組織として営業活動の効率性や業績を向上させていくには、業務の見える化が必須です。見える化を進めるには、ITツールの活用が非常に役立ちます。
本記事では、見える化のメリットや、その促進に役立つツール「Microsoft Dynamics 365」について紹介します。
営業の見える化とは
「営業の見える化」とは、リード（見込み顧客）の獲得から、リードへの訪問や商談を経て成約に至るまでの一連の営業プロセスを可視化することを意味します。
外回りの多い営業現場においては、しばしば営業活動が担当者ごとに属人化してしまい、誰がどの案件を担当し、その進捗状況がどうなっているのかが見えにくくなる場合があります。また、そうして行った営業活動が成功に終わったとしても、どのようなプロセスを経て契約に至ったのか、その内情や方法論が共有されなければ、引き継ぎが難しくなるなどのリスクや、業務効率の低下を招きます。
このように情報が不透明な状態で営業活動が行われていると、管理者は各担当者のマネジメントがしにくくなり、営業活動の成功を組織として再現していくことが難しくなってしまいます。
そこで重要になってくるのが「営業の見える化」です。見える化の方法としては、SFAなどの営業支援ツールを用いて各担当者の営業成績を数値化したり、顧客情報や商談のスケジュール情報などをシステム上で共有したりすることが挙げられます。
営業の見える化のメリット
ここからは、営業の見える化を進めることで企業が得られる主なメリットを解説していきます。
営業プロセスの標準化
営業の見える化による第一のメリットは、営業プロセスの標準化ができることです。
見える化を進め、優秀な担当者がどのようなプロセスを経て結果を出しているのかを明らかにすることで、企業はその情報を参考にし、組織として営業の方法論を確立できます。成功はもちろん、失敗を含めた経験や、そこから得られたノウハウを明文化し、組織的に共有・標準化することで、営業チーム全体の成績アップが期待できます。
効率的な人材育成
営業プロセスの見える化は、効率的な人材育成にも役立ちます。
営業の標準化において確立した方法論は、営業担当者たちのノウハウやナレッジが集約された一種の「型」と言えます。初心者が物事を覚えていく際には、自分で一からやり方を作っていくよりも、先人の型を真似るところから始めた方がはるかに早く学習が進みます。
共有・標準化した方法論を、新人の教育や成績が伸び悩む担当者の業務改善に役立てることで効率的な人材育成が可能になり、チーム全体のレベルアップにつながります。
ボトルネックの発見
営業の見える化はボトルネックの発見および改善にも寄与します。
営業活動の情報が不透明のまま属人化していると、成果がうまく出せないとき、担当者本人では原因が発見できず、改善に至ることが難しい場合があります。
営業プロセスは、アポイント・初回訪問・ヒアリング・情報収集・提案・成約といった、細かなステップに分けられます。それらをひとつひとつ可視化し、他者も交えて分析することで、その担当者の営業プロセスでは、「どこ」に「どのような」ボトルネックとなる問題があるのかを発見しやすくなります。
このボトルネックの発見において、営業支援ツールの活用が効果的です。営業支援ツールを活用すれば、初回訪問から次回訪問への推移率など、数値化された情報を得ることで客観的かつ詳細な分析ができます。
組織内での情報共有
営業の見える化は組織内での情報共有を促進する効果もあります。
営業担当が得た情報を営業支援ツールで共有すれば、会議用の資料や日報などの作成を省略し、報連相にかかる時間を削減できます。記録として日報作成などを継続する場合でも、ツールを用いることで作業を効率化し、保存・管理に役立てられます。
また、各担当者の進捗状況やスケジュールがチーム全体で共有されることで、メンバー間で時機に応じたアドバイスや手助けなどがしやすくなり、チーム間の協力体制の強化につながるでしょう。
営業ツールを導入する前に必要なこと
これまでたびたび触れたように、営業の見える化を行うためには、SFAなどのITツールの導入が効果的です。しかし、自社に合う営業ツールを選択し、効果的に運用していくためには、いくつかのポイントをおさえる必要があります。そこでここからは、営業ツールを導入する前に必要なことを解説していきます。
自社の課題やツール導入の目的を明確にする
営業ツールの導入には、「どのような課題を解決したいのか」「どのような目標を達成したいのか」といった目的を明確にすることが大切です。
一口に「営業ツール」と言っても、SFA、CRM、名刺管理アプリなど、その種類は多岐に渡ります。そのため、どのような機能が必要なのかを明確にし、それに沿った機能を持つ製品を選ばなければ、導入のために無駄なコストを費やすことになりかねません。
たとえば、会社としてリモートワークを推進している場合や、外回り中などにも使えるシステムを求める場合には、スマホやタブレットなどのモバイル機器に対応したクラウド型の製品から選ぶことになるでしょう。
マニュアルを整備する
たとえ営業ツールを導入しても、ITスキルを持った一部のメンバーしか使いこなせないのでは、チーム全体で見える化を促進することはできません。そのため、営業ツールを導入する際には、なるべく社員が使いやすい製品を選定した上で、事前にその使い方や運用方法などを記載したマニュアルを整備することが重要です。
また、使い方に不明な点が出たときや、システムにトラブルが生じた際のサポートが充実した企業の製品を選ぶことも重要です。このように社内の誰もが活用できる体制を整えておくことで、スムーズなツール導入や業務の標準化がしやすくなります。
導入後のフローを整理する
ITツールは導入したらそれで終わりではなく、長期にわたって管理・運用していかなければなりません。とりわけ、導入当初は勝手がわからず、何をどうすべきか戸惑ってしまうことも多いでしょう。
こうした問題をなるべく減らすためには、導入する前から、使用時のフローを整理しておくことがカギとなります。導入フローを整理する際のポイントとしては「誰がどの業務に使うのか」「使用上のルール」「ツールの効果測定はどのように行うか」などが挙げられます。
Microsoft Dynamics 365の導入で営業業務の効率向上を
営業の見える化を促進するためにITツールの導入には「Microsoft Dynamics 365」がおすすめです。Microsoft Dynamics 365はクラウド型の統合的ビジネスアプリケーションとして、営業のみならず企業におけるさまざまな活動を支援する機能が充実しています。
なかでも営業活動の効率化に特化した「Microsoft Dynamics 365 Sales」は、膨大な顧客情報の管理をするためのツール「CRM」と、営業の進捗管理や自動化に役立つツール「SFA」両方の機能が搭載されています。
これらの機能を用いることで、CRMにより顧客情報を組織として一元的に管理・活用することが可能になるとともに、SFAで各担当者の営業活動の見える化を促進し、営業活動の標準化や合理化を進めることができます。
まとめ
営業の見える化を行うことで、チーム全体で営業活動の方法を標準化し、人材育成の効率化や、ボトルネックの発見などを通して組織力を強化していくことができます。
見える化を進めるには、ITツールを活用しましょう。Microsoft Dynamics 365は、企業の営業活動の効率化に役立つSFAやCRMなどの機能を含んだ統合的なビジネスアプリケーションです。
営業活動の見える化や効率化に取り組む際には、ぜひ役立ててください。
