企業規模や目的別に選ぶOffice 365

マイクロソフトが提供する、クラウドベースのOfficeライセンスおよびコミュニケーションツール群のOffice 365。法人向けプランは全部で7つあることから、最適なプラン選びに迷っていないでしょうか？

Office 365導入を検討する企業の中には、「プランが多すぎて何を選べばいいのか分からない」という不安の声を聞くこともあります。しかしプランが多いということは、裏を返せば環境に合わせてコストや機能の最適化を図れるということです。

そのため、Office 365導入にあたり、まずは各プランの特長を把握した上で目的別に最適なプランを選択していただきたいと思います。ここでは、そんなOffice 365の企業規模・目的別の選び方について紹介します。

Office 365各プランの特長をご紹介

まずは、法人向けのOffice 365各プランの特長と月額料金を簡単にご紹介します。

≪法人向け7つのプランの特長≫

※月額料金は年間割引を適用した場合の金額です

まず着目すべきポイントは、プランによって最大ユーザー数が決まっているところです。Business Essentialsと、BusinessおよびBusiness Premiumでは最大ユーザー数が300人までと決まっています。そのためこれらのプランは中小企業向けに位置づけされており、それ以外のプランは大企業向けとされています。

中小企業だからといってユーザー数無制限のプランが使用できない、というわけではありません。たとえば大多数のユーザーにはBuisness PremiumでOfficeアプリケーションとコミュニケーションツールを使用できるようにして、管理者やデータ分析技術者などの人材にはEnterprise E5で高度な機能を提供する、といった組み合わせも可能です。

ただし、ユーザー数300人以上の環境でBusiness Essentials、Buisness、Business Premiumのいずれかを組み合わせることはできないので注意しましょう。

いかがでしょうか？このようにユーザー数だけ見ても、Office 365で導入すべきプランがかなり絞られてきます。

目的別に考えるOffice 365の選び方

それでは、目的別にOffice 365の選び方を紹介していきます。

Officeライセンスはあり、グループウェアを導入したい

すでに組織全体のOfficeライセンスは所持していて、今後アップグレードする予定もないという場合は、シンプルにグループウェアのみを導入できるBusiness EssentialsかEnterprise E1がおすすめです。

「ただのグループウェアとして利用するなら、Office 365でなくてもいいじゃない？」という声もあるでしょう。しかし、Office 365が提供するビジネスメールのExchange OnlineやSharePoint Onlineは、サーバ製品としても多くの企業にとって馴染み深いものであり、ビジネスにおけるスタンダードでもあります。

「SharePoint Online」について詳しくご覧ください！

その他にも、既存のOfficeライセンスと連携できる機能も装備しているため、グループウェアとして利用するためでもOffice 365には多くのメリットがあるのです。

Officeライセンスの複雑な管理を簡素化したい

必須アプリケーションでもあるOfficeも、ライセンス管理が複雑という問題を長年抱えています。気づいたらコンプライアンス違反、なんて事例も少なくないので、管理には細心の注意が必要です。

実はOffice 365なら、管理センターで契約しているライセンスの使用状況が一目で確認でき、ライセンスの付与も管理センター上でできてしまいます。そのため、Officeライセンスの管理を簡素化したいという企業には、Officeアプリケーションをシンプルに提供するBusinessおよびProPlusがおすすめです。

高度なデータ分析機能やセキュリティ機能が欲しい

ビッグデータ活用が重要視される中、高い技術力が無くてもデータ分析が行えるツールが注目されています。Office 365の中でもEnterprise E5はそうしたデータ分析機能を備えているため、通常より簡単にビッグデータ活用が可能です。

その他、高度なセキュリティ機能を提供していることから、機密情報を多くやり取りするユーザーには、Enterprise E5を適用するのがおすすめです。

まとめ

Office 365のプラン選択で最も大切なことは、最初にサービスを利用する目的を明確にすることです。そうすれば、目的に応じてどのプランが最適で、どう組み合わせればいいのかが自然と見えてきます。プランの組み合わせによって低コスト化を目指すこともできるので、本稿の内容を参考に自社に合った最適なプラン選択を実現してください。