IT、建設業、広告業、システムインテグレーターなどのプロジェクトを主軸に展開するサービス企業にとって、プロジェクトの成功は企業成長に直結します。
しかし、蓋を開けてみたらプロジェクトが滞っていたり、赤字プロジェクトになっていたなどということは多々あることです。
そのようなプロジェクトの失敗を防ぐためにはしっかりとしたプロジェクトマネジメントが必要になります。今回は、そのプロジェクトマネジメントについてご紹介します。
なぜ赤字プロジェクトが発生するのか？
赤字プロジェクトや失敗プロジェクトをなくすにはどうすれば良いのでしょうか？
その答えは、「プロジェクトを計画通りに完了するように管理する」以外にありません。
しかし、言うは易し行うは難しです。プロジェクトは常に状況が変化するため、不確定事項（リスク）が発生します。残念ながら当初計画通りに終わるプロジェクトというのは、とても稀であり問題プロジェクト化することも少なくありません。
そのためには、経営陣やプロジェクトマネージャーは、潜在化しているリスクを最小限にするために、常にプロジェクトの状況を把握（見える化）することが重要になります。
プロジェクトマネジメントにおける課題
まずは、プロジェクトマネジメントにおける課題にはどのようなものがあるか整理しておきましょう。
プロジェクトの状況が把握できない
プロジェクトのゴールは、成果物の品質を確保して、計画通りのコストで納期通りに納品することです。
そのためには、プロジェクト計画を策定し、計画に対してコスト、進捗を常に確認できる状態が必要です。これがないと必要なアクションが打てません。
しかし、多くの企業では、これらを組織として体系的に管理する仕組みを構築できていない実情があるのではないでしょうか。楽観的なプロジェクトマネージャもいれば、悲観的なプロジェクトマネージャーもいます。このような場合には体系立てて管理していないと正確な状況を把握できないと言うことになるのです。
現在、プロジェクトはスケジュールどおりか遅れているのか、コストは計画通りかオーバーしているのかを合理的な根拠をもって答えるのは非常に難しいものです。さらに、プロジェクトがこのまま進んだ場合にスケジュール、コストを遵守してプロジェクトを完了できるのかを予測し、必要なアクションを事前にとるためにはさらに高い能力を必要とします。
リソース状況が把握できない
プロジェクトでは、複数のメンバーが一つの目的のために作業を行います。そのため、プロジェクトメンバーの稼働状況を把握することは非常に重要です。プロジェクトごとの作業時間を把握することも必要ですが、組織として人材のアサイン状況、稼働率を意識して把握しておくことも重要です。
どのプロジェクトに誰がアサインされているか、いつそのプロジェクトが終わり次のプロジェクトにアサインできそうか、無理な残業が続いていないかをリアルタイムに把握できる仕組みが必要です。ある特定のメンバーは継続的な時間外労働が続いている一方で、稼働が空いているメンバーがいたりと人材のリソース配分が最適化されていない場合があります。
各プロジェクトで固有の管理EXCELシートが存在する
プロジェクト型企業の特徴として、良くも悪くもプロジェクトごとで動くため、プロジェクト固有の管理EXCELシートが数多く存在します。こちらの問題点は、情報が点在してしまい、プロジェクト状況把握、人材把握のためにそれらをまとめる作業に時間がとられてしまう点と、それらのEXCELシートが常に更新されるため、リアルタイムでの状況把握が難しいという点です。また、管理シートの紛失やデグレードなどによって不要な管理コストが発生しているプロジェクトも見かけます。
プロジェクトマネジメントの課題はなぜ起こるか？
それではなぜプロジェクトマネジメントにおいて多くの課題がおこるのでしょうか？その原因を整理していきます。
プロジェクト計画がない
そもそもプロジェクトマネジメントするには、マネジメントするためのプロジェクト計画が必要です。そんなこと当たり前のことだと思われた方もいると思いますが、うまくいっていないプロジェクトに限ってプロジェクト計画がない、もしくは計画が破たんしているが計画の見直しができていないことが非常に多いものです。
プロジェクト計画とはプロジェクトにおける目的、スケジュール、リソース、コミュニケーションルールなどを整理したものになります。プロジェクト計画がなければ、プロジェクトマネージャーはプロジェクトをマネジメントしようがありません。またプロジェクト計画がなければ、プロジェクトメンバーは、何をいつまで実施すればよいかわからず、作業に着手できません。
プロジェクト実績の管理粒度・報告ルールが統一されていない
2つ目は、プロジェクトマネージャーが把握したい実績情報が、管理したい粒度でタイムリーに把握できる仕組みがないことが挙げられます。
プロジェクトマネージャーは日々刻々と変化するプロジェクトの状況を把握し、状況に応じて対策を講じる必要があります。そのためには、プロジェクトマネージャーが把握したい情報を常に把握できる必要があります。しかし、多くのプロジェクトでは管理、報告のルールや管理数値の粒度が統一できていないため、プロジェクト状況を的確に把握できないということが起こります。
予実を対比する仕組みがない
3つ目は、計画があり、実績も把握できる仕組みがあってもそれが見える形で整理されていないことです。現状、進捗状況は計画に対してどれぐらい乖離があるか？コストは超過していないか？品質は確保できているか？これらを判断するためには、予実の対比を見える化しておく必要があります。また経営層はそのプロジェクトごとの収支も確認したいはずです。
Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationによるプロジェクトの見える化
Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationはプロジェクトサービス企業向けのCRM/ERPソリューションです。Microsoft Dynamics 365 のその他のコンポーネントとシームレスに連携しながらもプロジェクトマネジメントに特化した機能が提供されています。
Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationで何ができるのか、その代表的なものをご紹介します。
プロジェクトの見える化
1つ目の特徴として、進捗、コストがダッシュボード、グラフによって見える化されます。
コスト、進捗状況はメンバーが入力した作業時間をもとに計画と実績の乖離を確認することが可能です。また発生するプロジェクト経費についても計画と実績の乖離を確認することが可能です。作成したプロジェクト計画に従って、進捗およびコストが計画とどの程度乖離があるか視覚的かつ数値的に確認が可能です。
リソースの見える化
2つ目の特徴は、人材のアサイン状況についても一覧で表示させることです。プロジェクトにアサインする際に、誰がいつどのプロジェクトで稼働しているかが一覧により一目瞭然です。また、稼働状況が一目でわかるため労働時間についても確認することができ、人材リソース配分を最適化することができます。それにより時間外労働の削減にもつながります。
統一したルールによる情報管理
3つ目の特徴は組織として統一されたルールで入力、管理することができ、プロジェクト報告時の資料作成や社内会議時間を削減し、お客様との仕様調整や課題対応など生産的な活動に集中することができます。プロジェクト固有のEXCEL管理をなくし、情報を一元的に管理することにより、意思決定に必要な情報を瞬時に把握することができます。
SaaSクラウドサービスとして提供
4つ目の特徴としてSaaSクラウドサービスとして提供されているため、必要十分なライセンスから導入が可能です。1ヵ月の無料お試しが利用できるため、使い勝手を十分に検討したうえで導入を決定することも可能です。また、モバイルからのアクセスも標準的に利用可能ですので、離れた拠点、移動時でも業務を行うことで生産性を向上させることにもつながります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
プロジェクトマネジメントにおける課題を整理し、Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationによって解決する方法をみてきました。
プロジェクトマネジメントツールはほとんどの企業でまだまだExcelシートで実施されていると思います。Excelシートは使い慣れているため便利な一方で、自由度が高いためルールの統一がむずかしく、情報が点在する場合も多いものです。
Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation導入でプロジェクト状況を見える化し、統一したルールでプロジェクトマネジメントを検討してみてはいかがでしょか？
