効率的な生産体制の構築を目的として、定形業務を自動化する「RPA」を導入する企業が増加傾向にあります。しかし、RPAにも得手不得手があり、すべての業務領域を自動化できるわけではありません。そこで本記事では、RPAが得意とする分野や不向きな業務領域について解説します。ぜひ、自社の業務効率化の参考にしてください。
そもそもRPAとは？
「RPA」とは「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略称で、定形業務やルーティンワークなど、ある一定の形式に則って実行されるPC業務を自動化するソフトウェアです。たとえば、請求書や見積書の作成、伝票の記帳や定形メールの返信など、いわゆるホワイトカラーと呼ばれる業務領域の定形的な作業プロセスを自動化します。
RPAをわかりやすく例えるなら、Excel上における操作・処理を記録して自動化する「マクロ」のようなものです。マクロを活用することで、データの入力や集計、書式変更やシートの挿入など、複雑なプロセスを必要としない単純作業をプログラミング不要で自動化し、Excelの作業効率を劇的に向上できます。このExcelにおけるマクロのような自動化機能を、OSやアプリケーション、ブラウザなどを横断して利用できるのがRPAです。
具体的には、経理部門であれば売掛金や買掛金の処理、会計ソフトへの仕訳入力や入金データの照合、営業部門なら見積書の作成や顧客へのメール対応、製品の在庫や納期の確認、人事や総務部門の場合は労働時間や勤怠情報の収集・登録など、組織内におけるあらゆる部門の定形業務を自動化できます。このような機能・特徴を備えていることから、RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれます。
RPAに向いている業務とは
RPAはいわば、Excelがもつマクロのような機能を全社的な領域で活用できるソリューションです。適切に運用することで、組織全体における業務効率の改善と生産性の向上が期待できます。そんなRPAが得意とするのは、以下のような業務領域の自動化です。
- テンプレート化されている作業
- データ収集・集計・分析業務
- 複数のツールをまたいだ業務
テンプレート化されている作業
RPAが最も得意とするのが、ルールや手順がテンプレート化されている業務領域の自動化です。具体例を挙げるなら、特定のデータやファイルのグラフ化、Eメールの自動振り分け、システム間のデータ移行、請求書や伝票の処理など、あらかじめ手順が定められている業務の自動化が得意分野といえます。RPAは、こうしたテンプレート化されている業務領域であれば、24時間365日連続で自動化処理を実行し続けることが可能です。
データ収集・集計・分析業務
現代は情報爆発時代と呼ばれており、マネジメントやマーケティングの領域において、データ活用の重要性が叫ばれています。RPAによって自動化処理を施せば、組織内に分散している業務システムを横断して、データの収集・集計・分析が可能です。たとえば、ERPから財務・会計・生産・販売といった基幹情報を収集すると同時に、CRMから顧客管理情報を吸い上げることで、マネジメントとマーケティングの両軸に基づく経営戦略の立案・策定に寄与します。
複数のツールをまたいだ業務
業務システムやアプリケーションなど、複数のツールを横断する定形業務の自動化も、RPAの得意領域です。RPAはマクロのような機能と先述しましたが、この複数の業務システムやアプリケーションをまたいだ自動化を実装できる点が、Excelとの大きな違いです。具定例としては、ERPに保管されている基幹データをETLツールにロードしたり、コンタクトセンターの顧客対応履歴をCRMに転送したりできるなど、複数のツールをまたぐ業務プロセスの自動化が可能です。
RPAに向いていない業務とは
テンプレート化されている作業やデータの収集・集計・分析など、さまざまな業務領域を自動化できるRPAですが、不向きな分野もあります。RPAが苦手とするのは、主に以下のような業務領域です。
- 人の判断が重要な業務
- 例外が多い業務
- PCやデバイス内で作業が完結しない業務
人の判断が重要な業務
計画やコンセプトの立案・策定など、人の判断や分析が必要な業務領域は、RPAの対応範囲外です。また、デザインの制作や文章の作成といった創造的なスキルが求められる業務領域も、RPAでは対応できません。RPAは、あくまでも定義されたルールに則って自動処理を実行するシステムなので、こうした高度な判断や特殊なスキルを必要とする業務領域の自動化は不可能です。
例外が多い業務
RPAは明確にルールが定められた定型業務を得意とするものの、例外的な処理が発生する業務領域には対応できません。決められたルールに基づいて自動化処理を繰り返すことはできても、AIのように状況を判断する機能は備わっていないため、例外的な処理が発生したり、急な業務変更が生じたりした場合はシステムを停止します。そのため、例外処理そのものをプログラムに組み込むか、例外的な処理は人の手によって補完するといった対策が必要です。
PCやデバイス内で作業が完結しない業務
Robotic Process Automationという名称から、製造現場や物流現場の産業用ロボットをイメージする人もいるかもしれませんが、RPAはブルーカラーの業務領域に関しては対応できません。さまざまな業務プロセスの自動化処理を実行するといっても、あくまでコンピュータ上の業務領域のみであり、基本的にPC内で完結しない作業はRPAの対応範囲外です。
Power AutomateでRPAツールをスピーディーに作成
近年、日本は少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少によって、人材不足が深刻化しており、効率的な生産体制の構築が重要な経営課題となっています。そこで大きな注目を集めているのが、定型業務を自動化するRPAです。マーケティングファームの矢野経済研究所が2020年に発表したデータによると、RPA市場は年々拡大傾向にあり、2016年度に約85億円だった市場規模が、2019年度には約530億円にまで拡大しています。
そんなRPA市場にMicrosoftが参入し、リリースされたのが「Power Automate」です。Power Automateは、2016年に登場した自動ワークフロー作成ツール「Microsoft Flow」にRPA機能を付与し、2020年にリブランディングされたソリューションです。Microsoft製品との連携性に優れており、「Dynamics 365」「Power Apps」「Microsoft Teams」などさまざまなアプリケーションを横断した自動化処理を簡単に実行できる点が、Power Automateの最も大きな特徴です。
そして、自動ワークフローの作成機能とRPA機能により、さまざまな業務プロセスの全社横断的な自動化処理を実現します。また、直感的に操作できる優れたUIを搭載しており、さらに複数のテンプレート機能を備えているため、非エンジニアでも容易に定型業務の自動化を実装できる点も大きなメリットです。RPAの導入を検討している企業にとって、最もおすすめのソリューションといえるでしょう。
まとめ
近年、定型的な業務領域を自動化するRPAが大きな注目を集めており、大企業・中小企業を問わず導入が進んでいます。RPAの導入によって定形業務やルーティンワークを自動化できれば、企業価値の向上に直結するコア業務にリソースを投入可能となるため、効率的な生産体制の構築が可能です。RPAの活用を検討している企業は、Dynamics 365やPower Appsなど、Microsoft製品との連携性に優れるPower Automateを導入してみてはいかがでしょうか。
