Office 365のラインナップとして。2014年10月まで提供されていた「Office 365 Small Business(以下Small Business)」、現在「Office 365 Business Essential(以下Business Essential)として生まれ変わり新たなサービスを提供しています。
頻繁ではないものの、Microsoftではこうしたプランのアップデートが一定期で行われています。これはユーザーにより利便性の高いサービスを提供するためであり必要なことです。
しかし中にはSmall Businessのサブスクリプション契約が終了していないユーザーも存在するでしょう。この場合終了のタイミングで新たなプランへと変更しなければなりません。
そこで、Small BusinessとBusiness Essentialでの違いは何なのか？Business Essentialがおすすめな企業は？などを解説していきます。
Small BusinessからBusiness Essentialで変わらないこと、変わったこと
変わらない4つのアプリケーション
まずSmall BusinessからBusiness Essentialへの移行で変わらないことは以下の4つのアプリケーションです。
Exchange Online
ビジネスメールを提供するアプリケーション。独自ドメインを使用したりビジネスマンにとって使いやすいインターフェースを提供しています。
SharePoint Online
ファイル、情報共有のためのアプリケーション。メンバー同士でOfficeファイルの共同編集を行ったりチームサイトを簡単に作成できることからコミュニケーションが活発化します。
「SharePoint Online」について詳しくご覧ください！
OneDrive for Business
オンラインストレージを提供するアプリケーション。サービス自体は変わらないものの、現在では1TB/ユーザーといった大容量なストレージを提供しています。
Skype for Business
お馴染みWeb会議のためのアプリケーション。以前はLync Onlineという名称で提供されていましたが、Microsoftが人気Web会議システムのSkypeを買収したことで変更されました。
「Web会議」について調べてみよう！
以上4つのアプリケーションは細部まで見れば若干の変更はあるものの、サービスとしての本質は変わっていません。
BusinessプランとEnterpriseプランの組み合わせが可能に
企業ごとに様々なニーズが存在するように、組織内においても役職や部署によって異なるニーズが存在します。A社では簡易的なグループウェア機能の需要が高くても、一方B社では高度なデータ分析機能が必要といったケースですね。
Business Essentialでは上位プランであるEnterpriseプランとの組み合わせが可能なので、組織内の様々なニーズに対応可能です。
例えば社員向けにはBusiness Essentialを導入してグループウェアとしての基盤を作ります。さらに秘匿部門向けにはAzure Rights Management Premiumを包括しているEnterprise E3を導入すれば、適正なコストを維持しつつ組織内で差別化を図ることができますね。
もちろんそれぞのアプリケーションは連携されているため同一システムとして利用可能です。
社内SNS「Yammer(ヤマー)」が利用可能に
Business Essentialになり新たに利用可能になったのが社内SNSのYammerです。社内SNSとはTwitterやFacebookなどと同様に、社内でフラットなコミュニケーション基盤を作るためのものです。
従来のグループウェアではコミュニケーションが活発化すると言ってもあくまでビジネス上のフォーマルなもので、新たなイノベーションは生まれにくい状態でした。
そこにYammerというフラットなコミュニケーションプラットフォームが加わることで、社員同士のアイディア交換が活発になりイノベーションが生まれやすくなります。
Active Directry同期のサポート
かねてからOffice365とActive Directryの同期は可能でしたが、Business Essentialではこの同期をサポートしてくれます。設定云々では煩雑化しやすいのでサポートは意外にも嬉しいポイントですね。
レポート作成「Sway(スウェイ)」も登場
「Sway」は2015年8月に正式されたリリースであり、全てのプランでカバーされているアプリケーションです。概要としてはWebベースで手軽かつ簡単にレポート作成が可能。ユーザーはテキストを入力するだけでレイアウトが自動で作成され、ちょとしたプレゼン資料なら数十分で作成できてしまいます。PowerPointと使い分けをすると業務効率化が促進するでしょう。
以上がSmall BusinessからBusiness Essentialで変わることですが、削除されるアプリケーションや機能はありません。
Business Essentialはこんな企業におすすめ
Business EssentialはOfficeアプリケーションを除いた機能をすべて提供しています。つまり純粋なグループウェアとしてのプランと言えますね。
従ってOfficeアプリケーションはライセンス版で既に導入していて、かつ新バージョンの導入予定がない企業におすすめです。価格としてはユーザーあたり540円と安価で導入出来るので全体的なコストを抑えることもできるでしょう。
※月額料金は年次契約割引適用です
もしも最新のOfficeを利用したい場合はBusinessを。プラスグループウェアとしても導入したいという企業はBusiness Premiumを選択しましょう。
ちなみにBusinessラインナップは300ユーザーまでのプランですので、それ以上のユーザー数がある場合は無制限のEnteripriseラインナップが適用されます。もちろん前述したように組み合わせも可能ですので、任意のプランを自由に組み合わせてコストダウンもできます。
まとめ
Small BusinessからBusiness Essentialへの移行は思った以上にシステムとしての幅が広がっています。このためコストパフォーマンスの向上やさらなる業務効率化が期待できますね。
また、従来Small Businessを契約していた企業はBusiness Essentialに限らずその他のプラン移行も可能です。
これを機にOfficeアプリケーションもサブスクリプション契約に切り替え、サーバ運用やライセンス管理の業務負担を軽減するという手もありますね。Officeも最新のOffice2016を使用できます。
こうすることで結果的に全体のコストダウンにつながったり、労働生産性が向上したりするので是非じっくりと検討してみてください。
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