営業などフロント部門を支えるバックオフィス業務の効率化を目指すためには、どうすればよいでしょうか。本記事では、バックオフィス業務の概要や主な仕事、抱えている課題について解説します。また、業務効率化することで得られるメリットを理解した上で、効率化に向けた重要なポイントを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
バックオフィス業務とは？
「バックオフィス業務」とは何となくイメージがわかるものの、明確に答えるのは難しいかもしれません。ここではまず、具体的にどのような業務なのかを解説します。
バックオフィス業務に該当する職種
そもそも「バックオフィス」とは、「後方支援」といった意味合いがあります。バックオフィス業務は、営業部隊のようなフロント部門を後方で支えるものの、直接目に見えるような利益を生み出すことのない業務を指します。日本企業においては例えば、「人事」や「労務」「総務」「経理」「財務」といった職種がこれに該当するでしょう。
バックオフィス業務が重要な理由
バックオフィス業務を大きくカテゴリー分けすると、いわゆる事務や会計に関わる機能と考えられます。しかし、バックオフィス業務は直接的に利益を生み出さないにもかかわらず、社内の業務として重視される傾向にあります。その理由として、企業の経営活動の土台となり、事業の状況を管理しているからでしょう。もし企業がフロント部門ばかりで、バックオフィス業務に携わる人がいなければ、フロント部門で得られた収益を管理できなくなり、円滑な企業活動を望めなくなる可能性があります。
バックオフィス業務が抱える課題
ただ、バックオフィス業務がスムーズにいかず、課題を抱えている企業も多くあります。ここでは、よくありがちな課題について、3つ解説します。
アナログ作業が多い
まず、事務や会計に関わるバックオフィス業務では、アナログ作業、特に紙での処理に頼りがちです。昨今は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進のため、これまでアナログで行ってきた業務をデジタル化し、効率化を図ろうとする企業が増えています。しかし、紙で処理してきた業務をデジタル化するためには、経営層を巻き込み、社内関連部署に理解や協力を得た上で、初期投資が不可欠です。そのため、こうしたハードルをクリアできず、いまだに紙で作業や処理をしている企業も多く存在しています。特に、社内のネットワーク上でやり取りできるような作業であっても、「いったん紙で印刷しなければならない」あるいは「ハンコが必要」など、紙やハンコ文化が根強く残っていれば、アナログからの早期脱却は困難でしょう。
また、紙ではなく、PCを使ってデータ処理をしていたとしても、毎日定型的な単純作業を手作業でしていれば、決して効率が良いとは言えません。RPAなど自動化できるツールを導入すれば、日々発生する同じような作業はあらかじめプログラミングされたロボットが担ってくれるため、従業員はより生産性の高い業務へ専念できるようになります。
人手が不足している
バックオフィス業務は、売上や利益に直結しない業務のため、人件費に対するパフォーマンス（効果）が見えにくいのも事実です。そのため、フロント部門と比べ、担当者の人員数が抑えられる傾向にあります。しかし、重要なポストであることは変わりなく、少人数で多くの業務をこなさなければなりません。前述したように、人手不足にもかかわらずアナログで作業していたり、何でも手作業で処理していたりすると、勤務時間が延びがちになるデメリットも考えられます。
業務の属人化が発生する
フロント部門を支えるバックオフィス業務では、専門性を求められる知識や対応方法が多く、経験値も重視されやすい特徴があります。加えて異動が少なく、担当替えもあまりされにくいため、業務は属人化され、担当者が同じ業務を長く続ける結果になりやすいでしょう。
そのため、ひとたび担当者が病気や育児、介護などで休職したり、離職したりすると、他の担当者への引き継ぎに支障が生じ、業務が回らなくなるといったリスクにも注意が必要です。
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィス業務には多くの課題があるものの、それらを効率化することで、多くのメリットも生まれます。ここでは効率化による代表的な3つのメリットを解説しましょう。
人件費の削減につながる
従来、アナログな方法で作業していた箇所について、RPAツールなどを導入し自動化すると、これまでより多くの作業をこなせるようになります。しかもそれらはコンピューター内のロボットが担ってくれるため、人件費を削減できるのが大きな魅力です。従業員がこなさなければならない業務工程はおのずと減るため、注力すべき業務に手厚く配置できるようにもなります。
さらにデジタル推進のファーストステップともいえるペーパーレス化に取り組むと、単純に紙のコストや印刷費を減らせるでしょう。地球環境に優しく、企業イメージアップにつながるメリットも考えられます。
生産性が向上する
ツールなどを活用し、業務を効率化すると、従業員のリソースは大きく削減できます。手が空いた従業員はより創造的な仕事へシフトできるため、新たなビジネスモデルを立ち上げるなどの余裕も出てくるでしょう。つまり、企業全体の生産性が高まり、経営基盤をより固められるようになります。
また、業務効率化は職場環境の改善にもつながります。長時間労働が減りワークライフバランスが実現できると、働きやすい環境が整い、従業員の離職率を下げられるでしょう。
脱属人化や残業の改善につながる
前述したように、バックオフィス業務は、専門的な知識や実務経験を求められるケースがよくあるため、限られた担当者しか業務を回せないといった事態になりがちです。いざというときに業務を滞りなく行えるようにするためには、ツールなどを導入し、知識がなくても簡単に処理できるようにすることも一案でしょう。属人化から脱却することで、万が一担当者が休職や退職する際にも、慌てずに引き継ぎできるメリットもあります。
バックオフィス業務を効率化する方法
バックオフィス業務を効率化するためには、会社によってさまざまな方法が考えられるものの、基本となるポイントを押さえることは重要です。
ここでは主に2つのポイントに絞って紹介します。
アウトソーシングを積極的に活用する
一般的な事務業務については、アウトソーシングを活用する方が、より効率的になる場合もあります。自社の従業員に研修を受けさせたり、実務経験を積ませたりする方法では、一定の時間や手間が必要になるからです。アウトソーシングを利用しながら、より専門的な業務に自社の従業員リソースを集中的に当てられるようになるのも利点です。アウトソーシング利用には定期的なコストがかかるものの、必要な業務に限って委託できるので、無駄が発生しにくくなります。総じて見れば、人件費のコスト軽減につながり、生産性を高められるでしょう。
ツールを導入する
昨今は、業務効率化を実現するためのさまざまなツールが存在します。AIやIoTといった最新のデジタル技術を用い、単純作業はツールによる自動化を進められるので、積極的に活用するとよいでしょう。手作業では避けられなかったヒューマンエラーやケアレスミスもなくなることから、高い品質の業務改善につながります。
自社に合ったツールを選ぶ際には、まず効率化したい業務を洗い出し、リストアップすることが重要です。全体的なデジタル化を見据えながら、まず単純な作業の自動化からスモールスタートで進めると、周囲の理解も得られやすいためおすすめです。
バックオフィスの効率化には Microsoft Dynamics 365 がおすすめ
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