営業活動の効率化は、競合他社と差をつけるため、顧客の満足度を高めるためなどさまざまな目的達成につながっていきます。効率化のための手法を理解・導入することは、これからの事業に大きな影響を与えるでしょう。この記事では営業活動の効率化と、そのための具体的手法やツールを紹介します。
営業活動における効率化とは？
営業活動の効率化とは、営業に関するあらゆるプロセスや環境を見直し、より良い状態に改善していくことを意味します。営業活動にはさまざまな要素が含まれているため、1箇所・2箇所を改善しただけでは大きな効果が見込めません。また、営業は技術発展や新たなソリューションの影響を受けやすく、より良いシステムや手法は積極的に取り入れていくことが必要です。そのため定期的に営業活動全体の見直し・改善策の提案を行い、効率化を図ることが重要となっています。
営業活動の最終的な目標は、事業における売上や顧客満足度の上昇です。効率化はただ環境を変えていくだけでなく、目標達成を意識して方向性を調整していくためのものでもあります。働きやすい職場の構築や従業員同士のコミュニケーションを意識した改革などは効率化につながることもありますが、その先の売上アップや顧客のエンゲージメント上昇に貢献できなければ効果が出たとはいえません。
営業活動における効率化を考えるのなら、目標の周知と効果測定を徹底し、営業部門全体で成果を出せるように意識するのがポイントです。
このように、営業活動における効率化にはさまざまな意味があり、それに伴って必要な環境や改善方法は異なります。例えば具体的な効率化の方法には、以下のものが考えられるでしょう。
業務工程の効率化
業務工程そのものを効率化することは、営業活動の改善を目指す際にまず手をつける部分のひとつです。営業の業務工程にはさまざまな要素があり、例えば商談場所への移動、顧客へのアプローチ、資料作成、報告書作成などが当てはまるでしょう。これら全ての業務工程を見直して効率化を図ることが、営業活動を最適化します。
業務工程を改善するには、まず全体の内容を可視化し、具体的なワークフローを客観的に把握することが必要です。常に業務工程が可視化できていれば、無駄な作業を洗い出したり、人員や時間が足りていない業務を発見できたりといったことにつながります。具体的なポイントを絞り込んだ上で効率化を進められるので、間違った方向性での改善や必要な作業を削るなどのミスを防げるのです。
業務工程の見直しから営業活動の効率化を考えるのなら、まずは実際のワークフローの内容を可視化して具体策を提案できる環境を構築しましょう。
業務時間の有効活用
営業活動の効率化のためには、業務時間を有効活用するための工夫も必要となります。働き方改革の影響などで無理な残業や仕事の押し付けは企業価値を下げる理由となっているため、限られた時間内で成果を出す方法を考案していくのが重要です。省略できる業務を見つけたり、従業員の能力に合わせた業務分担を行ったりといった方法で、時間を無駄にしない環境を作るのがポイントになるでしょう。
そのほかにもIT環境を導入して、会社に帰らなくても営業システムにアクセスして業務を行える環境を作ったり、AIやGPS機能などを応用して移動ルートを最適化したりといったことも考えられます。
ITツールの有効利用も範囲に含めて、営業活動を効率化していきましょう。
業務時間にとって負担となっている部分を正確に把握するには、こちらも内容を全て可視化するのがおすすめです。業務ごとに必要時間と実際にかかっている時間を記載し、効率化できる部分を探してみましょう。ポイントは、管理者や上司の独断で業務時間を調整しないことです。必ず現場の声を聞き入れて、実際に業務を行っている人たちの感覚を尊重するようにしましょう。
効率的なスキルアップ
営業活動においては、営業を行う社員の効率的なスキルアップも重要です。個々のスキルアップを進められれば、日々の営業活動から無駄な部分をそれぞれの判断で取り除けます。管理側では気づけない要素をピックアップしてくれるケースも多いので、積極的に営業活動におけるスキルアップは支援していきましょう。
スキルアップのための支援制度としては、関連資格の取得費用や教材の購入費の支給、勉強会・セミナーの開催、社内に蓄積した営業ノウハウの情報共有などが挙げられます。
自社で可能な対応を厳選し、スキルアップと効率化につながる方法を検討してみましょう。
【場面別】営業の効率化ができるツールとは
営業活動を効率化するには、専用のツールを使うこともポイントです。自社が抱えている問題の解決につながるツールを導入できれば、スムーズに効率化を進められるでしょう。以下では、場面別におすすめのツールについて解説します。
オンライン会議
営業活動においては、オンライン会議のためのツールを導入することがおすすめです。コロナ禍の影響で対面が難しい情勢が続くため、オンライン環境を活用した営業および会議は今後も必要になると予想されます。そのためオンライン会議ツールを導入して、社内にネット経由で会議ができる専用の環境を構築しておきましょう。
オンライン会議ツールとして展開しているサービスは多数ありますが、なかでもMicrosoftが提供する「Teams」はおすすめです。Teamsは会議、チャット、通話、共同作業といったさまざまなシステムがひとつになったツールで、簡単にオンライン会議をはじめとしたコミュニケーションを取れます。
Officeとの互換性があり、Word、PowerPoint、Excelといったファイルを共有して同時に編集作業が可能です。ビデオ会議機能もあるため、顔を見ながらの的確なコミュニケーションが取れます。そのほか、関連するデータの一元管理も可能なので、Teamsに営業資料や情報をまとめておくことで効率良く業務が進められるでしょう。
名刺管理効率化
営業活動の効率化には、名刺管理ツールの導入も重要です。顧客となる企業・個人の名刺を管理して、いつでも情報として活用できる環境を構築することは、営業の効率化につながります。物理的な紙の名刺だけでなく、メールや問い合わせフォームによって取得した情報もまとめることで、より広い範囲にアプローチをかけられるのでおすすめです。
名刺管理の効率化ツールを利用するなら、「Sansan」がおすすめです。社内の名刺を一括管理できる機能に加えて、名刺データをクラウド化して共有、営業をしている顧客情報の詳細管理を行うことも可能です。顧客データを社内の各部門に連携できるので、会社全体からのサポートを受けて営業活動を進められるでしょう。
顧客管理効率化
顧客管理を徹底的に効率化することも、営業活動をスムーズにするきっかけになります。顧客情報を収集することは営業の基本ですが、ただ集めた情報をデータとして蓄積しているだけでは、その後の有効活用につながりません。リード顧客の選定や顧客をセグメントごとに分けるなど、ツールを使って管理方法を効率化することがおすすめです。
顧客管理の効率化を目指すのなら、「Dynamics 365 CRM」の導入を検討してみましょう。Dynamics 365 CRMはMicrosoftが提供するCRM（顧客管理）ツールで、リード顧客の進捗追跡や潜在的な営業利益の確認など、専門的な機能を使って営業をサポートします。進行中の取引を一画面で管理したり、顧客のニーズに合わせて対応を変更したりといった利便性の高いシステムが備わっているので、さまざまな角度から営業活動の効率化を実現できるでしょう。
またTeamsとの連携も可能であり、営業活動から顧客管理までを総合的に効率化できる点も魅力的なポイントです。
まとめ
営業活動を効率化することは、売上アップや顧客との良好な関係構築など、さまざまなメリットにつながります。この機会に営業活動の効率化を実現できるように、具体的な施策の導入やツールの活用を検討してみてください。
営業活動の効率化を目指すのなら、「Dynamics 365 CRM」の導入が特におすすめです。顧客管理を効率化しつつ営業活動をサポートできる機能が備わっているので、ぜひ事業に活用してみましょう。
