ビジネスメールアプリケーション(メーラー)の定番といえば「Outlook」でしょう。マイナビが同社会員を対象に行ったアンケート調査※1では、会社のメーラーとしてOutlookを使用していると回答した人は全体の約40％。次いでその半分以下の割合でGmailやYahoo!メールが後を追っています。
Outlookを使用したことがない、というビジネスマンはほとんどいないのではないでしょうか？
そんなOutlookと類似したサービスとして「Outlook.com」というものがあります。Outlookと一体なのが違うのか？OneDriveとの関係は？今回はこれらの疑問を解消していきましょう。
OutlookとOutlook.comの違い
Outlook.comは一言で表すなら「無料のメールサービス」です。これを聞いてGmailを思い浮かべる方は多いかと思います。無料で利用できるメールサービスといえばGmail、ビジネス向けのメーラーといえばOutlookという認識が一般的でしょう。
Outlook.comはつまりGmailのように無料のメーラーを提供するサービスです。ユーザーはブラウザ上でOutlook.comを操作して、メールの送受信やその他の機能を活用できます。OutlookとOutlook.comの決定的な違いはここにあります。
Outlookはビジネス向けのメーラーアプリケーションであり、Microsoft Office製品の一つです。利用のためにはOfficeのライセンスを購入します。一方でOutlook.comは無料で利用できるメールサービスなので、Microsoftアカウントを取得するだけですぐに使用できます。
ちなみに、Outlook.comとGmailのどちらの方が優れているか？という疑問に関しては、米国大手メディアのライフハッカー※2によればどちらも一長一短あって一概には決められないとのことですが、同サイトではOutlook.comはビジネスユーザー向け、Gmailはパワーユーザー向けと結論付けています。
OneDriveとは？
OutlookとOutlook.comの違いについてまとめたので、次にOneDriveについてご紹介します。
OneDriveとはMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスであり、5GBのストレージ容量を無料で利用できます。以前はSkyDriveという呼称でサービスを提供していました。
クラウドストレージは通常、パソコンに保存するファイルやドキュメントをブラウザ上に保管するというサービスです。ユーザーはストレージ容量内で好きなデータをMicrosoftが管理するサーバーにアップロードできます。もちろん高いセキュリティ状態が保たれているので、情報漏えいの心配はありません。
OneDrive以外にもDropboxなどクラウドストレージサービスは多数提供されています。その中でOneDriveが持つ利点とは「Windows 10との強力な連携」でしょう。たとえばWindows 10ユーザーがOneDriveを利用すると、エクスプローラーを操作するだけで任意のデータをOneDriveに保存することができます。
さらにMac端末のファイルエクスプローラー的な機能でFinderとも連携し、同じようにFinderからOneDriveにデータをアップロードしたり、OneDrive上のファイルやドキュメントを閲覧および編集できます。
OneDriveを使用していて「容量が足りない」という状況になったら、月額249円で50GBのストレージ量を使用することも可能です。他社サービスと比べて低コストなので負担にならないことも利点でしょう。
それでも容量が足りないという方はOffice 365 Soloの利用をおすすめします。これはOfficeライセンスを含む包括的なクラウドサービスです。Office 365 Soloを利用することで全Officeアプリケーションのライセンスが付与され、かつOneDriveでは1TB(1,024GB)のストレージ容量が利用できます。
さらに、固定電話や携帯電話への通話が毎月60分無料になるSkype通話の利用可能です。
Outlook.comとOneDriveの関係は？
Outlook.comとOneDriveは、Microsoftアカウントを取得することで利用できるようになるサービス仲間です。MicrosoftアカウントがあればOutlook.comが利用できるのと同時にOneDriveも利用できます。それぞれ単体サービスとして利用するのもよいですし、メールデータのバックアップ先としてOneDriveを利用するのもよいでしょう。
ちなみに前述の通りMicrosoftアカウントを取得するのは無料であり、Outlook.comもOneDrive(5GBまで)もコストをかけずに利用できます。
Microsoftアカウントを作成するのは非常に簡単です。Microsoftアカウントの「サインインページ」にアクセスし、「アカウントをお持ちでない場合作成できます」をクリックします。指定された情報を入力したパスワードを作成します。「[ または、既にお持ちのメール アドレスを使う]」「または、電話番号を使う」「新しいメール アドレスを取得」リンクを使用したアカウント作成の方法を変更することも可能です。その後は手順に従うだけでMicrosoftアカウントの作成は完了です。
これでOutlook.comとOneDrive(5GBまで)に加えて、ブラウザ上で閲覧・編集ができるOffice OnlineとSkypeも利用できます。
ビジネスユーザーならOneDrive for BusinessかOffice 365がおすすめ
もしもOutlook.comやOneDriveといったMicrosoftサービスをビジネスでバリバリ利用したいという場合は、無料のMicrosoftアカウントではなくOneDrive for BusinessからOffice 365の利用をおすすめします。
OneDrive for Businessはビジネス向けのクラウドストレージサービスであり、1TBのストレージ容量とユーザー管理が可能な管理機能が付きます。そのため、組織でOneDriveを利用したい場合はビジネス向けのOneDrive for Businessが最適でしょう。
さらに、OneDriveだけでなくExchangeやSharePointといったサーバー製品まで含めたコラボレーション環境を利用したいという場合にはOffice 365が最適です。Office 365ではOneDrive for Businessを含めすべてのOfficeアプリケーションが利用できるライセンスであり、オンライン版のExchangeやSharePoint、Skype for Businessなどが利用可能です。
無料のMicrosoftアカウントにはないセキュリティや管理機能に加え、コラボレーションに関するフル機能が利用可能です。Outlook.comやOneDriveを利用する目的に応じて、こうしたビジネス向けサービスもぜひご検討ください。
