ビジネスにおける意思決定の速度が求められている現在にあって、これまでITを活用したコミュニケーションの主流となっていた電子メールが、意思疎通の踊り場を迎えています。
その理由は、スマートフォンの普及によって、心理的なハードルが低く、リアルタイムでコミュニケーションできるチャット(会話)に代表されるSNS(ソーシャルネットワークサービス)の利用が広がっているからです。その便利さは、企業のIT管理者にとって新しい課題を突き付けています。
普及率72%に達したスマートフォンとSNSがもたらす新たなビジネスの脅威
米国での調査によれば、若い世代ほどメールによるコミュニケーションの心理的なハードルが高く、SNSの掲示板をチャットのように使う文化が普及しています。日本でも、若い世代を中心にSkypeにLINEやTwitterにメッセンジャーなどのチャットツールが、広く利用されています。
メッセージのやり取りのハードルが低く、メールよりも手軽でリアルタイムでの会話が楽しめるチャットの便利さは、プライベートだけではなくビジネスにも浸透し始めています。例えば、キャラクター商品を取り扱うある企業では、メールよりもチャットで会話する社員が増えてしまい、会話だけではなく画像データなどもSNSでやり取りしていました。こうしたコミュニケーションは、社員にとっては便利ですが、IT管理者には新たなシャドーITの脅威となります。
しかし、だからといってビジネスにおける意思決定の速さが求められている現在で、あえて利便性の高いチャットを使わないようにして、メールだけでコミュニケーションの速度を維持しようとしても、限界があります。コミュニケーションの効率化は、あらゆる企業にとって必須の課題です。
世代を超えて各自が使い慣れているデバイスやツールで、メールよりもリアルタイムで効率よく、そして安全に利用できる次世代のビジネス向けチャットツールが求められています。その需要に、チャット以上の効率的なコミュニケーションを提供する新たなビジネス向けSNSツールが、Microsoft Teamsです。
ビジネス情報の中継基地(ハブ)になるMicrosoft Teams
Microsoft Teamsは、Office 365でチームワークを実現するビジネス情報の中継基地(ハブ)となるコミュニケーション基盤です。Windowsに限らず、Mac OS XやLinuxなどのWebブラウザからアクセスできるだけではなく、iOSやAndroid向けのアプリからも利用できます。
デバイスを問わないチャットベースのワークスペースを提供することで、チームでのコラボレーションを効率化します。その画面は、SNSのようなデザインになっています。FacebookやLINEなどを使ったことがある人ならば、直感的に操作を理解できます。
Microsoft Teamsでは、テーマやプロジェクトごとにワークスペースを用意して、そこで部門や組織を超えたコラボレーションを実現します。また、チャットだけではなく通話やWeb会議にも対応しているので、Microsoft Teamsから通話ボタンをタッチしてスマートフォンから電話をかけたり、Web会議もはじめられます。
1対1のプライベートチャットから、少人数グループでの会話に、HDビデオやVoIPにダイヤルイン音声会議オプションによるオンラインSkype会議など、数多くのリアルタイムでのコミュニケーションに対応しています。
「Web会議」について調べてみよう！
Office 365アプリを統合し必要な情報を集約
Microsoft Teamsは、ビジネスに適したSNSとしてチームのワークスペースを提供するだけではなく、Office 365アプリを統合して必要な情報へ素早くアクセスできるファイルの共有や共同編集を実現しています。
具体的には、SkypeにSharePointとOneNote、そしてPower BIやPlannerと統合しています。例えば、新しいプロジェクトで資料を作成するときにも、基本となるドキュメントやスライドをMicrosoft Teamsのワークスペースで共有しておけば、関連するメンバーがいつでも参照し修正して、短期間に効率よく編集作業を完了できます。
Officeドキュメントの共同編集は、これまでにもSharePointを介して実現していました。しかし、プロジェクトで利用する情報が増えてくると、ファイル単位での資料の共有では、目的のドキュメントやスライドがどこにあるのか、探すのが困難になります。それに対して、Microsoft Teamsのワークスペースを活用した資料の共有では、目的別にファイルが整理されるので、検索も再利用も容易になります。
エンタープライズレベルのセキュリティとコンプライアンス
個人向けのSNSを乱用するシャドーITの脅威に対して、Microsoft Teamsによるワークスペースの提供は、ビジネス向けのチャットにエンタープライズレベルのセキュリティとコンプライアンスを実現します。
マイクロソフトでは、大規模なグローバルでのクラウドを提供し、EUMCやHIPAAなどをサポートする業界で随一のコンプライアンス機能を装備しています。また、電子情報開示と監査による組込み情報の保護に、なりすましや乗っ取りを防ぐ多要素認証にも対応しています。そして、外部のスタッフも利用できる安全なゲスト向けアクセスと、Office 365のPSTN接続と高度な通話管理も提供します。
さらに、Microsoft Teamsは外部のクラウドサービスともオープンに連携します。BOXやDropboxなどのストレージサービスにもワークスペースからアクセスできるので、様々な上方にアクセスするための起点として、ビジネスの現場に配備していけるのです。
