社内のコミュニケーションツールとして、MicrosoftのOffice 365（Microsoft 365）を利用している企業は多いでしょう。しかし機能の豊富さから使いこなせていないという声もすくなくありません。この記事では、Office 365の利用効率を向上させる「Coo Kai for Office 365」の特徴や運用方法について紹介します。
PSCのOffice 365向けCoo Kaiのサービスとは
株式会社ピーエスシー（PSC）が提供するCoo Kaiは、Office 365の運用の利便性を高めるために全般的なサポートを行う統合型のクラウド業務支援サービスです。Coo Kaiなら「Office 365の多彩な機能を十分に活かしきれない」「導入してもうまく運用できるかわからない」「こういう機能があればいいのに」といった要望や課題を解決してくれます。
Office 365に対応したアドオンアプリケーションにより、社内システムに合わせて柔軟にカスタマイズもできます。実際に、Coo Kaiは国内の大企業から中堅企業まで、多くの導入実績があります。Coo Kaiの主な特徴である、情報共有・業務効率化、セキュリティの向上、メンテナンス効率向上により、Office 365の使い勝手がよくなり、さらなる生産性の向上が実現できるでしょう。Coo KaiがOffice 365 の導入からカスタマイズ、移行支援、運用支援まで、トータルでサポートしてくれるため、使い込むほどにパワーアップしたプラットフォームへと成長が期待できます
Coo Kaiに搭載される主な機能
Coo Kaiではサービス提供による「情報共有・業務効率化」「セキュリティ向上」「メンテナンス効率向上」を掲げています。続いてはその中でも特に大きな位置を占める、アドオンアプリケーションの機能について紹介します。
Coo Kai BBS(掲示板)
「Coo Kai BBS（掲示板）」は、Office 365には標準装備されていない、掲示板機能を補うクラウド型の掲示板アプリケーションです。社内コミュニケーションのための「高機能掲示板」であり、ビジネスユースに特化した「情報共有ツール」といえます。たとえば、未読・既読の表示機能、記事の再利用機能、多言語対応、記事掲載の承認機能、匿名での投稿機能（組織ごとに組織名での投稿）など、SharePointにはない便利な機能が使えます。未読記事を強調表示したり、件名や本文、投稿者などで検索したりできるため、重要な記事の見落としを防ぎ、過去の記事の再確認もスムーズです。全社での各種連絡やマニュアルなどの共有、部署やチーム別での活動報告や日報などの情報も即時共有できます。働き方改革でワークスタイルが多様化し、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などのリモートワークも増えています。新型コロナウイルス感染予防対策のためのテレワーク導入時などでも、セキュリティを強化したうえで、社員間の円滑なコミュニケーションや情報共有が安心して実現できるでしょう。
誤送信防止ツール for Outlook
取引先や顧客にメール送信した際、誤りに気づいて慌てた経験をした人もいるのではないでしょうか。Office 365のOutlookでは、メール送信時の確認メッセージが出ず、「送信」ボタンをクリックすれば即座に相手に送信されてしまいます。重要メールは宛先を間違えれば、機密情報の漏洩につながる恐れがあり、企業の信用を落としてしまうこともあるでしょう。「誤送信防止ツール for Outlook」は、メール送信時のさまざまな誤送信を防ぐOutlookのアドイン機能です。さまざまな想定をした誤送信の確認設定が可能で、送信前にポップアップで警告してくれるため、宛先間違いや指定ドメイン外への送信などを回避できます。また、即時送信を防ぎ、一定時間経過後に送信できる機能もあるため、時間内であれば送信取消も可能です。電子帳簿保存法の施行により、紙の請求書をデジタルデータ化してやり取りする企業も増えています。請求書を添付してメールで送信したり、電子署名の発行申請したりなど、メール送信時の負担が多くかかってきます。「誤送信防止ツール for Outlook」を使えば、メールを送信する際、添付ファイル漏れや宛先確認など、送信前にワンクッションおいて確認メッセージを表示してくれます。この機能は現場担当者にとって非常にありがたい機能と言えるでしょう。その他にも、外部へのメール禁止、件名漏れチェック、ファイル誤添付防止などの機能があります。
カレンダー移行ツール
新しくOffice 365やMicrosoft 365を導入する場合、今まで使用していた既存システムや個別で利用していたスケジュールアプリなどの予定表に入力したデータはそっくり移行して活用したいと思うことでしょう。社員一人ひとりのITリテラシーのレベルはさまざまなため、個別に対応するのではかなりの負担になります。各自でうまく移行できない場合は、管理者への問い合わせが増えることも想定されます。そんなときCoo Kaiのカレンダー移行ツールを使えば、複数の社員のカレンダーデータや共有データをCSV形式でエクスポートし、一括して移行できます。もちろん精度も高く、書式や記号、特殊文字なども別のものに置き換わることはありません、スムーズに移行できるよう、移行元のカレンダーデータの項目に合わせて、入力漏れや項目違いなどの不正データのチェックも実施します。移行後は不具合なくすぐに新システムで活用できるので便利です。
組織階層型カレンダー
Coo Kaiの「Calendar」では、社員ごとの日別の予定や複数社員のタイムスケジュールを一覧表示できます。加えてチームメンバーやプロジェクトで関わるメンバーの会議室や設備の予定を一覧表示し、空き時間を比較しながら登録も可能です。会議室の予約と参加者などを組織階層で見やすいレイアウトで表示してくれるのも嬉しいポイントです。選択した複数社員の空き時間を直感的に把握でき、計画的に予定が組み込めます。またモバイル表示にも特化したレイアウトのため、スマートフォンでも気軽に利用できます。他にも、個人の連絡先を同期させて表示したり、部署や名前、メールアドレスなどから検索も可能です。カスタマイズ性も高く、月・週・日の表示切替、日時のヘッダー固定、六曜と月齢の表示の可否、日本語と英語の切替などにも対応しています。
組織階層型アドレス帳
Coo Kaiの組織階層型アドレス帳「Contacts」は、見やすさ、探しやすさなど、アドレス帳を使う際に必要なアクションがスムーズに行えるのが魅力です。社内の組織階層を登録しておけば、ツリー構造で簡単に目的のアドレスが参照できます。また、メール送信の際も、個人名や部署の名称、役職といった属性などをAND検索することにより、すばやく目的のアドレスを表示します。検索表示された画面からすぐにメール作成画面に移動できるため、宛先ミスといった誤送信も防げます。スマートフォンなどのモバイル表示にも対応しているため、外出先でもストレスなく活用できるでしょう。
PSCのOffice 365向け Coo Kaiのサービスラインナップ
Coo Kaiは、Office 365をさらに便利にカスタマイズして使い倒すために生まれたサービスです。導入から運用まで安心して利用できるよう、多様な運用支援のサービスを提供しています。以下に、Coo Kaiが提供するサービスラインナップを紹介します。
最新仕様配信サービス
PSCではMicrosoft社より英語でアナウンスされる、Office 365やMicrosoft 365に関する情報をデイリーで確認し、ユーザーにとって影響が高いと判断した情報については速報で配信しています。また、新機能についても検証し、その調査結果をもとに使い方のガイドを作成したのち、リリース情報として詳細を配信してくれます。正確な情報を迅速に日本語翻訳してわかりやすく情報提供してくれるため、受け取る場が混乱することもありません。
テクニカルヘルプデスクサービス
PSCでは、テクニカルヘルプデスクサービスとして、ユーザーのさまざまな質問に対する窓口を設置しています。具体的にはパブリッククラウドのグループウェア運用ナレッジを元に、Office 365の操作方法や仕様に関する疑問、追加したい機能の実現方法といったお問合せに回答します。また障害が起きた際、運用回避の有無を含めた、提供ベンダーへのエスカレーション対応もすばやく実施してくれます。平日9時から18時までの標準サポートをベースに、受付時間を延長して24時間365日いつでも受付、日本語だけでなく英語や中国語といった多言語にも対応、といったカスタマイズもできます。また、サードパーティー製品についてのお問合せもすべて同じ窓口で受け付けてくれる一元窓口にも対応しています。何かと混乱が予想される初期導入時には、常駐で手厚い拡張サポートを受けることも可能です。
利用・活用支援
先述したとおり、CooKaiはOffice 365の多彩な機能にプラスアルファの機能を追加して、さらに便利に使えるようカスタマイズできます。具体例としては、業務情報の集約をしたいといった声に対して不足機能の追加やポータル構築を、既存システムのビッグデータを活用したいといった声に対しては、データ移行支援や他システムとの連携をはかるといった対応をしてくれます。Office 365をもっと使いやすくしたいといった声に対しては、課題抽出と運用改善、定例勉強会を開催し教育までおこなってくれます。ユーザーからの要望をヒアリングし、業務効率化につながる活用の仕方を支援してもらえるため、導入時の安心感は大きいでしょう。企業の業種や規模、企業文化に合わせて管理者だけでなく、誰もが使いやすい環境づくりをサポートしてくれます。
まとめ
MicrosoftのOffice 365を利用していて、さらなる業務効率化の実現を目指している企業は、株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai for Office 365」のソリューション導入を検討してみてはいかがでしょうか。紹介したそれぞれのツールは無料でトライアルもできますので、ぜひ試してみてください。
