Microsoft 365は、ビジネスの効率化に欠かせない優れたソリューションです。しかし、管理項目の多さゆえに、適切な運用管理が困難になるケースもあります。そこで重要となるのが、ガバナンスの自動化です。本記事では、Microsoft 365の運用管理における課題や、ガバナンスを自動化するメリットについて詳しく解説します。
Microsoft 365グループとは
Microsoft 365は、Office系アプリや「Microsoft Teams」など、さまざまなサービスを備えたサブスクリプションサービスです。プランによって詳細は異なりますが、最新OSの「Windows 10」や、グループウェアサービスとデスクトップアプリケーションの「Office 365」、デバイスの統合管理とセキュリティ管理に特化した「EMS（Enterprise Mobility + Security）」などがパッケージ化されています。
Microsoft 365の効率的運用に不可欠となるのが「Microsoft 365グループ」です。Microsoft 365グループとは、各アプリケーションの裏側で動作するフレームワークであり、Microsoft Teamsなどの情報を共有するメンバー設定を管理します。
Microsoft 365を組織内で効率的に運用するためには、部門間やプロジェクト間、あるいはチーム間での円滑な情報共有が欠かせません。そのためにはグループを作成し、共有権限の設定やメンバーの追加・削除といった作業が必要です。Microsoft 365グループでは、このようなグループ作成や管理をスムーズに行えます。
従来、こうしたグループ管理業務はIT部門が担っていました。Microsoft 365グループの登場により、現在は実際に業務を担当するエンドユーザーがチームを作成するだけで、関連グループの全メンバーに対して共有権限を付与できます。
しかし、グループ管理と情報共有が容易になった一方で、次々と作成されるアプリケーションに対し、コントロールが困難になるのがデメリットです。従って、Microsoft 365をより効率的に運用するためには、ガバナンスの強化が求められます。
Microsoft 365のガバナンス上の課題とは
Microsoft 365は業務効率化に欠かせないソリューションです。しかし、さまざまな機能を備えているがゆえに、正しく運用管理しなければ、かえって利便性を損なう恐れがあります。ここでは、Microsoft 365が抱えているガバナンス上の課題について見ていきましょう。
Microsoft 365グループ関連ワークスペース管理
Microsoft 365のガバナンスにおける課題のひとつが「グループの乱立」です。グループの作成や管理の円滑化によって、業務効率が飛躍的に向上しました。しかし、適切な運用管理を行わなければ、無秩序にグループが増加してしまい混乱を招きます。グループの乱立は情報管理を困難にし、情報漏えいリスクを増大させる原因となるでしょう。
また共同作業では、命名規則に一貫性を持たせないと、情報管理が煩雑化してしまいます。Microsoft 365では、 グループ・メンバーシップ・地域・グループの作成者に対し、名前付けポリシーを適用する機能ついています。これにより、各メンバーが命名に迷ってしまったり、管理の複雑化を招いてしまったりする事態を回避可能です。
グループ作成時における「パブリック」と「プラベート」の設定も、重要な課題です。パブリックグループは、組織内の全ユーザーがファイルの閲覧や変更を行えます。プラベートグループは、共有権限を付与されたユーザーのみ閲覧や変更が可能です。
この設定を誤れば、機密文書を扱う人事部門の情報に対して、全ユーザーがアクセス可能になる事態を招きかねません。このような事態を避けるためには、共有権限や外部アクセスの取り扱いに関する、明確なポリシーの策定が大きな課題となります。
運用管理
Microsoft 365の継続的な運用管理を、どのように行っていくのかも重要な課題です。例えば、ファイルの共有権限やグループ設定、情報管理ポリシーなど、適切な運用管理が行われているかを定期的に確認する必要があります。そして、問題が発見されれば設定や権限を修正しなければなりません。この場合、ただ単に修正や変更を行うだけでなく、なぜ変更が必要なのかという明確なポリシーが必要です。
また、Microsoft 365の運用管理におけるレポート作成も欠かせません。レポートは、部門関連系における重要な情報伝達手段です。しかし、企業規模が大きくなるほどMicrosoft 365の運用管理も困難になり、レポート作成の工数が増大します。Microsoft 365の運用状況を正確に把握するためには、レポート作成の効率化が不可欠です。
ライフサイクル管理
グループのライフサイクル管理も忘れてはなりません。つまり、不要になったグループをどのように扱うのかという問題です。グループによっては機密情報や個人情報が含まれているため、慎重な対応が求められます。グループ削除に関する権限や、タイミングの決定は重要な課題です。そのため、グループ削除に関する明確なポリシーの策定は必須と言えるでしょう。
グループ削除に関しては、細心の注意を払う必要があります。重要な情報を有したグループを、誤って削除してしまう可能性があるためです。
Microsoft 365では、30日以内であれば規定の機能を使用してグループの復元が可能です。しかし、削除から30日以上経過してしまった場合は、サードパーティ製のバックアップソリューションを利用する必要があります。
自社に最適なガバナンスレベルの設定
Microsoft 365を効率的に運用するためには、適切なガバナンスレベルの設定が求められます。ガバナンスレベルの設定において重要となるのが、「エンドユーザーの自主性と自由度を損なわないこと」と「適切な手順・情報取り扱いポリシーに準拠していること」です。最適なガバナンスレベルを設定することで、Microsoft 365の運用効率を最大化することへつながります。
なお、最適なガバナンスレベルを設定するにあたり、押さえておきたいポイントが6つあります。
- チームやグループを作成できるユーザー制限
- グループ/チームの作成目的の基準化
- アクセス権・所有権の管理方法
- ユーザー追加できるアプリケーションやサービス
- プロパティ・命名規則
- コンテンツのライフサイクル管理
以上のポイントを踏まえたうえで、自社の現状とニーズに基づいた最適なレベルを決定します。
ガバナンスの効いた環境を自動化で維持するメリット
Microsoft 365の運用効率を最大化する方法のひとつが「自動化」です。Microsoft 365のガバナンスを自動化することで、組織全体の労働生産性の向上が期待できるでしょう。そこでおすすめしたいのが、AvePointが提供する「Cloud Governance （クラウドガバナンス） 」です。Cloud Governanceはグループの作成・管理プロセスを自動化し、Microsoft 365の運用管理を最適化します。
従来は権限を付与されたIT管理者が、グループ管理における業務プロセスを手動で構築していました。Cloud GovernanceではMicrosoft 365のガバナンスを自動化できるため、膨大な管理プロセスから解放されます。また、管理ミスや誤操作がなくなり、業務効率の向上とセキュリティ強化を実現します。ガバナンスを自動化することで、企業の持つ人的リソースが最適化され、より創造的な事業戦略の構築につながるでしょう。
まとめ
Microsoft 365を組織内で効率的に運用するためには、ガバナンス強化が不可欠です。「Cloud Governance」を導入することで、Microsoft 365のガバナンスが自動化され、組織全体における労働生産性の向上につながるでしょう。Cloud Governanceの詳細は下記URLをご覧ください。
