Notesはグループウェアとして多くの企業に導入されていますが、近年ではさまざまな理由によりNotesからSharePoint Onlineへ移行する企業が増えています。本記事では、NotesからSharePoint Onlineへの移行が増加している理由や、おすすめの移行ソリューションをご紹介します。
グループウェアNotesとは
Notesは、1989年にロータス・デベロップメント社が発売したグループウェア用ミドルウェアです。社内外のコミュニケーション推進を図るためのグループウェアとして、Notesはその後多くの会社で導入されました。1995年にはIBM社がロータス・デベロップメント社を買収、その後もさらにNotesの人気は上がり、2000年頃には大企業を中心に高いシェアを誇るグループウェアとして知られていました。2019年にはIBM社がHCL Technologies社に売却、現在ではHCL Notes/Dominoとして販売されています。
Notesの主な機能は、電子メール、電子掲示板、スケジューリングなどです。その他にもアプリ開発を行うことで、実用性を高めるためにさまざまな機能を追加できます。このアプリ開発や改修、メンテナンスにはNotesの専門知識が必要なため、システム運用の難しさなどからNotesの需要は低下傾向にあります。データを社外に保管するクラウドの利用が普及したこともあり、Notesから他のクラウド型グループウェアに移行する会社が増加しています。
Notes移行が求められる理由
Notesを運用するには、専門知識のあるエンジニアが必要です。現在はエンジニア不足により、エンジニアの外部委託や採用などにかかるNotesのメンテナンスコストが上昇しているといわれています。また、Notesには業務プロセスの変化に適応しにくい側面もあるため、現在では他のグループウェアへの移行が求められています。
Notesの導入・運用スキルを持つエンジニア不足
Notesにはメールや文書共有、電子掲示板、文書整理など、グループウェアの基本的な機能が搭載されており、他にも必要に応じて機能を追加することが可能です。Notesに機能を追加するためには、基本的な開発技術や知識だけではなく、Notesの専門的な知識や技術が必要です。システム開発後のメンテナンスなど運用時にも同様に、Notesの専門スキルを持つエンジニアでなければ対応できません。
Notesを利用するには専門のエンジニアが必要ですが、それに対応できるエンジニアは減少傾向にあります。1989年にNotesの販売が開始されてから数十年が過ぎているため、Notes導入後も長らくシステムを運用している会社も存在します。ところが、Notesの導入時から運用を支えていたエンジニアが、定年や退職などで不在になるケースも少なくありません。
Notesのエンジニア総数が不足しているため、エンジニアを調達するコストがかかることもNotesの運用を困難にしている理由の1つです。Notesのシェアが高かった時期と比べて、現在ではNotesを導入している企業数が減少しているため、Notesのスキルを新しく習得するエンジニアは減少しています。Notes担当のエンジニアが不在では、システム構成も不明になり、不具合が生じた場合に対処できなくなる恐れもあります。
変化する業務プロセスに適応できない
Notesでは、業務プロセスに最適なシステムを構築することが可能です。部門や個人単位でも、独自システムを構築できる構造はとても便利ですが、それによって変化していくIT技術には個別の対応が必要になり、変化に適応できないなどの問題が発生する場合があります。働き方改革で業務プロセスに変化が生じたときには、業務プロセスに応じて構築されているNotesシステムを、その都度改修する必要があります。このような改修や、改修後のメンテナンスにもさらにコストがかかります。
現在では、業務プロセスの変化に迅速に適応するためには、Microsoft Office系アプリと相性のいい他のグループウェアの導入が生産性の向上につながると、多くの企業で考えられています。ユーザーの多いITツールを利用することにより、企業のコミュニティも活性化しやすいという傾向があります。ITツールの利用により、自部門だけでなく他部門との情報共有も可能になるなどナレッジがオープン化されやすく、業務の効率化も期待できます。
NotesからSharePointへ移行するメリット
NotesからSharePointへ移行した場合、他のMicrosoft製品との相性がいい、全社の情報ガバナンス統制がしやすいなどのメリットがあります。移行により得られるメリットについて、詳しく確認していきましょう。
企業向けのためMicrosoft製品との相性がいい
Notesを利用しているのは、ほとんどが法人です。Officeアプリは多くの企業がOffice 365などのMicrosoft製品を利用しているため、Microsoft製品であるSharePointはExcelやWordなどと相性がよく、使いやすいというメリットがあります。製品の互換性が高いと、ファイル作成後の表示のズレなどファイルの変換時に問題が生じにくいという特徴があります。そのため、ファイル作成時に調節を行う必要もなく、楽に操作できます。
全社の情報ガバナンス統制がしやすい
Notesはスクリプト言語により、部署や個人などのユーザー単位で機能を追加できるシステムです。それに対してSharePointでは、基本的にユーザー単位ではなく会社全体で統一された機能を追加できます。SharePointで情報共有を行うためには、権限を持つシステム管理者がチームサイトやコミュニケーションサイトを作る必要があります。ユーザーが自由に作成できるものではないため、ルールに合わせて統一されたシステムの作成が可能です。
SharePointの場合、企業ガバナンスが効いたシステムを作成できるため、個人の業務効率だけではなく企業全体から見た業務効率化を実現できます。
Notes DBを手軽に移行できるSmartShiftとは
SmartShiftは、株式会社内田洋行が提供している移行サービスです。SmartShiftの移行サービスは、豊富な移行実績を持つ移行ツールにより、Notes DBをSharePoint Onlineに「早く」「安く」移行することを可能にします。移行サービスには3つのプランがあり、予算・移行期間・移行体制などから、お客様のニーズに適したプランを選べます。移行プラン以外にも、ご要望に応じた移行サービスのカスタマイズができるので、移行ツールの貸出、移行要員の派遣、技術支援サービスなど、必要なサービスのみのご利用が可能です。
複数のマイクロソフトゴールドコンピテンシ―に認定されている高い技術力により、スムーズなNotesの移行を行います。
SmartShiftで移行できるDBとは
Notesは、お客様ごとに用途が異なり、保存しているデータもさまざまです。SmartShiftでは、Notesで登録されている「掲示板・文書管理・カード型DB」のデータベースのデータをSharePoint Onlineへ移行できます。「ワークフロー・集計処理」などはデータとしての移行ができませんが、3rd Party ツールを利用すると、移行済みの集計元となるデータからの再現が可能です。
SmartShiftの料金体系
SmartShiftの料金体系には、Plan-A、Plan-B、Plan-Cの3種類があります。予算・移行期間・移行体制・移行対象DB数などによって異なるため、適した内容からプランを選べます。料金体系は以下のとおりです。各プランの詳細については、お気軽にお問い合わせください。
Plan-A
- 概 要：移行ツール貸出+技術支援、技術講習会
- 注文単位：期間（月）、移行ツール利用台数
- 単 価：別途お問い合わせください
- 備 考：移行ツールはクラウド環境でのご提供です。技術支援はお電話、またはメールにて月間10時間分をご提供します。移行DB数の制限はありません。
Plan-B
- 概 要：移行作業+移行方針説明会
- 注文単位：DB数（個）
- 単 価：別途お問い合わせください
- 備 考：初期料金は1年間有効。5DBから。50個以上割引あり。
Plan-C
- 概 要： 移行ツール貸出+移行要員派遣、移行方針説明会
- 注文単位：DB数（個）
- 単 価：別途お問い合わせください
まとめ
NotesをSharePoint Onlineへ移行すると、今後も変化が進む業務プロセスへの適応が可能になります。SmartShiftなら、SharePoint Onlineへ低価格かつスピーディーな移行ができます。移行ができないデータや機能にも経験豊富なエンジニアがご相談にお答えします。
