営業活動が可視化されないままでは、各担当業務の属人化が起こります。貴重な業務ノウハウを活かせず、チームの判断能力が低下すれば業務効率の悪化や機会損失といったリスクを負うことになるでしょう。
そこで、営業プロセスを可視化するには、業務支援ツールが役立ちます。本記事では、営業プロセスを可視化するメリットや、役立つソフトウェアについて紹介します。
営業プロセスの可視化が必要な理由
営業プロセスには、ターゲットをリスト化し、アポイントを取って商談を行い、成約後のアフターフォローまでさまざまな要素が含まれます。その営業プロセスを工程ごとに「見える化」し、業務に関する情報やノウハウをチームメンバーや全社で共有できるようにすることが「営業プロセスの可視化」です。
このような可視化がされず、各工程における営業ノウハウが共有されないままだと、どのような行動を取るべきかが各メンバーの判断に委ねられてしまいます。これにより、担当者によってアポイントメントの成果が変わってしまうなどの弊害を引き起こし、営業活動の属人化が発生してしまいます。
また営業プロセスの可視化によって各メンバーの行動を把握していないと、現在どのプロセスに問題が生じているかを発見しにくく、リーダーの対応にも遅れが生じます。解決すべき問題事項にどこから取り組んでいくかを判断しにくいため、結果としてチーム全体の業務効率を悪化させます。
さらに各プロセスを担当するメンバーが自分のタスクが成果に対してどのような意味があるのか分からないままでは成功経験を得にくく、モチベーションの低下につながります。
このように営業プロセスを可視化しないことで、営業チームの業務とチームワークに悪影響が生じてしまうのです。
営業プロセスの可視化が実現する業務の効率化とは
営業プロセスを可視化することにより、以下のような効果が期待できます。
進捗管理の手間を軽減できる
営業プロセスの可視化により、タスクの進捗管理にかかる時間と労力を削減できます。
日報や報告書などに逐次詳細な内容を記す必要がなくなるため、事務作業などのノンコア業務にかける時間を短縮でき、より本質的な営業活動へと専念できます。
チームで情報と状況が共有されるため、リーダーが全体の活動を容易に把握できるようになります。逐一メンバーに報告を求め、それに返答する手間をかけず、抱えているタスクや案件をすぐに確認できます。もし進捗に遅れがあったときなども、すぐにタスクを振り直すなどして問題に対処しやすくなるでしょう。
またチーム内で他のメンバーが担当するタスクを知っておけば、担当者間で業務についてフィードバックしたり、ノウハウを共有したりできるようになります。営業チーム内で一体感を持って仕事を行うことができ、チーム全体での業務効率化につなげられます。
なお営業プロセスだけでなく、商品発送などの受注管理についても効率化が可能です。成約後の受注について管理業務にかかわる労力と時間を削減し、より営業活動にリソースを回せるようになります。
成果に結びつくアクションの再現性が高まる
営業プロセスの可視化により、各営業担当者が行っていた営業プロセスを詳細に把握できるようになります。その中から成果に結びついた有用なアクションを洗い出すことで、チームで行うべき営業活動のフォーマットを作ることができます。
フォーマットをもとにチーム全体が営業活動を行うことで、誰でも同じように成果を出すことが可能です。ノウハウを共有しやすい環境を整えることで属人化を解消し、一部の優秀な人材へ依存する状況を解決できます。
情報の共有によって蓄積された営業知識やノウハウは、会社の財産となります。優秀な営業マンの知識やノウハウを吸収してチーム全体に共有すれば、チームのメンバー全員のスキルアップに繋げることができます。
人材育成に役立てられる
営業プロセスが可視化されていないと、各工程におけるメンバーの貢献度を確認できません。成約につながった件数や取引額など、直接的な部分でしか担当者を評価できなければ、その上流を支える優秀な人材の成果を見逃すことになります。
そこで、営業プロセスを可視化すれば各プロセスにおけるそれぞれの担当者の貢献度を評価できます。成約につながらなかった場合でも、営業プロセスのどのフローがボトルネックになっていたか、問題点を洗い出せるようになります。
適正な評価が行えるようになるとともに、フィードバックによって各担当者が自身の問題点を発見できるようになるため、業務の改善を促すことができます。前述したノウハウの共有化とあわせて、欠点を補いつつ有効な手法を学べるため、人材育成に役立ちます。
営業プロセスを可視化するDynamics 365 Business Central
営業プロセスの可視化に役立つ「Dynamics 365 Business Central」の特徴と、実際に導入した際に効果が期待できるメリットについて紹介します。
Dynamics 365 Business Centralとは
Microsoft社が提供するDynamics 365 Business Centralは、企業活動において重要な財務会計、販売、在庫管理、顧客管理などをクラウド上で一括管理できる、中小企業向けのERPソリューションです。かつて同社が提供した「Microsoft Dynamics NAV」の全機能を継承しクラウド化した製品として、2018年4月にリリースされました。
Dynamics 365 Business Central上に集約された財務会計、販売、在庫管理、顧客管理などの情報は、リアルタイムに最新の情報を反映し、可視化されます。対応するデバイスは幅広く、Windows搭載のパソコンだけでなく、AndroidやiOSを搭載するタブレットやスマトーフォンからもアクセスが可能です。閲覧だけでなく、必要に応じてその場で迅速にデータを入力できるなど、便利に活用できます。
Officeツールなど他のMicrosoftが提供するソフトウェアとも連携しているため、「Word」や「Excel」の扱いに熟達した人であれば、効率的にソフトウェアを扱えます。
本社と支社でビジネス環境が異なる場合など、別のルールが適用されるときは、本社で「コアERP」を導入し、支社で「サブERP」を導入してグループ全体の情報を横断で管理できるようにする、「2層ERP」を活用するとよいでしょう。
Dynamics 365 Business Centralの上位版の製品にあたる「Microsoft Dynamics 365 Finance」および「Dynamics 365 Supply Chain Management」を本社で導入し、支社では中小企業向けのDynamics 365 Business Centralを導入することで、Microsoft社の製品で統一した管理が可能です。
Dynamics 365 Business Centralを導入するメリット
Dynamics 365 Business Centralは営業やマーケティングにおいて活用したい「CRM」、「MA」、「SFA」の機能を備えています。
見込まれる成果に応じて見込み客に優先順位をつけたり、過去のデータを参照して別の製品や上位版の製品を勧めるアップセルやクロスセルのタイミングを見極めることが可能になったりと、営業活動を合理的に行えるようになります。顧客の取引状況も瞬時に把握できるため、アフターフォローも万全です。
得意先管理、仕入先管理、受発注管理といった販売を管理する機能も揃っているので、成約後に受注した際の商品やサービスの発注・在庫の管理もスムーズに処理できます。
このようにDynamics 365 Business Centralを導入することで、企業内の営業部門と生産・発注部門が一体となって活動できるのです。
まとめ
営業プロセスを可視化し、情報共有を進めることで効率的な営業活動を行えるようになります。
可視化へ取り組む際には、プロセスの進捗管理から受注状況までを一括で管理できるDynamics 365 Business Centralの導入がおすすめです。受注状況や営業プロセスの進捗管理に手間がかかるといった課題を解決できるため、ぜひ活用してください。
