Dynamics 365は貿易業務のバックオフィスにも利便性の高いツールです。Dynamics 365とはそもそもどのようなツールなのか、なぜ貿易業務に利便性が高いのか、どのように導入すればよいのか、などについて解説します。
そもそもDynamics 365とは？
Dynamics 365とは、Microsoft が提供しているビジネス用のアプリケーションです。Dynamics 365は、営業やマーケティングをはじめとした企業活動を効率的に行うために必要な業務システムを提供しています。Dynamics 365は、CRMやERP、SFAなど幅広くカバーし、企業の生産性向上や業務効率化をサポートしています。
またDynamics 365の強みの1つとして、Office製品との簡単な連携が可能な点が挙げられます。Microsoftのアカウントがあれば、そのアカウントで複数のMicrosoftの製品を利用することはもちろん、さらに連携もできるということです。
Outlookの予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPointなどのドキュメントを一元管理することも可能です。Dynamics 365は世界中のさまざまな企業で導入されていて、業務効率化のためのツールとしては定番になっています。
今日では、それぞれの企業が独自の形でカスタマイズしながら、Dynamics 365を利用しています。プログラミングなしでカスタマイズ可能なので自社の担当者がカスタマイズするケースが多いですが、本格的なカスタマイズを行う場合は業者の支援を受けてプログラミングすることも可能です。
さらにMicrosoftはDynamics 365の改良に力を入れているので、今後はより一層利便性の高いツールに進化していく可能性が高いでしょう。具体的にはAIやAR（拡張現実）の技術を導入していて、最新の技術が反映されています。
Dynamics 365の代表的なアプリ
Dynamics 365の代表的なアプリとして、Dynamics 365 for Marketing、Dynamics 365 for Sales、Finance and Operationsなどが挙げられます。Dynamics 365 for Marketingは、顧客をさまざまな視点から理解し、見込み顧客の獲得につなげるアプリケーションです。
メールやWebサイトにおけるキャンペーン、イベントなどのマルチチャネルにより、潜在顧客一人ひとりに対してカスタマイズした顧客体験を実施できます。
またSalesやOffice 365ツールを併用することで、営業チーム間での情報共有・連携やプロセスの共有が可能になります。フォローアップが自動化されるため、各潜在顧客の進捗状況を追うことも容易です。
顧客インサイトや追跡機能により、効果の高いマーケティング活動を自動的に特定。成果をレポートにまとめて視覚的にも確認しやすくなり、よりスマートに次の施策に取り組むことができます。
Dynamics 365 for Salesは、顧客情報と営業案件情報の一元管理が可能です。見込み顧客のデータを基にスコアリングし、AIの予測分析によって営業担当者が次のアクションをとりやすくなります。
Office 365やLinkedInのデータベースと連携するので、顧客の優先順位付けも容易です。営業担当者はより本質的な業務へ集中できるので、適切なタイミングで見込み顧客を獲得していけるようになります。
またOutlookやExcel、Skypeといった使い慣れたツールとの連携により、細々とした事務作業を自動化し、生産性の向上が期待できます。
Finance and Operationsは、営業支援やプロジェクト管理を行うツールです。Office 365単体で営業支援に使われるERPの機能やプロジェクト管理ツールの役割を果たしていて、なおかつほかのMicrosoftのツールと連携させることも可能です。
Office 365で幅広い業務を行うようになれば、人間の作業負担を大幅に短縮することができます。
貿易業務における課題とは
Office 365は幅広い業界の企業で利用されています。事務や営業がある企業にとってはOffice 365の導入価値があるので、ほぼすべての企業と言っても過言ではないでしょう。そしてOffice 365による大幅な業務効率化を狙える業務として、貿易業務が挙げられます。
なぜなら貿易業務には現状課題があり、業務に非効率な面が見られるケースが多いからです。具体的な貿易業務における主な課題としては、業務の属人化や貿易手続きの問題などが挙げられます。
海外取引の割合が多くない場合は、貿易に関する専門的な知識を持った特定の担当者のみでExcelやマクロ機能を活用して貿易業務を管理することができます。Excelで貿易業務に関するデータを管理し、販売管理システムに手作業でExcelのデータを再入力して一元管理するケースもあります。
しかしこれだと手間がかかることはもちろん、詳管理内容は特定の管理担当者しか正確に理解できていないことがほとんどです。属人化と業務の非効率という問題が同時に発生してしまいます。
この状態ではシステム化が難しく、ほかのツールとの連携も担当者にのみゆだねられることになります。事業拡大すれば既存のシステム、人員では間に合わなくなるでしょう。その際に簡易ツールによる属人管理だとどうしても業務がパンクしてしまうのです。
バックオフィスをサポートする貿易業務向けテンプレート
上記のような貿易業務の課題を解決するのにおすすめなのがバックオフィスをサポートする貿易業務向けテンプレートです。具体的にはSYSCOMが提供する貿易ドキュメントテンプレートになります。
テンプレートでできることとしては、受注伝票選択、輸出入項目設定、ドキュメント出力、購買発注伝票選択などです。これらの業務を、システムに入力するだけで簡単に実現できます。
まとめ
貿易業務のバックオフィスにはOffice 365が役立ちます。Office 365の機能は幅広く、またMicrosoftのほかのツールとの連携も可能です。導入に際してはテンプレートを使用するとスムーズです。
