成長し進化するビジネスに求められている社員のスキルは、業務の効率化や生産性の向上といった従来から指標とされている改善能力だけではありません。単に作業時間を短縮したり、効率を改善するだけでは、既存のビジネスを継続することはできても、さらなる成長や発展は望めません。むしろ、改善や効率化といった後ろ向きの対策ではなく、既存のビジネスの殻を破るような新しい創造性が求められているのです。そのためには、創造性の高いビジネスを実践できるIT環境が重要になります。Microsoft Teamsは、創造性が求められるビジネスの最前線において、情報やアイディアを中継するハブとなり、チームワークを加速し新しいプロジェクトや事業を推進するIT基盤となります。
Office 365でチームワークを実現するハブ
ビジネスの現場で新しいアイディアやプロジェクトが生まれるタイミングの多くは、時間をかけて熟考した会議の席よりも、ちょっとした立ち話や肩の力が抜けたブレーンストーミングの瞬間だったりします。こうした何気ない瞬間を限られたビジネス時間の中で、より多く生み出すためには、「あっ、ちょっと」と廊下で誰かを呼び止めるような気軽さをITで実現できる、場所に縛られないコミュニケーションの中継(ハブ)が必要になるのです。
Microsoft Teamsは、リアルタイムのコミュニケーションをすべての従業員に提供できる「ビジネスチーム」のためのチャットや通話や会議を提供するハブになります。チームや部門の枠を越えたチャットをはじめとして、利用するデバイスを選ばないシームレスな通話に、複数のスタッフがオンラインで参加できる会議で、誰がいつ何処にいても、コミュニケーションを円滑に推進するハブとして、創造性の高いビジネスをサポートします。具体的には、1対1のプライベートなチャットを行ったり、少人数のグループによる立ち話のような気軽な感覚でやり取りできる会話、さらにはHDビデオにVoIP、ダイヤルインの音声会議オプションによるオンラインSkype会議などが利用できます。そのSkype会議においては、スケジューリングと連動できるので、大切なオンライン会議に確実に参加できます。オンラインでのコミュニケーションに利用するデバイスは、各種のモバイル端末にデスクトップやノートPCのブラウザなど、柔軟に選択できるので、会議室に備え付けのデバイスと統合することで、誰でも何処からでも手元の端末で容易に参加できます。
アイディアを形にするためにOffice 365アプリを統合
Microsoft Teamsは、コミュニケーションのハブとして大きな役割を担うだけではなく、Office 365アプリを統合し、必要な情報に素早くアクセスして、会議や打合せの思考を止めることなく、チームでの意見や発想を形にする作業を強力にサポートします。具体的には、Microsoft TeamsからOfficeやその他のフアイルの共同作成や編集を可能にし、Skypeだけではなく、SharePointにOneNoteとPower BIにPlannerを統合しているので、必要なときに必要な手段でコミュニケーションの結果を成果物として記録し、修正しながら新しい企画やプロジェクトを創り出します。
そんな創造性の高い共同作業の一つの例が、チームによるPowerPointの編集です。プレゼンテーションやアイディアストーミングに活躍するPowerPointをチームで編集する感覚は、これまでのスライド作成にはない、新しいクリエイティビティを参加者にもたらします。例えば、旧来からのスライドの共同編集では、自身が作成したPowerPointのファイルをメールの添付ファイルとして他の人たちに送信する方法が一般的です。その結果、一度に複数の人たちに同じ内容のスライドが複製されます。そして、各自が受け取ったスライドをバラバラに編集してしまうと、アイディアの分散したファイルが増殖します。その結果、バラバラになったアイディアの断片を集約する作業が発生し、多くのビジネス時間が「創造」ではなく「編集と調整」に浪費されてしまうのです。
それに対して、Microsoft Teamsを活用したスライドの作成では、全員がSharePointに保存されている単一のファイルをクラウド経由で操作します。その結果、何人でスライドを編集しても、常に単一のファイルが最新の状態で記録されます。「集約」という作業に煩わされることなく、共同で一つのスライドを作り上げていく過程で、Microsoft Teamsのコラボレーションを活用して会話やチャットを交換しながら、より創造的な意見やアイディアを盛り込んでいけるようになります。
グループでの「チーム」と「チャネル」を活用したコラボレーション
それでは、実際のMicrosoft Teamsでは、どのような操作で創造的なコラボレーションを実践していくのでしょうか。その基本が、チームとチャネルです。Microsoft Teamsでは、一緒に作業をする人達の集まりを「チーム」と呼び、チーム内の会話のトピックを「チャネル」と表現しています。まず、チームではチーム内でトピック毎にチャットを利用した会話ベースのコミュニケーションを実施します。そして、チームで利用するファイルやノートの他にも、チームに関連するコンテンツの URL なども共有できます。さらに、チームの所有者は任意のメンバーを追加できます。もちろん、新しいチームも自由に作成できます。
チームで利用するチャネルは、永続的なチャットというコンセプトで作られています。そのため後からチームに参加したメンバーも、過去のメンバーの会話やファイルを参照できます。基本的には、会話履歴は残っているので、検索も可能です。また、 メンバーの追加はチーム単位となり、チームへの会話となるため、特定の人に伝えたいことがある場合は「メンション」を利用します。さらに、会話に賛成の意思を示す「いいね!」が利用可能です。それに対して「チャット」は、チームに関係なく特定のメンバー同士で個別にコミュニケーションする方法です。「チャット」では、自分が参加する以前の会話は参照できません。また、メンバーの追加はチャット単位です。そして、特定の人と話す前提なので「メンション」や「いいね!」の機能はありません。チャットでは、任意のタイミングのリアルタイムコミュニケ―ションが可能になります。
Microsoft Teamsでは、ほかのサービスと連携するためのコネクタの設定が可能で、既定の設定では、チームのメンバーがチャネルを作成したり削除できます。その「チャネル」には「チャット」として通話と Web 会議が用意されています。「チャネル」および「チャット」単位で任意のタイミングでWeb会議も実施できます。Skype for Business の Web 会議と同様に音声、ビデオ、画面共有の機能が利用できます。
こうしたコミュニケーションは、Office 365の機能と連携して、Web会議の開催などを事前に設定できます。例えば、「会議」から「チャネル」単位で事前に設定する会議を設定できます。 「チャネル」単位で事前に設定した会議は、チームの任意の同チームメンバーが確認できます。また、 「チャット」単位では事前に設定する会議はありません。そして、Office 365 Groups の予定表が「会議」に表示されます。
アイディアを形にするために「タブ」を活用したリソース共有
Microsoft Teamsでは、チームのメンバーが必要な情報に容易にアクセスするための手助けとして、「タブ」というリソース共有の仕組みも提供しています。タブは、チームの作業に必要な資料やリンクや各種の情報などを目的別に整理するためのインデックスのような役割です。新しいタブを作ると、そこにOffice 365などで共有できる様々なデータやファイルを登録できます。Microsoft Teamsの初期設定では、「ファイル」と「Wiki」という二つのタブが用意されています。例えば、共同で作業するスライドやワークシートなどを目的別のタブに登録しておけば、チームでの作業がより便利になります。タブは、チーム毎の作業効率を上げるだけではなく、整理する情報を工夫することにより、新しい発想を生み出すための知識の泉としても活用できます。
Microsoft Teamsを導入していく組織や企業では、情報に対する意識や取り組み方への新しい意識が社員に芽生え、効率の良いOffice 365アプリの共同作業によって、創造性の高いビジネスを推進するメンバーが育っていくのです。
