企業の競争環境が激化する中で、多くの企業が直面する課題は、システム統合でしょう。中でもMicrosoft 365のデータ移行は規模が大きく、作業スコープが多く、簡単なものではないはずです。本記事では、Microsoft 365のデータ移行について、概要やポイントについて詳しく解説していきます。
Microsoft 365のデータ移行とは
Microsoftが提供するMicrosoft 365は、最新のOffice製品やグループウェアをクラウド上で提供するサービスです。Microsoft 365には「Windows 10」「Office 365」「EMS」という、根幹となる3つのソリューションが存在します。そして、それぞれの階層下に複数のソリューションが存在しています。
例えば、Office 365はOffice系アプリ、メールアプリ、スケジュール管理、オンライン会議といった機能が集約されたサービスです。「EMS」は、デバイスやアプリケーションの管理に特化した「Microsoft Endpoint Manager」、セキュリティを強化する「Microsoft Information Protection」などが含まれています。
Microsoft 365は、上記のように複数のソリューションから成り立っているため、データを移行する際は情報消失リスクを最小限に抑えなければなりません。そこで利用したいのが「データ常駐オプション」です。
データ常駐オプションとは、Microsoft 365のデータを新しいデータセンターへ移行できるサービスです。データ常駐オプションを利用することで、Microsoft 365のデータ移行における情報消失リスクを大幅に軽減できます。例えば、「Exchange Online」のメールボックスのコンテンツ、「SharePoint Online」に格納されているファイル、「OneDrive」にアップロードしたデータ、「Teams」のメッセージなど、さまざまなデータを安全に移行可能です。
Microsoft 365のデータ移行のポイント
Microsoft 365のデータ移行において大切なポイントは、情報の移行対象や保護する仕組みについてきちんと把握することです。Microsoft 365には、企業にとって重要な情報が保存されています。そのため、データ移行に関して最低限の知識を得る必要があるでしょう。ここでは、Microsoft 365のデータ移行における基本的なポイントについて解説していきます。
データ移行をリクエストできる顧客の対象
Microsoftは世界各国にデータセンターを設置しており、日本国内にも東京と大阪それぞれにリージョンが存在しています。データセンターが存在する対象国であれば、Microsoft 365のデータ移行に関するリクエストが可能です。
データ移行はMicrosoft 365の管理ページから行えます。ただし「Microsoft 365 引っ越しプログラム」の対象外である場合は、実行できないため注意が必要です。また、移行が完了するのはリクエスト後、最大で24ヶ月かかる場合があることも覚えておきましょう。
コア顧客データを定義する方法
Microsoft 365のデータ移行では、コアとなるデータを把握する必要があります。情報に優先度を設定し、重要なデータから移行すべきということです。
例えば、法人向けのクラウド型メールサービス「Exchange Online」に保管されているコンテンツは重要度の高いデータと言えます。また、クラウドストレージの「OneDrive for Business」や、ポータルサイトとして活用できるデータ保管・共有サービス「SharePoint Online」のコンテンツやデータも優先的に移行すべきデータと言えるでしょう。
Teamsの移行対象データ
Microsoft 365のデータ移行において忘れてはならないものが、コラボレーションツールの「Teams」です。現在、多くの企業が社内用のチャットツールにTeamsを導入していることでしょう。従来、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールの主流はメールでした。
しかし、近年ではより円滑なコミュニケーションのために、チャットが主流になりつつあります。TeamsはMicrosoft 365を契約していれば利用可能だということもあり、多くの企業で活用されています。そのため、Teamsのデータ移行も優先的に行うべきでしょう。もちろん、Teams内のメッセージや画像データなどもすべて移行可能です。
コアカスタマーデータが新しいデータセンターに保存されるタイミングは異なる
法人向けのクラウド型メールサービスExchange Onlineのデータは、基本的にSharePoint OnlineやOneDrive for Businessなどのデータ保管・共有サービスに保存されます。つまりExchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Businessの3つは共有依存関係にあると言えるでしょう。
この3つはデータが移行先に保存されるタイミングが異なります。それぞれのデータが新しいデータセンターに保存されるまでは、移行完了とならないので注意が必要です。
データ移行中の顧客データ保護とダウンタイム対策
データ移行に関して懸念されるのがセキュリティレベルです。Microsoft 365には企業がこれまで築き上げてきた、膨大な業務データやノウハウが保存されています。そのため、セキュリティリスクを最小限に抑える必要があるでしょう。Microsoft 365のデータ移行は「SLA（Service Level Agreement）」に準拠しているため、堅牢なセキュリティ規格を有していると言えます。
また、気になるのがデータ移行中のダウンタイムでしょう。Microsoft 365は業務に不可欠なソリューションです。データ移行中にシステムが停止するとなれば、業務に多大な支障を及ぼします。しかし、Microsoft 365のデータ移行はバックエンドサービスなため、ダウンタイムは発生しません。データ移行から完了まで、通常稼働が可能です。
各サービスは各データセンター内で独立し影響し合わない
Microsoftのデータセンターは世界中に点在しています。これは「秘密分散技術」と呼ばれる手法です。複数のデータセンターに情報を分散して保存することで、データのセキュリティ管理を強化します。そのため、一部のMicrosoft 365におけるサービスは、一部ユーザーとデータ移行中のユーザーに対して、異なる地域で情報が保存されている場合があります。しかし、サービスは互いに独立して実行されているため、ユーザーエクスペリエンスに影響を受けることはありません。
コアカスタマーデータの保存場所
データ移行先の保存場所について確認しておくのも重要なポイントです。各サービスのデータ確認は、Microsoft 365の管理ページから行えます。
保存されているデータの場所は、Microsoft 365の管理ページの「組織プロファイル」の「データの場所」セクションから確認可能です。また、データの移行リクエストを送信するのも管理ページから行います。Microsoft 365の管理ページにアクセスするには、左側のナビゲーションウィンドウから「設定」を開き、「組織の設定」をクリックします。そして「組織プロファイル」を選択し、「Data レジデンシー」を選択してください。
まとめ
Microsoft 365は多くの企業が導入しているサービスであり、データ移行案件が増加しています。データ移行を安全かつ確実に行うためには、移行対象データやデータ保護の仕組みについて理解することが重要です。ぜひ、本記事を参考にして、自社のデータ管理業務にお役立てください。
