リモートワークが浸透し、最近ではオフィスにとらわれず好きなところで仕事をしている人も多いです。中にはスマートフォンを業務で使用することもあり、業務効率化に役立てている人もいます。
そこでこの記事では、スマートフォンを使う業務効率化について解説していきます。また、メリットやデメリットについても触れています。スマートフォンで簡単に業務改善を行いたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
スマホを使った業務効率化のカギとは？
スマートフォンを使って業務効率化するには、どんなことに注意すればいいのでしょうか？ここからは2つのポイントについて紹介します。
業務に必要な機能を搭載したツール（アプリ）を選ぶ
まず、業務に必要な機能を搭載したツールやアプリを選びましょう。「便利そうだから」という漠然とした理由で、機能がたくさんあるツールを取り入れると、業務に不要なものが出てきます。すると、かえって使い勝手が悪くなることもあるのです。そこで必要最低限の機能を搭載したものを選びましょう。シンプルなルーツの方が、効率的に活用できます。
少ない工数で目的に到達できるものを選ぶ
そして、少ない工数で目的に到達できるものを選びましょう。同じ目的を持つツールでも、ステップが異なっている場合があります。その際使用方法や管理方法が複雑になると、時間のロスにつながってしまいます。こうした事態を避けるために、できる限りシンプルな操作性のものを選ぶとよいでしょう。
業務の効率化にスマホデバイスを活用するメリット
業務の効率化にスマートフォンデバイスを活用すると、以下のようなメリットがあります。
- 機能の制限・設定などが簡単
- 顧客への迅速な対応につながる
- PCを持ち歩かなくてもスキマ時間にデータの編集・管理ができる
ここからは実際の活用事例も踏まえながら、それぞれのメリットについて解説していきましょう。
機能の制限・設定などが簡単
1つ目のメリットは、機能の制限・設定などが簡単であることです。モバイル端末用のアプリは普段使いに最適化されています。そのため、機能の制限や設定などが簡単です。このメリットはスマートフォンを導入したどの企業にも当てはまると言えるでしょう。
顧客への迅速な対応につながる
2つ目のメリットは、顧客への迅速な対応につながることです。ビジネスシーンでモバイル端末を活用できれば、素早い顧客への対応が可能になります。そして素早く丁寧な対応ができれば、顧客満足度の改善にもつながるのです。
例えば、高級輸入車を扱っている株式会社ヤナセでは、LINE WORKSを導入することで、お客様とスムーズにコミュニケーションが取れるようになりました。
これまでお客様とのやり取りは電話やメールがメインで、こうした手段はフローに時間がかかり、距離を縮められないという側面があったのです。一方LINE WORKSなら、通常のLINEよりも低コストで導入でき、かつチャット形式で進められるのでやり取りがスムーズになりました。その結果、信頼関係の構築が実現しました。
PCを持ち歩かなくてもスキマ時間にデータの編集・管理ができる
そして3つ目のメリットは、PCを持ち歩かなくてもスキマ時間にデータの編集・管理ができることです。スマートフォンで業務ができるようになると、従業員が会社に勤務しなくても、スキマ時間を有効活用可能となるので、業務の効率化につながります。
電子部品商社の黒田電気株式会社は、スマートフォンで承認作業を行える仕組みを構築してフローにかかる時間を削減できました。これまで外出が多い営業の人々は、承認や書類の修正のためにオフィスへ戻る必要がありました。そこでスマートフォンによる承認フローを構築することで、外出先でもできるようになったのです。
ビジネスでスマホデバイスを活用するデメリット
一方で、ビジネスでスマートフォンデバイスを活用するとデメリットも発生します。それは、
社外でインターネット接続をする場合に、第三者からサイバー攻撃にあう可能性があることです。サイバー攻撃とはネットワークを経由してデータを盗んだりシステムを破壊したりする行為のことです。
こうした事態を避けるためにも、あらかじめ対策を打っておきましょう。ビジネスでスマートフォンデバイスを利用する際は、以下のような対策が有効です。
- 社内で研修やeラーニングを行う
- スマートフォンにパスワードを設定しておく
- セキュリティアプリを導入する
ビジネスでスマートフォンデバイスを導入する場合は、あらかじめ社内で研修やeラーニングを行いましょう。どんなシチュエーションでサイバー攻撃にあうことがあるのか、教育することで被害を防げます。
そしてデバイスには、パスワードを設定しておきましょう。その際、「0000」や「1234」といった簡単な文字列は使用しないでください。第三者から予測されないパスワードを設定しておくことで、万が一紛失した場合でも被害を最小限に防ぐことができます。
また、セキュリティアプリの導入も有効です。iPhoneやAndroidによってアプリは異なりますが、ウイルスやマルウェアの検出を通知してくれるものがあります。アプリによっては、ウイルスを除去できなかった場合に端末代を保証してくれるものもあります。
モバイルアプリケーションを簡単に開発するには
ERPを導入している場合、「在庫照会や購買の承認をモバイルから見たい」というニーズや、「標準機能で決め細やかなインターフェースなどに対応ができていない」などといった悩みがあるのではないでしょうか。
こうした場合、自社でアプリケーションを開発することで解決できることがあります。アプリ開発というとエンジニアを雇う必要があるように思うかもしれません。しかし最近では、誰でも簡単にアプリを開発できます。そこで、非エンジニアがアプリを開発する際は、「Power Apps」を導入してみてはいかがでしょうか。
Power Appsとは、アプリ開発の環境を提供してくれるプラットフォームのことです。プログラミング言語の知識がなくても開発を進められるように設計されていて、Webブラウザで完結できます。テンプレートをカスタマイズすることで誰でも直感的にアプリを設計できるので、初心者でも安心です。そして、開発したアプリのユーザー認証は、Office 365で可能です。そのため、シングルサインオンの設定も不要となります。
まとめ
この記事では、スマートフォンを使う業務効率化について解説していきました。スマートフォンを使って業務効率化を図る場合は、業務に必要な機能を搭載したツールやアプリを選び、少ない工数で目的に到達できるものを選ぶことがポイントです。そして、業務の効率化にスマートフォンを使うと機能の制限・設定などが簡単で、顧客への迅速な対応につながる、スキマ時間にデータの編集や管理ができるというメリットがあります。業務を改善したいと考えている方は、ぜひ「PowerApps」を取り入れてみてください。
