メールやチャットなどITを活用したコミュニケーションは、ビジネスの現場でも日常的に使われています。先進的な働き方を実践している企業では、固定電話や固定的な席などに縛られることなく、いつでもどこからでも仕事ができるIT環境を整えています。あらゆる企業に「働き方改革」が求められている現在において、ITの利活用はもはや当たり前となっています。しかし、単にモバイルPCやスマートフォンを社外から使えるようにするだけでは、これまでの働き方を革新することにはなりません。「一億総活躍社会」を目指すためには、メールよりもチャットよりもビジネスに寄り添い、これまでの働き方を革新していくコミュニケーション手段が求められています。それが、Office 365 でチームワークを実現するためのハブとなるMicrosoft Teamsなのです。
世界でも日本でもMicrosoft Teamsで成功している企業が増えている
すでに、Microsoft Teamsを導入してビジネスのコミュニケーションを革新した企業があります。例えば、世界中に複数のチームが分散している Trek Bicycleという自転車メーカーでは、Microsoft Teamsでチャットとファイルの一元管理やビデオ会議を実現し、「Microsoft Power BI から得られるインサイトにより、当社の業務は一新されました。生産性が高まっただけでなく、より効果的に時間やリソースを割り当てられるようになりました。また、他のマイクロソフト ソリューションを組み合わせることで、当社の市場優位性のさらなる向上にも役立っています」という成果を出しています。
また、ジェイ・ウォルター・トンプソンというマーケティング企業では、多様な場所で働く分散された人員を単一の共有ワークスペースで結び付け、「Microsoft Teamsの直観的なインターフェイスにより、かつてないほどの機能でチーム体制を強化でき、当社の従業員は驚きと感動を覚えています。Microsoft Teamsがあれば、プロジェクトに途中から参加したメンバーとも簡単に情報を共有できます。また、Macでも使用できるので便利です。さらに、Office 365の他のアプリケーション同様、マイクロソフトのクラウドソリューションならではの優れたシステム体系とセキュリティ機能が提供されます」と話しています。
そして、日本でも株式会社ミマキエンジニアリングは、国内外に分散された場所で働く社員をMicrosoft Teamsで結び、現場内外でのリアルタイムな業務連絡や気軽なコミュニケーションを実現しました。同社では「従来のメールや電話といったコミュニケーションツールと違って、気軽に手軽に、そしてスピーディーに情報共有ができています。メールの場合、一度送信してしまうと取り消しが難しいが、Microsoft Teamsは、送信後でも編集や削除ができるので、あまり構えず気軽にコミュニケーションをとることができます。メールよりも圧倒的に早いレスポンスを得ることができます」と評価しています。
さらに、株式会社Phone Appliでは、外出が多く自社オフィスにほとんどいない社員の現状を改善するために、非同期型と同期型のコミュニケーションに対応し、営業部門におけるビジネスダッシュボード的利用のためにMicrosoft Teamsを導入しました。そこで「Microsoft Teamsが特に優れていると思っている点は、メンバーと時間を合わせなくともコミュニケーションが取れる点、話題毎にスレッドが分かれるので、履歴を追いやすい点、またファイル管理が容易にできる点だと考えます。またタブでどんどんアプリケーションを追加できるので、ダッシュボード的にも使うことができ、営業のKPIの管理などが容易に実現できます」と説明します。
最後に、日本ビジネスシステムズ株式会社では、部門横断プロジェクトの推進や、システム開発プロジェクトにおける管理ツールの一元化と、情報の共有基盤としてMicrosoft Teamsを採用しました。同社では「チャットやファイル共有のみならず、OneNoteやPlanner、Power BIなど、多岐にわたるアプリケーションを一元的に使い、チームワークを実行できる点に大きな魅力を感じています。Microsoft Teamsを使うことで、ファイルをしっかり管理できるようになり、成果物の最新版がどこにあるのかわからない、また同じような資料をメンバー間で何度も作っていた状況が、劇的に改善されました」と効果を語ります。
Microsoft 365のユニバーサルなツールキットを結ぶMicrosoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft 365で提供される共同作業に最適なユニバーサルツールキットを円滑に結ぶコミュニケーションのハブとして機能します。Microsoft 365では、電子メールや予定表のOutlookをはじめとして、イントラネットやコンテンツ管理のSharePointに、組織をつなぐYammer、そして共同作成にも対応したOfficeアプリなど、複数の部門や部署が連携するプロジェクトなどの共同作業をサポートするオンラインでのツールキットを数多く提供しています。これらのツールキットを柔軟に組み合わせて、一つのプロジェクトを遂行していくために、Microsoft Teamsがチームワークをサポートする情報の中継役を担います。
