今回はExchange Onlineのパブリックフォルダについて紹介します。
一般的にパブリックフォルダとしてファイル共有システムでの利用をイメージいますが、クラウドサービスとしてメールシステムを提供するExchange Onlineではどのようなパブリックフォルダを提供しているのでしょうか？
Exchange Onlineのパブリックフォルダを活用することで情報共有力やコミュニケーション力を高められるので、その機能にぜひ注目してください。
Exchange Onlineのパブリックフォルダとは？
Exchange Onlineで提供されているパブリックフォルダとは、各ユーザーの共有アクセスのために設計された、情報を集約/整理し複数ユーザーで情報を効率的に共有するための機能です。
各ユーザーはOutlook ですべての階層構造を表示し、目的の情報へ容易にアクセスすることができます。
パブリックフォルダ使用上の注意点
主に情報共有目的で使用されるパブリックフォルダですが、以下のような用途で使用しないよう注意が必要です。
- データアーカイブ…メールボックスの上限を設定している場合、ユーザーはメールのアーカイブ先としてパブリックフォルダを利用することがあります。こうした使用方法は、パブリックフォルダの格納域を圧迫し、メールボックス制限の目的を失います。メールをアーカイブしたい場合は、Exchange Onlineのインプレースアーカイブ機能を使用することをお勧めします。
- ドキュメント共有及びコラボレーション…パブリックフォルダでは、ドキュメントの内容変更通知や、バージョン管理といった管理機能を提供していません。従って、ドキュメント共有ソリューションとしてSharePoint Onlineが必要となります。
Exchange Onlineではパブリックフォルダを始め様々な機能を提供していますが、各機能には設計された目的がしっかりと存在します。それらの目的に沿った利用方法を取ると、効率的かつ正確な情報管理が可能です。
Exchange Onlineのパブリックフォルダで出来ること
ファイルを階層(ツリー)構造で自動的に編成
パブリックフォルダに保存されたコンテンツは自動的に編成され、階層構造によってファイルを分類します。普段ファイルエクスプローラーを使用しているような感覚でファイルを参照できるため、ユーザーは迷わす目的の情報を閲覧することができます。
Outlookアイテムを共有
会議やイベントなどの予定表、名前や職場など含む連絡先リスト、プロジェクトにおける各メンバーの進捗情報など、パブリックフォルダではOutlookの各アイテムをユーザー同士で共有することができます。
ファイルを共有
また、Outlookアイテムに限らず通常のファイルを共有することも可能です。ただし、前述の通りバージョン管理などの管理機能は提供していないので、パブリックフォルダを中心にファイル管理を行うことは避けましょう。
メールを自動でパブリックフォルダに追加
パブリックフォルダではメールを有効にし、配信グループのメンバーとして設定することで、そのグループに送信されるメールは後で参照できるよう自動的にパブリックフォルダに共有されます。
パブリックフォルダの活用シーン
重要メールを自動的に共有してプロジェクト促進
チームの情報管理力を強め、プロジェクト促進を実施するためには迅速な情報共有が大切です。特に、プロジェクトに関係する重要メールについて随時共有する必要があります。
Exchange Onlineのパルブリックフォルダを活用すれば、重要メールをわざわざチームに転送する必要はありません。
配信グループを設定することで、重要メールはパブリックフォルダへ自動的に保存されます。これによりメールの共有力を高め、プロジェクト促進に大きく貢献します。
様々なOutlookアイテムを共有してチーム情報を管理
パブリックフォルダでは前述したように、Outlookの様々なアイテムを共有することも可能です。従って管理者だけでなくチームメンバーも他メンバーのスケジュール等を確認することができ、コミュニケーションコストを最小限に抑えることができます。
チームのファイル管理として使用
また、チーム内の一時的なファイル管理として使用可能です。パブリックフォルダを利用することでプロジェクトに重要なファイルを簡単に共有することができるので、さらに情報共有力が高まります。
Office 365でさらに高い利便性を
Exchange Onlineではパブリックフォルダ以外にも、インプレースアーカイブや50GBの大容量メールボックスなど様々な機能を提供しています。
このためExchange Online単体での導入でも大きなメリットのあるサービスですが、実はOffice 365として導入することでさらに高い利便性を発揮するのです。
Office 365とは
Office 365とはExchange Onlineを始め、ファイル/情報共有スペースを提供するSharePoint Online、無料のオンライン会議を提供するSkype for Businessなど、複数のクラウドサービスを包括的に提供するグループウェアサービスです。
Microsoftが提供していることから、ビジネスマンが普段から使い慣れているインターフェースを利用でき、かつクラウドサービスとして提供されているのでシステム管理者の業務負担を軽減するなど、様々な導入効果を持ちます。
Exchange OnlineをOffice 365の一つとして導入することで、SharePoint Onlineなどその他のサービスと連携の取れた環境を構築することができます。
例えばメールに添付されたファイルに対しチームメンバーでの共同作業やOutlookからオンライン会議を設定するなど、様々な連携効果があるのです。
こうすることで、Exchange Online並びにOffice 365全体の利便性が高まり、より快適な情報共有やコミュニケーション環境を整えることができます。
もっと見る：「Office365 とは」
Officeアプリケーションまで利用できる
Office 365では7つのプランが提供されており、ユーザーは自社のシステム環境やニーズによって最適なプランを選ぶことができます。
その内いくつかのプランでは、ExcelやPowerPointなど業務上不可欠なOfficeアプリケーションまで提供しているのです。
また、ライセンス型ではなくサブスクリプション型として提供しているので、ライセンスの再購入が必要なくユーザーは常に最新のOfficeアプリケーションを使用することができます。
まとめ
いかがでしょうか？今回はExchange Onlineのパブリックフォルダやその特徴、Office 365として導入することでのメリットなどについて紹介しました。
もちろんExchange Onlineの利便性を高めている機能はパブリックフォルダだけではないので、その他の機能についてもぜひ注目していただきたいと思います。
メールシステムによる情報共有力を高めるためにも、Exchange Online並びにOffice 365の導入をぜひご検討ください。
