バックオフィスは、収益に直結するフロントオフィスを支援する役割を担っています。そのため会社として業務効率化を進めていくなら、フロントオフィスだけでなく、バックオフィスのDX化も積極的に検討していく必要があります。この記事では、バックオフィスでよくある課題から、課題解決のためのDX化について説明していきます。
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務とは、直接収益を上げる業務を後方からサポートする業務をいいます。代表的なのが、経理・財務、総務、法務、人事・労務、営業事務です。社内の業務をメインに担っており、社外の取引先や顧客とのやり取りは基本的にフロントオフィスが担います。
経理・財務
経理や財務は、会社のお金の流れや資金調達に関連する業務を担います。経理は、お金の流れを把握して記録する仕事で、会計処理や従業員の経費精算なども経理が担当します。財務は、資産管理や資金調達などを行う仕事です。資金移動や今後の資金の流れを適切に把握することで、会社の事業活動が円滑に行えるように支援します。
総務
総務は、ほかの部署ではカバーできないあらゆる仕事をカバーする役割があります。総務の仕事内容は、会社によってさまざまです。施設管理や社内行事の企画、備品の発注や管理、会議室の手配のほか、来客に対応することもあります。
法務
法務は、主に法律に関わる社内業務を担います。法律が関係してくる売買契約書や秘密保持契約書の作成・締結、社内規定の整備、株式発行や子会社設立などの法的な手続き、紛争への対応などが法務の仕事です。会社によっては、ハラスメントの対応など、社内の相談窓口としての機能もあります。
人事・労務
人事や労務は、従業員に関わる業務を担います。人事の主な仕事は、人材の採用や育成、人事異動や人事管理などです。労務は、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険の手続き、福利厚生の整備などをメインに仕事をしています。
営業事務
営業事務は、営業部門と関わりの深いバックオフィス業務です。営業職のサポートをメインに、見積書や請求書などの取引先や顧客に関連する書類の作成、営業担当者が使用するプレゼン資料の作成、顧客情報管理などの業務を行います。
バックオフィスのよくある課題
会社全体で業務改善に取り組んでいこうと考えたとき、分かりやすいのが収益に直接的に関係しているフロントオフィスの業務改善です。フロントオフィスの業務改善は数字にも表れやすいため、取り組みやすい部分です。しかし、バックオフィスも含めて改善していかないと業務効率化はうまく進みません。
バックオフィス業務をアナログで行っていたり、部署ごとに異なるソフトウェアを使用して業務を行っていたりする会社によくみられるバックオフィスの課題を3つ取り上げます。
業務フローが不透明で非効率
バックオフィス業務では、書類を紙で保管していたり、業務フローが担当者任せで不透明な部分が多かったり、非効率な部分が多い会社もよくみられます。特に業務フローが担当者任せになっていると、担当者が不在のときに業務がストップしてしまうという問題も生じます。また、業務内容が普段から共有されていないことにより、引き継ぎの際に負担がかかるといった問題も表面化しやすいです。
他部署との連携がうまくいかない
バックオフィス業務は、フロントオフィスをサポートする役割があるため、他部署とのやり取りが多いです。そのため、連絡手段や連絡ツールなどが整備されていなかったり、うまく機能していなかったりすると、連携がうまくいかないといった問題が出てきます。また、やり取りが多いだけに、他部署との連携に時間がかかると、バックオフィスの本来の業務がなかなか手につかないといった問題も発生します。
人手が足りない
スタートアップ企業や中小企業などでは、バックオフィスに携わる人材の人手不足に悩む会社も多くみられます。利益を生み出す部署ではないことから、真っ先にコストカットの対象になるためです。人手不足を解消するために新しい人材を補充する会社もありますが、業務によっては専門的な知識が必要で、人材育成に時間がかかり、業務がうまく回らなくなることがあります。人手不足もバックオフィス業務ではよく挙げられる課題です。
バックオフィスこそDX化を進めよう
前項で取り上げたバックオフィスのあらゆる課題を解決するためには、バックオフィスでもDX化を進めていくことを検討していく必要があるでしょう。バックオフィスDX化のメリットやポイントをご紹介します。
バックオフィスのDX化とは？
DXとは、Digital Transformation（デジタルトラスフォーメーション）のことをいいます。デジタル技術を使ってビジネスモデルを変革させ、業務や組織、仕事のプロセスなども抜本的に見直していくことです。
バックオフィスのDX化とは、デジタル技術を取り入れてバックオフィス業務を変革して、企業としての競争力や優位性を高めていくことをいいます。
DX化には、“守りのDX”と“攻めのDX”があります。守りのDXは、業務プロセスの抜本的改革や経営データの可視化など、自社だけで行える改革です。攻めのDXは、ビジネスモデルの抜本的な見直しなど、社外も巻き込んだ改革をいいます。バックオフィスのDX化は、守りのDXに分類されます。
バックオフィスでDX化を進めるメリット
バックオフィス業務でDX化を進める大きなメリットは業務効率化にあります。DX化では、ITツールの導入などデジタル技術の導入だけでなく、業務プロセスや組織構造の変革なども同時に行っていくためです。
ITツールやソフトウェアを導入するだけだと、むしろ仕事が増えてしまってツールが使われなくなってしまったり、使い方の周知が進まず形骸化してしまったりといったことも考えられます。
業務プロセスなどもあわせて見直すことで、導入するITツールに適した業務に刷新され、ITツール導入の失敗や形骸化を防ぐことができるでしょう。業務の見直しもあわせて行われるため業務効率の向上が期待できますし、DX化による自動化や省力化が進めば、バックオフィス業務のコスト削減にもなります。
バックオフィスDX化のポイント
バックオフィス業務のDX化を進めていくにあたって意識したいのが、業務の省力化や効率化です。ITツールの導入を進める際には、ITツールの特徴や機能なども比較して、大幅な業務効率化や省力化が見込めるツールを選択します。効率化や省力化には、データを自動で取得してくれるような機能、社内全体で必要な情報を共有できるような機能、リアルタイムの情報取得で業務が円滑化できる機能などがあるとよいでしょう。
ただし、一気にバックオフィス業務でDX化を進めてしまうと、トラブルが起きたときに業務が滞ってしまうなど、大きな問題が発生する可能性もあります。トラブルを最小限に、着実にDX化を進めていくなら、まずは一部の部署からなどスモールスタートで始めるのがポイントです。
まとめ
バックオフィス業務は、他部署とのやり取りや連携が必要な場面が多いにも関わらず、業務プロセスの改善やツールの導入が進まず、連携や人手不足などの問題を抱えることも多いです。バックオフィス業務を効率化して、企業全体の価値を向上させていくには、バックオフィスのDX化も視野に検討していく必要があるでしょう。
しかし、ただITツールを導入しただけでは、DX化がうまくいかないこともあります。DX化を進めるなら、業務効率化と省力化の両方を備えたツールの導入が必要です。
バックオフィス業務が抱えがちな、他部署との連携や情報共有の問題、属人化の問題などを一気に解決するなら情報の一元管理ができるERPがおすすめです。
Dynamics 365 ERPは、業務プロセスの改善だけでなく、将来的なビジネスの成長のために必要な機能が充実しています。企業の成長やニーズに応じたシステムの変化にも対応できるため、将来を見据えてシステムを導入したい企業にもおすすめです。
