遠方にいる相手とコミュニケーションを取る際に、Web会議システムを利用することが当たり前の時代になりました。今では社内のミーティングでさえもWeb会議システムを利用する企業が多くなっているでしょう。
Web会議システムがここまで普及した大きな理由は2つあります。それが「コミュニケーションの迅速化」と「コストの削減」です。
Web会議システムは従来のTV会議システムと違い、パソコン上の画面をワンクリックすればすぐに会議がスタートします。わざわざ会議室に集まる必要はありません。社内の人間も遠方の人間も、パソコンの前に座っているだけで会議ができるのです。さらに、インスタントメッセージ機能を備えているものも多いので、社内チャットツールとして利用することも可能でしょう。
もう一つのメリットであるコスト削減の対象になるのは主に交通費と人件費です。たとえば自社従業員の数名が、1ヵ月に1度遠方まで足を運んで会議に参加している場合、その会議をWeb会議システムで開催すれば交通費を削減できます。コミュニケーションが促進して生産性が向上することで、人件費削減にもつながるでしょう。
こうした理由からWeb会議システムはビジネスに欠かせない存在なわけです。ただし、どんなWeb会議システムを導入してもよいというわけではありません。Web会議システムごとの特徴や料金は異なるので、自社にとって最適な製品を選ぶことが大切です。
そこで今回は、Web会議システムとして人気の高い“Skype”と、“WebEX”の違いについてご紹介しましょう。
Skype無料版の特徴
まずご紹介するのは無料のWeb会議システムとして提供されているSkypeについてです。
Skypeは2011年にマイクロソフトが買収した経緯もあり、このサービスを利用するためにはMicrosoftアカウントへの登録が必要になります。MicrosoftアカウントとはSkypeやOutlook.com、OneDriveといった無料サービスを提供するものであり、Microsoftアカウントにするとこれらを無料で使用できます。さらにWindows 10と連携することでその利便性を向上できるサービスです。
Skypeでビデオ通話をする際は最大10人で使用でき、音声通話なら最大25人で使用可能です。ただし1日最長10時間、通話ごとに最大4時間、1ヵ月あたり最大100時間という制限があるので注意しましょう。
機能面での特徴はグループ画面共有機能で、Web会議において資料などをその場で共有できるため情報共有が円滑に進みます。会議中のファイル共有も可能で、無料版でも十分ビジネスで活用できるWeb会議システムです。
Skype無料版は本格的にビジネスで使用したいという企業にとっては物足りなさを感じるでしょう。しかし「Web会議システムとはどんなものか？」を体感するためのサービスとしては最適です。
Skype for BusinessとWebEXの違い
Skype有料版は正式名称を“Skype for Business”といいます。サーバー製品としてもクラウドサービスとしても提供されているので、企業の環境に合わせて最適な導入方法を選ぶことができます。最も多いのは“Office 365”の一部として導入するケースです。Office 365はマイクロソフトが提供するクラウドサービスで、Skype for Businessを含む数々のコミュニケーションツールと、Officeスイートをフル活用するためのサブスクリプション(定期購入型のライセンス)が付帯します。
Skype for Businessの特徴
Skype for Businessの特徴からご紹介すると、まず「最大250人のオンライン会議が可能」という点が魅力です。これはWeb会議システムの中でも参加可能人数がかなり多い方であり、一般的な会議では十分なスペックです。さらに上位プランになると最大10,000人に向けたライブブロードキャストを配信できるので、大規模なWebセミナーにも活用できます。
この他の特徴としては、Office 365が様々なコミュニケーションツールを含むクラウドサービスであるため、Web会議以外のシーンでもコミュニケーションを活発化させるためのツールが揃っているという点です。
たとえばビジネスメールのExchange Online、ファイル共有およびサイト作成のSharePoint Online、チームの情報共有力を高めるMicrosoft Teamsなど様々なコミュニケーションツールを使用できます。これに加えて最大15台のデバイスにインストール可能なOfficeスイートのサブスクリプションも付帯するので、これらのツールをパワフルに使用したいというユーザー向けに適しています。
WebEXの特徴
WebEXはCiscoが提供するWeb会議システムであり、Skype for Businessと違って基本的には買取型のサービスになります。日本向けホームページには料金ページが存在しないため、あくまで参考程度ですが月額契約型を使用すると初期費用が21,500円、月額費用が最小構成で30,000円程度かかります。
WebEXは非常に多様なシーンでWeb会議システムを使用できるという点です。Web会議以外にもオンラインイベント、Webセミナー、オンライントレーニング、リモートサポートなどで使用できます。最近ではカスタマーサポートを効率化する一環としてオンラインでのサポートに積極的な企業も多いでしょう。もしもWeb上で多用なサポートを展開する必要があれば、WebEXの機能に着目してみるのもよいでしょう。
ライブブロードキャストは40,000人以上に配信可能なので、かなり大規模なWebセミナーなどでも使用できるWeb会議システムです。
Skype for BusinessとWebEXで比較すべき点は？
では、ユーザーはSkype for BusinessとWebEXをどういった視点で比較して、自社にとって最適な製品を選べばよいのでしょうか？最大のポイントになるのが「総合的なコミュニケーション迅速化か、Web会議システムのフル活用か」です。
Skype for BusinessとWebEXで決定的に違う点は、多数のコミュニケーションツールを備えているか否かです。前述の通りSkype for BusinessはOffice 365の一部として提供されるWeb会議システムなので、Web会議システム以外にも様々なコミュニケーションツールを活用できます。
たとえばOneDrive for Businessではユーザーあたり1TBの大規模クラウドストレージが付与され、SharePoint Onllineを使用して組織やチームでファイルを共有できます。ファイル共有サーバーを構築せずとも大規模なファイル共有が可能になります。さらにSharePoint Onllineでは誰でも簡単にサイト作成が可能なので、情報共有のために社内ポータルサイトを作成することも、外部公開用のWebサイトを作成することもできます。
こうした多彩なコミュニケーションはSkype for BusinessならびにOffice 365ならではの特長であり、WebEXでは実現できません。
その一方で、Web会議システムだけをパワフルに使用したいという企業にはWebEXが魅力的に映るでしょう。Web会議システム各製品の中でもかなりの高スペックであり、Web会議システムを使用することを想定した如何なるシーンでも安定した通信を活用できます。たとえば10,000人以上参加するオンラインイベントやWebセミナーを開催したり、数万人単位のグループ従業員全員に向けてライブブロードキャストを配信したいといった場合は、やはりWebEXがおすすめです。
このようにSkype for BusinessとWebEXは活用シーンが明らかに違いますので、数ある製品の中でも比較しやすいのではないかと思います。Web会議システムの利用シーンさえ明確になっていれば、どちらが最適化は明らかです。
「うちはどちらの利用シーンも想定しているし、どちらの機能も欲しい…」と考えた方は、Skype for BusinessとWebEXの連携を検討してみてください。実はSkype for BusinessとWebEXは互いに連携することが可能なWeb会議システムですので、Office 365で管理している連絡先からWebEXで会議を開催したり、Webセミナーを開始することもできます。
どちらか一つだけを導入するという考えではなく、場合によっては連携させるという考えを持つことでWeb会議システムの効果を最大限引き出すことができるでしょう。
