組織の経営基盤を総合的に強化するためには、業務プロセスの属人性を排除して標準化を図る必要があります。そこで重要となるのが「ナレッジマネジメント」です。
本記事ではナレッジマネジメントの概要やメリット、おすすめのソリューションについて解説します。生産体制の標準化を推進する企業は、ぜひ参考にしてください。
ナレッジマネジメントとは
近年、多くの企業で終身雇用制度が崩壊していくとともに、転職の増加や雇用形態の多様化が進み、ベテランがもつ知識や技術を若手に継承することが困難になりつつあります。そんな中で大きな注目を集めているのが「ナレッジマネジメント」です。
ナレッジマネジメントの意味
ナレッジマネジメントとは、「知識」や「知恵」と訳される「Knowledge」と、「管理」や「経営」を意味する「Management」を組み合わせた用語です。暗黙知を形式知へと変換し、組織全体で共有する管理手法を指します。
「暗黙知」とは、ベテランや熟練工の持つ知識や技術を指し、個人的な経験や勘に基づくノウハウを意味する概念です。「形式知」とは、言語や数式などを用いて論理的に説明できる知識で、マニュアルやデータなどを指します。
つまり、各部署の社員が持っている深い知識や高度な技術という暗黙知を、言語化あるいは数式化して形式知へと落とし込み、組織全体における業務効率化と生産性向上に役立てることがナレッジマネジメントの目的です。このナレッジマネジメントという概念が誕生したのは1990年代にまで遡り、経営学者で一橋大学の名誉教授である野中郁次郎氏が提唱した「知識経営」が基礎となっています。
近年、テクノロジーの発展やグローバル化の進展に伴い、企業を取り巻く環境の変化が加速しています。このような時代に企業が競争優位性を確立するためには、市場環境の変化に柔軟に対応できる経営基盤の構築が必要です。そのためには「仕事は見て覚える」といった古い企業文化を脱却し、企業の知識資産を最大限に活用する組織体制が求められます。このような背景が、さまざまな分野でナレッジマネジメントが注目されている理由のひとつです。
ナレッジマネジメントツールのメリット
ナレッジマネジメントを最適化するために、「ナレッジマネジメントツール」または「ナレッジ管理システム」と呼ばれるソリューションが助けになります。
ナレッジマネジメントには「SECIモデル」と呼ばれるフレームワークがあります。SECIは「Socialization（共同化）」「Externalization（表出化）」「Combination（結合化）」「Internalization（内面化）」の頭文字からなる知識創造のプロセスです。
ナレッジマネジメントでは、暗黙知の相互理解を図る「共同化」、暗黙知を形式知に変換する「表出化」、形式知を連結して体系化する「結合化」、体系化された形式知を新たな暗黙知として形成する「内面化」というプロセスを経て、組織の知識資産をマネジメント領域に活用します。
このプロセスを人の手で継続的に実行するのは困難ですので、ナレッジマネジメントツールを活用して効率的に進めていくのがおすすめです。業務の標準化と効率化に寄与し、組織の生産性向上と競争力強化に役立つでしょう。
ナレッジマネジメントツールの種類
ここではナレッジマネジメントを支援するソリューションについて見ていきましょう。ナレッジマネジメントツールにはいくつかの種類がありますが、代表的なソリューションとして挙げられるのは以下の4つです。
オンラインストレージ
「オンラインストレージ」は、データやファイルを保管する補助記憶装置をオンライン経由で利用するサービスです。代表的な製品としては、Microsoftの「OneDrive」やGoogleの「Google ドライブ」などが該当します。組織内のデータをクラウド環境で一元的に管理することで、情報共有や文書管理の円滑化に寄与し、効率的なナレッジマネジメントが可能となります。
グループウェア
「グループウェア」は、組織のコミュニケーションとコラボレーションを円滑化し、業務効率化を支援するソリューションです。一般的にはチャットツールやプロジェクト管理システム、タスク管理システム、簡易的なワークフローシステムなどが搭載されています。グループ単位で情報やスケジュールを共有・管理できるため、ナレッジマネジメントに役立つソリューションといえます。
SFA（営業支援システム）・CRM（顧客管理）
「SFA（Sales Force Automation）」は、企業の営業活動における顧客情報や案件情報全般をデータ化するソリューションです。「CRM（Customer Relationship Management）」は、顧客情報を統合的に管理し、営業活動や商談データなどをデータベース化します。SFAとCRMを活用することで、営業活動やマーケティング戦略を効率化するだけでなく、優れた営業パーソンの暗黙知を形式知へと変換できるでしょう。
ナレッジマネジメントツールを選ぶポイント
ナレッジマネジメントツールを導入する際は、自社の組織体制やビジネスモデルに適したソリューションを選定しなくてはなりません。業務要件やシステム要件によって重視すべきポイントは異なりますが、どのような事業領域にも該当するポイントとしては以下の3点が挙げられます。
導入・運用が難しくないか
ナレッジマネジメントツールは専門的な知識を有する技術者のみが扱うのではなく、全社的に活用するソリューションです。操作性や視認性に難があると、使いこなせない人も出てくるでしょう。
そのため、人材のITリテラシーに左右されにくく、直感的な操作が可能なソリューションの選定が求められます。また、オンプレミス型のシステムは設計・開発に費用と時間を要するため、クラウド型のソリューションが望ましいでしょう。
スマホなどでも利用できるか
ナレッジマネジメントを最適化するためには、テレワーク環境で働く従業員や営業部門のビジネスパーソンなど、オフィス外で業務に取り組む人材もナレッジを共有できる環境を整備しなくてはなりません。そのため、社内ネットワーク内のコンピュータだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスでもナレッジを共有できるソリューションの選定が求められます。
セキュリティ対策の内容
企業にとって情報はヒト・モノ・カネに次ぐ第4の経営資源であり、市場価値を創出する源泉のひとつです。ERPやCRM、データベースなどには決して漏洩してはならない機密データも保管されているため、強固なセキュリティ対策が求められます。
特にクラウドサービスはパブリック環境でリソースを共有する性質上、情報漏洩のリスクが懸念されます。データセンターの信頼性やサーバ監視体制について、サービス事業者のセキュリティポリシーが自社の要件を満たしているかを確認しましょう。
まとめ
ナレッジマネジメントとは、優秀な人材がもつ暗黙知を形式知へと変換し、組織全体で共有することで生産性向上を目指す管理手法です。日本は人口減少や高齢化率の上昇、終身雇用制度の崩壊といった要因が重なり、ベテランの知識や技術を若手に継承することが困難となりつつあります。
テクノロジーの発展に伴い、変化の加速する現代市場に柔軟に対応できる経営基盤を構築するためには、ナレッジマネジメントへの取り組みが不可欠といえるでしょう。組織の知識資産を最大限に活用するためにも、ナレッジマネジメント機能を有する「Microsoft Dynamics 365」のようなソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
