注管理システムは、顧客からの受注に関する業務を管理することができます。基本的な役割は、顧客からの注文を確定し、出荷管理を担うシステムに繋げます。
受注をリアルタイムに確認することができるため、過剰在庫や品薄を避けるための在庫調整をすぐに行うことができるので、適切な在庫量を保つことができます。また、顧客への注文確認メールや発送メールの送信もシステムを活用して行うことができるほか、受注漏れなどの人為的ミスを未然に防止することが可能です。

財務・会計システム

財務・会計システムは、業務遂行に要した経費などのコストや売り上げた金額を入力することで、損益計算書や貸借対照表を自動で作成することができます。
細かい設定が必要なく、不備のチェックをするだけで財務・会計書類を作成することができるため、作業時間が短縮でき、人為的ミスを減らすことができます。
また、財務状況の分析・予測もできるため、経営方針の検討・決定を行う際のデータとして活用することもできます。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の勤怠・シフト管理をシステム管理で行います。
紙のタイムカードに代わり、スマートフォンやパソコンを使って出退勤時間の打刻を行うことで管理が容易になり、このデータを活用して従業員の給与計算をすることができるため、給与計算をスムーズに行うことができ、入力ミスなどを減らすことができます。

情報系システム

情報系システムは、円滑に業務を行うために役に立つシステムの総称です。
主な情報系システムとして、スケジュール管理ツール・メールソフト・社内SNS・グループウェアがあげられます。これらのツールを活用することで、従業員同士で情報共有をスムーズに行うことができ、コミュニケーションを活発にすることで結束力を高めてくれたりと業務の効率化に繋がります。このような「特別なくても業務に影響はないが、あると業務の効率をあげてくれるもの」が情報系システムに当たります。また、情報系システムに対して、「このシステムが正常に動作していないと、業務に支障が出てしまうもの」を基幹系システムと呼びます。

業務アプリケーションの導入方法

業務アプリケーションの導入方法は、以下の3通りの方法があります。それぞれの特徴を紹介します。

既存ツールの活用

業務アプリケーション開発業者が販売している既存ツールを活用する方法です。
既存ツールの活用は、できるだけ短期間で業務アプリケーションの導入をしたい場合や導入にあまり予算を割けない場合、業務フローがすでに確立している場合におすすめです。無料トライアル期間が設定されているものも多いので、実際に使ってみて、自社の業務にツールが合っているのかを確認してから導入を決めることもできます。
しかし、ツールが自社の業務フローに合っていない場合だと、導入することで逆に業務効率が下がってしまったり、使いやすいようにカスタマイズすることが難しい点に注意が必要です。

独自ツールを開発

自社で独自ツールを開発して利用する方法です。業務フローの独自性が高く、既存のツールが合わない場合や自社に合わせた運用しやすいアプリ開発をしたい場合におすすめです。自社の業務に合わせたアプリ開発を行うことで、既存ツールを活用するよりも運用がしやすいアプリとなりますが、社内で開発する場合は高い専門知識やノウハウが必要になります。また、外注する方法もありますが、多くの機能を搭載するほど開発費用は高額になっていくため、予算と相談して必要な機能を絞ったり、優先度の高い機能を検討することなどが必要となります。

ローコードアプリの利用

独自ツールを開発するだけの知識やノウハウ、予算はないが既存ツールが利用できない場合は、ローコードアプリを利用して独自ツールを開発する方法もあります。ローコードアプリには、PowerAppsやキントーンなどが挙げられます。最小限のコードを用いてソフトウェア開発を行う方法としてローコードアプリがあるのみ対して、プログラミングを行う際に、ソースコードを用いずにソフトウェア開発が行えるノーコードアプリもあります。ノーコードアプリと比べるとローコードアプリは機能の拡張性があるため、開発の自由度が高くなります。また、最低限のプログラミングを行えば開発することができるため、短期間で開発することができます。

専門知識を必要とせずアプリ開発ができるメリットがあり、プログラミングを用いた開発よりも自由度は低いため、一般的な企業より複雑な業務フローの場合や専門性の高いものである場合は適さない点に注意が必要です。

まとめ

今回は、業務を支援するアプリケーションの種類やその導入方法について紹介しました。業務アプリケーションの種類は多岐にわたり、その導入方法も様々なものがあります。導入することで、業務の効率化を進めることができるため、生産性の向上や管理コストの削減方法などに困っている場合は特に検討がおすすめです。業務アプリケーションの導入を検討している方がいれば、Microsoft Dynamics 365とOffice 365で利用できるPowerAppsがおススメです。ぜひ、この機会に自社に適したツールの導入をしてくみてください。

詳しくは下記のサイトをご覧ください。
Microsoft Power Platform