2013年から法人向けOffice 365が提供開始。ビジネスシーンにおけるOffice導入の選択肢が広がりました。しかし反面「複雑になって何を導入すればいいか分からない」という方が増加したのも事実です。
特にOffice 365とOffice 2016の違いが分からないという方が多いようですね。
2つの導入形態の違いは何なのか？どちらがおすすめなのか？今後導入や買い替えを検討している方必見です。
サブスクリプション型と永続ライセンス型
サブスクリプション型とは毎月の利用料を支払うことでサービスを使用できるタイプであり、Office 365はこのサブスクリプション型に分類されます。(クラウド型とも言われています)対してOffice 2016は永続ライセンス型ですので、まずライセンス形態に大きな違いがああるのです。
簡単に説明してもあまりピンとこないかと思うのでサブスクリプション型のメリットを以下にまとめます。
- サーバがいらず、PCとインターネット環境さえあればどこでも利用できる
- ユーザー数の増減に対応できるので常に適正コストを保つことができる
- ランニングコストがハッキリしているから費用対効果を感じやすい
- 総合的なコスト削減につながりやすい
- ライセンス管理が楽になるので労働生産性が向上する
- 外出先からでも利用できるので移動時間を有効活用できる
- 意外とセキュリティがしっかりしているので自社独自に対策を取るよりも安全
もちろんデメリットもありますが、サブスクリプション市場が急激に成長しているところを見ると従来型のサービスよりもメリットが高いと感じているユーザーが多いようです。
毎月払いと購入時一回払い
Office 365は毎月払いと前述しましたが、Office 2016のライセンスに関しては一括払いとなります。「一括で支払った方がお得」と感じる方が多いですが実際どちらがお得なのかシミュレーションしてみました。
ちなみにOffice 365からはOffice 365 Business(月額900円/ユーザー)という法人向けプランを適用してます。Office 365 BusinessはWord・Excel・PowerPoint・Publisher・OneNoteといったOfficeをシンプルに提供するプランです。
Office 365利用開始から3年6ヵ月目にOffice 2016のコストを上回るのがわかりますね。これだけではどちらの方がお得なのか判断が付きづらいかと思うので、以降の違いにも注目してください。
常に最新バージョンと常に同一バージョン
Office 365はサブスクリプション型ですので毎月の利用料が発生します。その代わりというわけではありませんが、常に最新バージョンのOfficeを使用できるのです。
たとえばOffice 2019というバージョンがリリースされれば追加購入などなしでアップグレードすることができます。
対して永続ライセンス型のOffice 2016では最新バージョンへの無料アップグレードは難しいでしょう。理由としては、Office 2016がリリースされた当時それまで当たり前のように提供されていた無料アップグレードが廃止されたからです。旧バージョンのライセンス所持者向けに低コスト販売されるアップグレード版の提供もありませんでした。
従って、今後最新バージョンのOfficeがリリースされてもまた新たにライセンスを購入しなければならない可能性が非常に高いのです。
上記は歴代Officeの発売日と新バージョン発売までのスパンをまとめたものですが、いずれも3年6ヵ月以内で新バージョンが発売されているのがわかります。特に直近のOffice 2013とOffice 2016に至っては3年未満で新バージョンが発売されていますね。
「Office 365がOffice2016のコストを上回るのは利用開始から3年6ヵ月目」というのを考慮すると、常に最新バージョンが利用できるOffice 365の方がコストメリットが高いでしょう。
Office 365は15台、Office2016は2台
Office 365とOffice 2016ではインストール台数にも違いがあります。2台のPCにしかOfficeをインストールできないOffice 2016に対し、Office 365ではなんと最大15台にインストールすることができるのです。
15台というのはPC・タブレット・スマートフォンへ各5台ずつなのですが、正直多すぎるくらいでしょう。
ただインストール台数が多い分には困ることはありません。最近では1人の社員が2台3台とPCを所持している会社もあるくらいですので、こういったケースでは確実にコスト削減につながります。
また、余ったインストール台数に関しては福利厚生として社員の私用デバイスへのインストールを許可している会社もあるようです。
Officeアプリケーションとその他のサービス
実はOfficeアプリケーションで提供しているサービスはOfficeだけではありません。他にも様々なサービスを提供しているのです。
例えば先ほど紹介したOffice 365 Businessというプランでは、Office意外に1TBのクラウドストレージとSwayというプレゼン・レポート作成機能が付帯しています。
さらにOffice 365 Business Premium(月額1,360円/ユーザー)というプランではOffice 365 Business同様のサービスに加え、ビジネスメール・Web会議会議・ファイル共有・社内SNSなどグループウェアとしての機能まで提供してるのです。
これらを踏まえるとOffice 365の有用性が際立ちますね。
まとめ
いかがでしょうか？Office 365とOffice 2016には思っていた以上の違いがあったのではないかと思います。
皆さんならどちらのOfficeを選びますか？
Office 365が気になったという方はまず6つのプランの違いを確認しましょう。前述したようにOffice 365ではプランごとに提供しているサービスが異なるので、自社にとって最適なプランを選ぶことが大切です。
じっくりと検討した上で最適なプランを選択し、最高のOffice環境を整えていきましょう。
