購買管理とは何か、そして購買管理を導入するメリットとは何か、また、購買管理の業務フローとはどんなものかをまとめています。購買管理業務に必要な「購買管理の5原則」や、購買管理業務フロー作成の流れや注意点についても解説しています。
購買管理とは
購買管理とは、企業が製品を生産するために外部から資材を購入する方法を管理することです。適正な資材を必要なだけ、必要な時期までに購入するために、仕入れ先を選んで資材を注文、検収や支払いを行う業務などが購買管理業務にあたります。
購買管理導入のメリットとは?
購買業務は金銭が関係する重要な業務であり、購買管理は企業の利益向上にも大きく関係しています。例えば購買管理で価格交渉を行い資材の仕入れ価格を下げられた場合には、利益向上につながります。
また、購買管理により適正な資材の調達量を確保することで、生産や販売まで計画通りに進めることができます。
購買管理の5原則
「購買管理の5原則」とは
- 適正な取引先の選定
- 適正な品質の確保
- 適正な数量の決定・確保
- 適正な納期の設定・指示
- 適正な価格での購入
購買管理を適切に行うには、購買行動の基本的なポイントをおさえた「購買管理の5原則」を取り入れる必要があります。購買管理によって適正な品質、数量、価格の資材を安定して購入できる状態を維持していくことが重要です。
- 適正な取引先の選定
取引先の選定が適正であれば、信用できる企業から安定した仕入れを続けることができます。相手が安定した供給能力があるかを慎重に検討して、取引先を選定します。
- 適正な品質の確保
取引先から仕入れる資材や部品の品質が、自社の製品に適したものかどうかを確認します。資材や部品の品質が悪いと製造する製品の質も低下するため、納品される資材の品質はとても重要です。資材が原因で自社製品の質が下がると、売上が落ちたり、顧客からクレームがきたりする恐れがあります。取引先が適正な納品物の品質管理を行っているかどうかについても確認が必要です。
- 適正な数量の決定・確保
自社の製品製造に必要な数量の資材・部品かどうかを確認することも重要です。数量が不足すれば必要量を生産できない問題が発生し、過剰に納品されると在庫過多になり管理コストがかかります。また長期保管ができない資材の場合は、廃棄しなければならないものも出てきます。
- 適正な納期の設定・指示
資材・部品の納期は、製品の製造計画に関係する重要なポイントです。計画に沿って納品されるように、納期はよく確認して設定する必要があります。そして、その納期をしっかり守ることを指示するのも重要です。発注から納品までにかかる時間「発注リードタイム」がどのくらいか把握できていれば、在庫の残数に合わせた発注も可能です。
また、急に追加で製品を製造しなければならなくなったときなど、急ぎの納品にも対応してもらえると安心です。万が一のときにも対応可能かどうかについても確認をしておきます。
- 適正な価格での購入
納品される資材・部品が適正な価格設定かどうかにも注意が必要です。品質に対して価格が高く設定されていないかなど、十分に気をつけて確認します。資材・部品の価格は常に利益に影響するため、よく検討する必要があります。
購買管理の業務フローとは
仕入れに関係する一連の流れが、購買管理の業務フローです。購買管理の業務フローは、最初に購買計画を策定してから購入先を選定します。納期に合わせて必要な資材の発注作業を行い、届いた品物を検収し、最後に仕入れた品物の代金を支払います。
1. 購買計画の策定
購買管理の業務で最初に行うのは購買計画の策定です。製造系の企業では、一般的に売上目標を決定する「事業計画」や、それを元に商品をいくつ作って販売するか設定する「販売計画」、「生産計画」などを策定します。購買計画は「生産計画」の生産予定に合わせて行い、生産する際に必要な資材や部品の価格など購買時にかかる費用を見積もります。
2. 購入先の調査・選定
購買計画が完成したら、計画に合わせて取引先の調査・選定を行います。取引先の候補を複数あげて、資材・部品を比較してそれぞれ見積もりを取り、価格や数量、納品場所なども確認します。一括して取引する場合も、資材・部品ごとに異なる取引先を選ぶ場合もあります。不良品返品などの対応についてもあらかじめ確認し、希望に合う企業を購入先企業として選定します。
3. 発注作業
購入先決定後は、必要な商品を注文して製品を製造する準備を整えます。発注前には取引先と取引条件を定めた契約書を交わし、納期や検収基準、支払い期日、支払い方法、トラブル時の対応など、詳細な内容を決定しておかなければなりません。
発注した商品が届いたら、契約した書面に沿って受け入れと検収を行います。届いた品物の品質や数量、不良品の有無もチェックします。トラブルが発生した場合には、契約書の内容に沿って返品や交換などの処理を行います。
4. 支払い
検収後には発注部署に購買実績が付きます。期間ごとに各部署の予算は決まっており、予算内での購買になるので、それを管理するために実績の記録をします。購入先から請求書が届いたら、経理部門が仕入れ金額を確認します。契約した内容に相違ないかチェックをしてから、資材代金の支払いを行います。
業務フロー作成の注意点
業務フローを作成する際には、取引先のデータや、資材・部品購入時の注文書・請求書・見積書などの管理に注意が必要です。取引関連の書類は7年間保管しなければなりません。購買管理では、次々と発生する膨大な量の書類・データを効率よく保存することが課題です。
ひとつの取引に複数の部署が関係している場合には、各部署から承認を得なければなりません。購買業務をいろいろな部署で個別に行っている場合、社内全体で見たときに無駄が多く発生していたり、取引先からの購入状況が分散されているため全体を把握できていなかったりするケースがあります。部署別ではなく会社全体での購入状況がわかると、他部署と連携して無駄を削減でき、購入量に応じた仕入れ価格へと価格交渉をすることも可能になります。
現在では購買の無駄をなくすために、購買業務フローを社内で統一して標準化を進めたり、購買業務をそれぞれの部署で行うのではなく集約して行ったりすることを検討する企業も増加しています。
購買管理の業務フロー作成にはツール活用を
購買管理の業務フロー作成の効率化には、システムやツールの活用が効果的です。購買管理システムを活用すると、購買業務の膨大な取引データも保存、管理が容易になります。また購買データを全社で共有できて、各部署でリアルタイムの購買データを確認できます。複数の承認が必要な場合でもシステム上で素早く承認がとれるため、スムーズに進められます。
ツールによってはデータの収集後、データ解析・予測・可視化などが可能なものもあるため、活用により解析データを活かしてより効果的に管理業務が行えます。
また、ERP導入も考えられます。ERPにはもともと標準的なビジネスプロセスが内包されているため、導入することで業務の標準化の推進にもつながります。
まとめ
購買管理とは、企業が製品を生産するために行う資材・部品の購入業務などを管理することです。コストや品質、納期など、製品の生産に大きく影響する購買管理を適切に行うと、利益の向上につながります。
効率的な購買管理業務フローの作成には、ツールの活用がおすすめです。社内での業務フローを素早く設定できて、データの解析・予測まで可能な「Microsoft Power Platform」「Microsoft Power Automate」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
