2020年の新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、テレワーク導入を本格的に検討する企業が増えてきました。その導入に欠かせないのは、コミュニケーションツールです。この記事では、Microsoftの2大コミュニケーションツール、Microsoft TeamsとSkype for Businessの違いについて解説します。
Microsoft TeamsとSkype for Businessの特徴
これからの時代で、スタンダードな働き方になりつつあるテレワーク。このテレワークには、チャットやビデオ通話を可能にする、コミュニケーションツールが欠かせません。ここでは、Microsoftが提供しているコミュニケーションツール「Microsoft Teams」と「Skype for Business」それぞれの特徴を解説していきます。
Microsoft Teamsの特徴
Microsoft Teamsは、Officeアプリのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれるグループウェアの一つです。チャットや音声通話、ビデオ通話、テレビ会議、ファイルの共有、スケジュール管理など、テレワークに必要な機能が完備されており、WordやExcelなどのOfficeアプリとの連携もできます。
Microsoft Teamsは、Microsoft 365の法人向けプランを契約すると使えるようになりますが、単体でも、無料アプリとして利用することは可能です。ただし、この無料版では、ストレージの容量やテレビ会議のレコーディングといった機能が制限されています。
Microsoft Teamsでは、プロジェクトごとやタスクごとなど、目的に応じてチャネルを作成し、参加メンバーを指定できるので、効率的なコミュニケーションが可能です。
Skype for Businessの特徴
ビデオ通話やチャット用の無料コミュニケーションツール「Skype」は有名ですが、その法人版が「Skype for Business」です。Skype for BusinessもMicrosoft Teamsと同様、Microsoft 365に含まれるサービスの一つであり、Microsoft 365の法人向けプランに契約すると、利用できるようになります。
個人向けの無料版Skypeと異なり、Skype for Businessはビジネスシーンにおける利用を想定して、サービスが設計されています。例えば、Skypeのビデオ会議に参加できるのは最大で50人までなのに対し、Skype for Businessでは最大250人まで参加できます。
さらに、セキュリティの安全性も大きく異なります。Skype for Businessでは通信相手を、特定の組織内に限定したり、指定したドメインのみに指定したりが可能です。その他、ログイン時にIDとパスワードの入力だけでなく、二段階認証を採用しているため、アカウントの乗っ取りを防止することができます。
なお、Skype for Businessは、2021年7月31日にサービス提供を終了することが決まっており、利用者は2021年8月以降、Microsoft Teamsに移行することになります。
Microsoft TeamsとSkype for Businessの違いとは
法人向けのMicrosoft 365を契約すれば、Microsoft TeamsもSkype for Businessも両方使えるようになります。そうなると、どちらのツールを活用すべきか迷ってしまう企業も多いでしょう。そこでここからは、両者の違いを、機能や価格などの項目別に明確化することから、整理してみましょう。
会話形式
会話形式に関する両者の違いは、Skype for BusinessはIM（インスタントメッセージ）を使用し、Microsoft Teamsではチャットを利用する点です。どちらもリアルタイムでメッセージを受送信でき、メールよりも手軽で電話よりも早く情報共有できることに違いはありませんが、以下のように基礎的な設計思想が異なっているため、共有できる人数などに差がでます。
まずMicrosoft Teamsが採用しているチャットは、専用のスペースを用意し、その中で不特定多数のメンバーと同時に話題を共有するために、開発された形式です。2020年6月のアップデートで、Microsoft Teamsでは、最大300人がチャットを行い、情報を共有しながら、Web上で会議を展開できるようになりました。
![[Surface]だから、Microsoft 365にはSurfaceなのか](https://www.cloud-for-all.com/hubfs/m365/images/cta_images/cta-middle-microsoft-365-has-surface.png "[Surface]だから、Microsoft 365にはSurfaceなのか")
それに対して、Skype for Businessのインスタントメッセージとは、本来、「一対一」での対話を目的に作られた形式です。現在では、複数人でのやり取りもできるよう、機能が拡張されてきてはいます。ただSkype for Businessで、このインスタントメッセージを共有できるのは250人までとなっており、Microsoft Teamsに比べるとやや少なめです。
スレッド機能
Microsoft Teamsにはスレッド機能が導入されていますが、Skype for Businessではスレッド機能が使えません。これも大きな違いです。
グループ内の会話においては通常、投稿が増えるたびに古い投稿が流されてしまいます。会話の内容を見直したくても、複数の話題についての投稿が入り混じっているため、会話の流れを把握するのは困難です。
そこで便利なのがスレッド機能です。チャットスレッドを立てれば、一連のメッセージの返信をグループ化できるので、後から参加した人でも、会話の流れを追えるようになります。
ファイル受け渡し
どちらのツールでも、参加メンバーにファイルを転送することはできます。しかし、Skype for Businessには、ファイルの共有機能がありません。つまり、メンバーと共有したいファイルを、一人ひとりに送信する必要があります。
その点、Microsoft Teamsでは、チャット中のスレッド上へ、複数のファイルを一度にアップロードできるので、メンバーとスムーズに共有可能です。
もし間違えてファイルを削除してしまっても、ファイルタブから「SharePoint」にアクセスし、ごみ箱フォルダから復元できるので安心です。
ビデオ会議
どちらのツールも、ビデオ会議の録画や背景のぼかし、ユーザー登録なしでの参加、ウェブブラウザからの参加、に対応しています。
背景のぼかし機能は、テレワークでの会議中、自室の様子を見せたくない場合に便利です。また、背景のカスタマイズもできます。この機能は「カスタム背景」や「バーチャル背景」ともいわれ、自分の好きな画像を設定できるので、部屋が散らかっている時や見せたくない物があるとき、プライバシーを保護するのに便利です。面接や商談、チームでのミーティングなど、シーンに合わせた雰囲気の背景を設定することもできます。
Microsoft TeamsとSkype for Businessのビデオ会議機能で異なるのは、会議に参加できる人数です。先述しましたがMicrosoft Teamsは300人まで、Skype for Businessは250人まで可能です。さらにMicrosoft Teamsでは、最大49人（7×7）の会議参加者を、一画面で表示させることができるようになりました。
画面の共有
Microsoft TeamsもSkype for Businessも、ビデオ通話の際にデスクトップ画面や特定のウィンドウを共有できます。ファイルやアプリを表示しながら話し合いができるので、アイデアをより具体的に伝えることが可能です。
それに加えMicrosoft Teamsでは、「ホワイトボード」機能が利用できます。文字や図形をその場で描きながら説明できるのはもちろん、同じのボードを参加者共同で編集することができます。言葉だけでは説明が難しいテーマについても、参加者同士がイメージを提示し合いながら、認識を擦り合わせていくことができるでしょう。
共同作業
Microsoft Teamsでは、アップロードしたファイルの編集を許可することで、他のメンバーと共同でそのファイルを直接編集したり、管理したり、できるようになります。編集に際してコメントを残す機能や、編集中のファイルに関するチャットを開く機能なども完備されています。そのため、誰か一人が編集するたびに、メールなどで他のメンバーに確認を取る必要はありません。
もちろん、直接編集する以外にも、ファイルのダウンロード後にMicrosoft Officeのアプリなどで編集することも可能です。さまざまな状況に応じた編集・管理方法を選ぶことで、業務効率は一段と向上するでしょう。
メンバーの管理
Microsoft Teamsでは、特定のチームごとに、メンバーと管理者を選定できます。「管理者」ステータスは基本的には、そのチームを作成したユーザーに割り当てられます。管理者は、新たなメンバーをそのチームに追加したり、また他のメンバーに管理者ステータスを付与したりできます。
一般に、一つのチャットスレッド上で、複数の分野にまたがる情報がやり取りされると、参加者の理解が滞り、重要な情報が見逃されてしまうリスクも高くなります。そこでMicrosoft Teamsでは「チャネル」と呼ばれる、特定のテーマ別に、特定のメンバーのみで話し合うチャットルームを、設定する体制を取っています。チーム内に作ったいくつかのチャネルに、それぞれのテーマに関わるメンバーだけが集まることで、専門性の高いコミュニケーションを持続できるようになります。
なお、Skype for Businessには、こうしたメンバーを管理する機能はありません。
価格の違い
Microsoft TeamsもSkype for Businessも、利用するにはMicrosoft 365の契約が必要です。料金プランは以下の通りで、Microsoft Teamsのみ無料版が提供されています。
- Microsoft 365 Business Basic（月額540円）
- Microsoft 365 Business Standard（月額1,360円）
- Office 365 E3（月額2,170円）
Microsoft Teamsは無料版でも、チャットやビデオ通話などの基本的な機能は利用できますが、会議の録画や録音、ストレージの追加、Officeアプリの共同編集、セキュリティ対策などが制限されています。
ビジネスで使うならどっちがいい？
ビジネスでは、目的やプロジェクトの規模に応じて、Microsoft TeamsとSkype for Businessとを使い分けるのもいいでしょう。全体的な機能としては、Microsoft Teamsの方が充実しており、大人数でのチャットやビデオ通話にも完全対応しています。特にMicrosoft Officeアプリとの連携に力を発揮するので、共有ファイルをそれらアプリで編集しつつディスカッションするなど、よりインタラクティブで高度なやり取りが必要なら、Microsoft Teamsを選びましょう。
逆に、ファイルを共有する機会が少なく、メッセージのやり取りで事足りる案件や、少人数のビデオ通信に限った会議の開催などでは、気軽に立ち上げられるSkype for Businessが便利です。
なお、Skype for Businessは2021年でサービスが終了し、Microsoft Teamsへ完全移行することが決定しています。それを考慮するなら、現在Skype for Businessを使われている企業担当者の方も、早めに、Microsoft Teams環境へのシフトを検討しておくべきでしょう。
まとめ
高機能なMicrosoft Teamsと、Skype for Businessとの違いについて解説しました。Skype for Businessにも「手軽さ」という確かな利点があります。これからテレワークを本格的に導入するなら、スタッフの人数や使用目的などに応じて、両者を使い分けることをおすすめします。
