ビジネス上のコミュニケーションを支えているのは、数年前までメールと電話でした。この2つのツールさえあればどのような情報交換も可能だと考えられていましたし、そこの疑問を持つような人もいなかったでしょう。しかし、最近では多様なコミュニケーションツールが提供されたことで、情報交換の形は大きく変化しています。
それらを活用すれば、ビジネス上のコミュニケーションを大幅に迅速化できますし、コミュニケーションツールを主体として生産性や業務効率をアップすることも可能です。本稿では、そんなツールの種類についてご紹介します。
数ある種類の中から、自分たちにとって最適なコミュニケーションツールとは何か？それを探すヒントにしていただければ幸いです。それではさっそくご紹介していきます！
コミュニケーションツールの種類
ビジネスメール
「メールなんて何も新しいツールではないじゃないか」と思われるかもしれませんが、昨今ではサーバー型のメールシステムではなく、クラウドサービスとして利用するビジネスメールが主流になっています。独自ドメインを使用できることはもちろん、利用する端末や接続するネットワークを問わず同じメールボックスにアクセスできるため、ビジネスメールでの情報共有力がアップします。さらに、後述するクラウドストレージと連携することで、メールに添付されたファイルを自動的にインターネット上にアップできるためちょっとした作業時間短縮にもなります。
チャットツール
メールでのコミュニケーションでは速度に限界があるということで、注目を集めているのがチャットツールです。LINEのようなチャット形式でメッセージのやり取りをすることで、リアルタイムにコミュニケーションが取れます。やり取りも時系列に残るので、過去の会話をさかのぼるのも簡単です。また、グループでの会話もできます。メンション機能を利用すれば特定のユーザーの注意を引くこともできます。ファイル共有も可能ですので、ビジネスメールと比較してコミュニケーション速度が飛躍するのは間違いないでしょう。
サイト作成ツール
「コミュニケーションを促進するのにサイト作成ツール？」と思われるかもしれませんが、社内ポータルサイトを作成することで組織の情報共有力をアップします。サイト作成ツールの多くは、ノンプログラミングで簡単にサイト作成ができますので、制作会社に依頼するコストも削減できるでしょう。また、外部公開用のサイトを作成できる場合もあるため、コミュニケーション促進以外にも幅広く活用できます。
タスク管理ツール
個人的にタスクを管理したり、チームや部門のタスクを管理したりと幅広く利用できるのがタスク管理ツールです。タスクを整理し、かつ完了率を可視化することで誰がどのタスクを実行しているのかがチーム全体で明確になります。マネージャーは適切なタスクの振り分けが可能になりますし、個人でタスクの優先度を整理するのにも最適です。また、チームで助け合う文化も作れるので、コミュニケーション促進に貢献することも可能です。
Web会議
物理的に離れた場所にいても、対面でのコミュニケーションを可能にするのがWeb会議です。パソコンに搭載されたカメラとマイクを利用して、デスクにいても個人間やグループでの会議に利用できます。Web会議があると会議やミーティングのために遠隔地へ足を運ばなくてもよいため、交通費の削減にも貢献するでしょう。ツールによって最大数百人での同時接続も可能なので、用途は無限大です。
社内SNS
TwitterやFacebookなどのSNSを、社内向けに改良したツールです。投稿に対してコメントや「いいね」をすることで、ビジネスメールやチャットツールでは実現できないフランクなコミュニケーションを実現します。いろいろなコミュニティを形成し、組織内の人間が多様なテーマや趣味で繋がることでビジネス上でのコミュニケーション効率がアップしていきます。
クラウドストレージ
インターネット上に用意されたストレージ領域を利用して、ファイルの保存や共有を行うのがクラウドストレージです。数あるクラウドサービスの中で最も利用されているツールであり、ビジネスに取り入れるのが当たり前になっています。ツールによってストレージ上でファイルの共同編集が行えたりと、多様な機能を提供しており、リモートワークを導入する企業にとっても必須ツールだと言えます。また、必要なストレージ分だけ料金を支払うので、ファイル管理コストの適正化が図れます。
スケジュール
個人がスケジュールを管理し、それを他社と共有できます。上司や同僚のスケジュールを確認するのに時間を消費することも少なくないですが、スケジュールツールで確認すれば瞬時に把握できるので、作業時間短縮になるでしょう。
共有型オフィスツール
ExcelやPowerPointなどのオフィスツールは、基本的に共同編集ができません。ただし、一部のツールでは共同編集が可能であり、Web会議を実施しながら共有すれば情報共有力が大幅にアップします。また、共同編集が可能だとバージョンの乱立が発生しないので、ファイル環境をスッキリとさせられます。
コラボレーションツール
ここまでご紹介したコミュニケーションツールを包括的に備えているものを、コラボレーションツールと呼びます。各ツールを単体で導入するよりも低コストであり、かつ各ツールが連携するため組織のコミュニケーションを大幅に促進する効果があります。
適切なコミュニケーションツールを選ぶには？
コミュニケーションツールを導入して、組織の情報共有力等をアップさせるには何が大切なのか？それは、自分たちにとってベストフィットなツールを選ぶことです。そこでまず行うべきことは、社内のコミュニケーションを阻害している要因を特定したり、現状課題をハッキリさせることです。
何が必要で何が不要なのか？この事実を明確にすることで、導入すべきツールの全体像が見えてきます。その上で、機能要件等を定義していき、自社にとってベストフィットなツールの条件を固めていきます。
また、将来的にすべてのコミュニケーションツールを有効活用し、統合的なツール環境を構築して運用管理負担を軽減したいという場合は、コラボレーションツールがおすすめです。管理機能を使用すれば各ツールのオンオフを切り替えたり、ユーザー単位でアクセス権限を設定できるため、コミュニケーションツールの拡大を計画的に実施してったりすることができます。
皆さんにとって必要なコミュニケーションツールとは何でしょうか？近年ではほとんどのツールが、クラウドサービスで利用することを前提にしており、無料トライアルなども実施しています。無料で試用できるものは積極的に使ってみて、自社にとって適切なツールについて明確に定義していきましょう。
Office 365はOfficeを中心としたデスクトップアプリケーションから、SharePointやYammer、Teamsなど、コミュニケーションツールとしても充実したクラウド型スイートアプリケーションです。是非お試しください。
