営業管理に、Excelを使用している企業は少なくありません。ただ、Excelを用いた管理には、データの上書きやバックアップ忘れ、消失したデータの復元が難しいなどのデメリットもあります。そこでおすすめしたいのが、スプレッドシートを用いた管理です。本記事では、スプレッドシートの活用方法や、おすすめのテンプレートを紹介します。
スプレッドシートで営業管理をする方法
本題に入る前に、スプレッドシートについて簡単に解説しましょう。スプレッドシートは、Googleが提供している無料のオンラインサービスです。
Excelと同じような機能が備わっているだけでなく、複数による管理やリアルタイムな情報の更新、共有ができる優れものです。情報を更新すると、自動的にバックアップされるため、保存を忘れる心配もありません。それでは、スプレッドシートを用いて営業管理を行う方法を解説します。
管理目的を明確にする
まずは、なぜ営業管理を行うのか、目的を明確にしましょう。最終的な目的は、組織としての利益拡大ですが、それを実現するために各部門で目的、目標を定めるのです。
管理目的を明確にしないことには、どのような項目を管理すればよいのかわかりません。ひと口に営業管理といっても、管理対象となる項目は多岐にわたるからです。
目的を明確にすれば、何を管理すべきかが見えてきます。目的が明確でないと、いたずらに管理項目が増えてしまい、管理が煩雑になってしまうおそれがあります。
余計な項目が増えてしまうと、管理に要する手間と時間が増えるばかりか、担当者にかかる負担も大きくなってしまうでしょう。モチベーション低下につながる可能性もあるため、注意が必要です。効率のよい管理を実現し、成果につなげるためにも、まずは目的を明確にすることからスタートです。
管理項目をピックアップする
目的を明確にすれば、どのような項目を管理すればよいのかわかります。ただ、場合によっては、項目が相当な数にのぼってしまう可能性もあるため、必要なものを適切にピックアップしなくてはなりません。
営業部門が管理すべき項目としては、月間の売上や受注数、売上単価、アポイント数などが挙げられます。また、受注率や新規訪問件数、商談数、提案件数、進行中案件、リード獲得数なども代表的な管理項目といえるでしょう。
顧客の管理に重点を置きたいのであれば、顧客のデータも管理項目に加えます。顧客の氏名や住所、電話番号といった基本情報のほか、直近の取引履歴やコミュニケーションをとったタイミング、総売上額なども該当します。
営業パーソンの、モチベーションアップ、評価を主な目的とした管理を行うケースも少なくありません。このケースでは、営業パーソンの氏名や受注数、担当している顧客名、売上実績などを管理します。
データ入力・分析をする
目的や扱うべき項目が決まったのなら、それに沿ってデータを入力しましょう。スプレッドシートで管理表を作成し、データを入力してください。これまで、Excelを使用した経験があるのなら、特に問題なく操作できるでしょう。
スプレッドシートを用いれば、入力したデータの分析も可能です。データの分析により、現状の把握や今後とるべき行動がわかり、営業戦略も組み立てやすくなるでしょう。
たとえば、スプレッドシートにはデータ検索機能が備わっており、自動的にグラフの作成を行えます。入力したデータに基づき、簡単にグラフ化できるため、分析に役立てられるでしょう。
この機能を用いることで、売上や受注数などの推移をグラフ化できます。しかも、棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなど、さまざまなスタイルのグラフ化が可能なのも特徴といえるでしょう。グラフの色や文字サイズなども変更できるため、視認性の高いグラフを作成でき、ひと目で状況の把握が可能です。
テレワーク時代の営業管理
近年、多くの企業がテレワークを導入しました。働き方改革の推進が一因であることはたしかですが、それ以上に新型コロナウイルスの流行が、大きく影響したと考えられます。
テレワーク下においては、従来のような営業管理が難しくなりました。オフィス勤務であれば、その場でExcelの管理表を開き、状況を確認できますが、個々の従業員が離れた場所で業務を担うテレワークでは困難です。
スプレッドシートなら、インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などから情報へアクセスできます。オフィス以外の場所からデータへアクセスでき、管理表の確認や情報の更新も容易に行えるのです。
また、スプレッドシートはセキュリティ面にも強みがあります。従来のExcel管理では、その気になれば誰でも情報を外部へ持ち出せましたが、スプレッドシートはアクセス制限が可能です。アクセスを認める者だけに権限を付与する、といったことができるため、情報漏えいのリスクを引き下げられます。
複数が同時にログインすると、ユーザーの名前が表示されるため、誰が情報にアクセスしているのかも把握できます。このように、スプレッドシートはセキュリティ面のメリットも大きいのです。
営業管理のテンプレートを紹介
スプレッドシートで営業管理を始めるのなら、1から表やグラフを作成するよりも、テンプレートの使用をおすすめします。営業管理に適したテンプレートであれば、作成の手間を省け、運用までの時間も短縮できます。ここでは、おすすめのテンプレートサイトを3つ紹介しましょう。
1つめは、Excelフリーソフト館です。報告書や管理表など、さまざまなExcelテンプレートを無料でダウンロードできるサイトです。テンプレートはExcelで作成されていますが、内容をコピーしてスプレッドシートにペーストすれば、ほとんどの場合すぐに利用できます。
2つめは、bizoceanです。2.8万点以上のテンプレートがラインナップされているのが特徴です。320万人以上が会員として登録している、たしかな実績のあるサイトなので安心です。管理表以外にも、ビジネスに役立つ多彩なテンプレートが用意されているため、覚えておいて損はありません。
最後に紹介するのは、HubSpotが提供している無料テンプレートです。さまざまなビジネスツールを扱っている、世界的な企業のテンプレートであり、信頼性も問題ありません。営業案件や進捗管理ができるテンプレートを無料で配布しています。
スプレッドシートで営業管理をする課題とは
スプレッドシートによる管理では、データ量が膨大になると、担当者の負担が増大してしまう課題があります。入力はもちろん、分析にも手間がかかるため、扱うデータ量によっては業務効率が低下してしまうかもしれません。
また、扱うデータ量が膨大になると、動作が重くなるのもデメリットです。操作時のリアクションが悪くなってしまい、業務が滞ってしまうおそれがあります。
Dynamics CRM（SFA）で営業管理を効率化
Dynamics CRM（SFA）は、Microsoftが提供しているCRMシステムです。顧客管理や営業支援、マーケティング支援など、さまざまな管理や支援を可能とする機能が実装されており、営業活動の効率化や生産性向上が期待できます。
膨大なデータを難なく扱えるスペックを備え、多角的な分析を行えるのも特徴です。顧客情報を一元的に管理でき、データに基づいて速やかに営業レポートも作成できます。
まとめ
スプレッドシートによる管理なら、Excelで生じる課題を解決でき、テレワークにも対応できます。テンプレートを用いれば、導入から運用までの期間も短縮できるでしょう。本記事では、おすすめのテンプレートサイトも紹介したので、ぜひ参考にしてください。
記事内でも触れたように、スプレッドシートによる管理にも限界があります。より高度かつ効率的な管理を実現し、担当者の負担も軽減したいのなら、Microsoft Dynamics 365の導入も検討してみてはいかがでしょうか。営業支援にマーケティング、予測ツールなど、さまざまな業務アプリケーションを網羅したツールです。営業活動の活性化、管理の効率化にも役立つでしょう。
