「Officeのサポート終了期限が迫っている」、「最新版のOfficeを使いたい」などの理由で、インストール版のOfficeからクラウド版の「Microsoft 365」への移行を考える個人や企業が増えています。そこで本記事では、Microsoft 365の基本情報やインストール版との違いなどをまとめました。
Microsoft 365とは？
「Microsoft 365」とは、WordやExcelといったOfficeのアプリケーションだけでなく、オンラインストレージやファイルの共有機能など、Microsoftが提供する便利なサービスをまとめて利用できるようにした法人向けのクラウドサービスのことです。従来のOfficeは、一度購入するとサポート終了まで永続的に利用できる「買い切り型」で販売されていました。一方のMicrosoft 365は、年間払いまたは月額払いで利用する「サブスクリプション型」の契約形態を採用しているのが特徴です。
Microsoft 365ではファイルをクラウド上に保存しておけるため、ネット環境があれば外出先からでもファイルを編集したり、複数のユーザーが同時に同じファイルを管理したりもできます。
Microsoft 365は以前「Office 365」の名称で展開されていましたが、大企業向けの一部サービスを除き、2020年4月から現在の名称に変更されました。それと同時に従来のOffice 365よりもAI機能やストレージが拡張され、文書やデザインの作成に役立つスマートアシスタンス機能などが利用できるようになっています。
クラウド版とインストール版との違い
Officeのクラウド版であるMicrosoft 365と、これまでのインストール版のOfficeとは、具体的に何が違うのでしょうか。それぞれの詳しい特徴をみていきましょう。
クラウド版の特徴
前述のとおりMicrosoft 365はクラウドサービスですので、複数のデバイスで同時に利用できます。WindowsのPCはもちろん、Mac、Androidのスマートフォン、iPhoneやiPadといったiOS搭載の端末でも利用可能です。
一度限りの支払いでライセンスが永続するインストール版に対し、Microsoft 365は年間または月々で料金を支払うサブスクリプション契約です。このため、インストール版よりも購入時の初期費用を抑えられるほか、利用者の都合に合わせて柔軟に解約することもできます。
1人のユーザーが同時にサインインできるデバイスの数は、「Microsoft 365 Business Standard」であれば最大5台までです。
通常、Officeは2～3年ごとにバージョンアップが行われ、最短10年程度で古いバージョンのサポート期間が終了します。サポートが終了したバージョンはセキュリティの更新などができなくなるため、安全性を確保するためには新しいバージョンを購入する必要がありました。
しかし、Microsoft 365なら常に最新バージョンのOfficeを利用できるので、サポート切れに伴う買い替えの心配がいらないのが特徴です。
さらにインストール版のOfficeにないサービスとして、ユーザー1人当たり1TB分のクラウドストレージ「OneDrive」も付いています。これはノートパソコンに内蔵されているハードディスクの容量に匹敵し、大量のデータを保存することが可能です。
作業中のファイルをクラウド上に保存しておけば、オフィスにいる時だけでなく移動中や自宅でもドキュメントの確認や編集ができるため、業務の効率化やテレワークにも役立つでしょう。
インストール版の特徴
サブスクリプション契約のMicrosoft 365に対し、従来のOfficeは一度購入すればずっと利用できるインストール版が主流でした。インストール版のOfficeには、購入時からパソコンに搭載されているプレインストール版と、家電量販店やオンラインショップなどでライセンスを購入し、プロダクトキーを入力すると自動的にインストールされるパッケージ版の2種類があります。
プレインストール版はパソコンが壊れるとOfficeも使えなくなってしまいますが、パッケージ版は1人のユーザーが2台のパソコンで利用できるほか、パソコンが壊れたとしてもプロダクトキーがあれば別のパソコンで利用できるのが特徴です。
ただし、インストール版のOfficeは最新バージョンが発売されてもアップグレードできないため、最新版を使うためには新たにライセンスを購入しなければなりません。
クラウド版か、インストール版か、どちらがいい？
クラウド版もインストール版もそれぞれに長所があります。どちらを選ぶか迷う時には、以下のポイントを参考にしてみてください。
【クラウド版をおすすめする人】
- 業務でOfficeのアプリやサービスを使用する機会が多い
- テレワークで業務を効率化したい
- サポート終了に伴う買い替えに手間とコストかけたくない
- 初期費用を抑えたい
【インストール版をおすすめする人】
- WordやExcelなど基本的なアプリしか使わない
- オフライン環境でしか使えなくても構わない
Officeのプラン一覧
Officeを活用するにはクラウド版とインストール版の2種類があることを説明してきましたが、Microsoft 365だけでも、使いたい機能や利用者の数に応じて様々なプランが用意されています。そこでここからは、「個人・家庭向け」、「中小・ベンチャー企業向け」、「大企業向け」に分けて最適なOfficeのプランを紹介します。
個人・家庭向けOffice
まずは、個人の消費者や家庭向けのOfficeのプランをみていきましょう。
【Microsoft 365 Personal（旧）Office 365 Solo】
「Microsoft 365 Personal」は、個人の消費者や家庭向けに展開されている1人用のMicrosoft 365です。WordやExcel、PowerPoint、Outlook、OneNoteなどのOfficeアプリを常に最新のバージョンで利用できるほか、1TB分のクラウドストレージサービスOneDrive、テレビ電話のSkype、メールとファイルを保護する高度なセキュリティがサービスとして含まれます。
利用料金は年間プランが12,984円、月額プランが1,284円です。
【Office Home & Business 2019】
「Office Home & Business 2019」は、Officeを家庭とビジネスの両方で使用したい人向けのプランです。買い切りタイプの永続ライセンスで、料金は37,584円です。1人のユーザーはWindows PCまたはMac2台までOfficeをインストールして利用できます。対象となるアプリは、Word、Excel、PowerPoint、Outlookの4種類です。
【Office Personal 2019】
「Office Personal 2019」は、個人向けに展開されている永続ライセンス版のOfficeです。利用できるアプリはWord、Excel、Outlookの3種類、1人のユーザーがOfficeをインストールできるのはWindowsのPC2台までで、こちらはMacにはインストールができなくなっています。Office Home & Business 2019と同様の買い切りタイプで、料金は32,184円です。
中小・ベンチャー企業向けMicrosoft 365
利用者が300人以下であれば、中小・ベンチャー企業向けに用意された以下のプランがおすすめです。
【Microsoft 365 Business Basic（旧 Office 365 Business Essentials）】
「Microsoft 365 Business Basic」は、法人向けのMicrosoft 365の中では最もシンプルなプランです。デスクトップにインストールするタイプのOfficeアプリは含まれておらず、利用できるのはWeb版およびモバイル版のOfficeアプリのみです。そのほか、ファイルの保存や共有ができるクラウドストレージOneDrive、法人メールと予定表の管理ができるExchange、ファイルの管理や部署ごとにポータルサイトを作成できるSharePoint、通話・チャット・テレビ会議などの機能を集約したMicrosoft Teamsなどのサービスが利用できます。利用料金は年間契約の場合、1ヶ月当たり税別540円です。
【Microsoft 365 Business Standard（旧 Office 365 Business Premium）】
「Microsoft 365 Business Standard」は、中小・ベンチャー向けのMicrosoft 365の中ではスタンダートなプランです。
Exchange、OneDrive、SharePoint、Microsoft Teamsなど、Microsoft 365 Business Basicがカバーするクラウドサービスに加え、Word、Excel、Outlook、PowerPoint、Publisher（Windowsのみ）、Access（Windowsのみ）が利用できます。料金は年間契約で1ヶ月当たり税別1,360円です。
【Microsoft 365 Business Premium】
「Microsoft 365 Business Premium」は、Microsoft 365 Business Standardのワンランク上に位置付けられたプランです。Microsoft 365 Business StandardでカバーしているOfficeのアプリとクラウドサービスに加え、会社の情報をサイバー脅威から守る高度なセキュリティ対策と、パソコンやモバイル端末を管理するための機能が付いています。利用料金は年間契約で1ヶ月当たり税別2,180円です。
【Microsoft 365 Apps for business（旧Office 365 Business）】
「Microsoft 365 Apps for business」は、OfficeアプリにクラウドストレージOneDriveが付いたプランです。法人メールや社内でのファイル共有サービスなどは利用できませんが、Officeファイルをクラウド上に保存する必要のある場合に最適なプランといえます。料金は年間契約で1ヶ月当たり税別900円です。
大企業向けMicrosoft 365
利用者が300人以上いる大企業であれば、以下のプランが最適です。
【Microsoft 365 Apps for enterprise（旧Office 365 ProPlus）】
「Microsoft 365 Apps for enterprise」には、Officeのアプリとクラウドサービスが含まれており、社内のメンバーとリアルタイムでファイルを作業することができます。ただし法人メールは含まれていません。利用料金は年間契約で1ヶ月当たり税別1,300円です。
【Office 365 E1】
「Office 365 E1」は、法人メールが使えるOutlook、ファイルの保存と共有ができるSharePoint、クラウドストレージOneDriveなど法人向けのサービスが含まれていますが、Officeのアプリを利用できないのが特徴です。利用料金は年間契約で1ヶ月当たり税別870円です。
【Office 365 E3】
「Office 365 E3」は、Microsoft 365 Apps for enterpriseとOffice 365 E1で使える全てのOfficeのアプリとクラウドサービスのほか、セキュリティやコンプライアンスの機能を備えています。利用料金は年間契約で1ヶ月当たり税別2,170円です。
【Office 365 E5】
「Office 365 E5」は、Office 365 E3 に含まれる全てのOfficeのアプリとクラウドサービスのほか、通話・チャット・Web会議ができるMicrosoft Teams、仕事の生産性に関する高度な分析機能、サイバー脅威対策機能などが利用できるプランです。利用料金は年間契約で1ヶ月当たり税別3,810円です。
ビジネスにおいて、Microsoft社のofficeシリーズは定番的な地位を占めていますが、従来の買い切り方からサブスクリプション方式の移行が進み、コストやセキュリティの面でのメリットを享受しやすくなりました。
展開しているMicrosoft社のofficeシリーズについて、その特徴やプランをご紹介させていただきました。ラインナップも豊富で、状況に応じたプランが選べますので、あなたにとって最適な選択のためのご参考になれば幸いです。
まとめ
Microsoft 365は、Officeアプリを年間もしくは月単位で契約できるのが特徴です。従来の買い切り版とは異なり、常に最新バージョンのOfficeが利用できます。ファイルをクラウド上で管理できるため、テレワークを導入したい個人や企業の方などはMicrosoft 365を検討してみてはいかがでしょうか。
