企業向け製品であるOffice 365は、利用ユーザー数が多く、グループ数も常に増加していきます。それゆえグループ管理業務が複雑だという課題を抱える管理者も多いことでしょう。そこで、この記事ではOffice 365のグループ管理の課題やおすすめのグループ管理サービスについて紹介します。
Office 365のグループ管理とは
Office 365（現在のMicrosoft 365）では、マイクロソフト関連のソフトウェアを利用する際、グループを作成すれば、その中でさまざまなデータの共有が可能です。グループ管理ができるソフトウェアは、Outlook・SharePoint・Yammer・Microsoft Teams・Microsoft Stream・Planner・Power BIなど多岐に渡ります。グループ内で会話をしたり、ノート機能を使ったり、スケジュールやドキュメントを共有できたりと非常に便利です。
Office 365のグループには、セキュリティグループやメール配布グループがあります。セキュリティグループは、リソースへのアクセスを許可するために使用されます。メール配布グループは、その名の通りメールを送るために使用されるグループです。
Office 365のグループをうまく管理するには、膨大なアプリケーションと膨大な社内ユーザーの両方を管理しなければなりません。そのため、管理者の業務はどうしても煩雑になりがちです。例えば、管理者はOffice 365グループの作成・表示、Office 365グループの委任、 Office 365グループの電子メールアドレス管理など、さまざまなタスクを実行し、グループやメンバーを適切に管理する必要があります。
Office 365のグループ管理の課題
そもそもOffice 365は個人向けではなく、大勢の人が利用することを前提に開発された法人向けのビジネスクラウドサービスです。Office 365を利用している企業では、社内外問わずかなり大勢のユーザーを抱えており、どうしても膨大なデータの管理が必要になります。
グループ管理の課題として挙げられるのが、普段は自社のIT部門だけでOffice 365のグループ管理を行なっているものの、組織変更などによってさらに大きなグループになった際に対応しきれない、というものです。人事異動などで組織体制が大きく刷新されたときにはすぐにメンテナンス対応ができず、業務に影響が出てしまうかもしれません。別の例として、管理すべきグループが多すぎて、所属しているメンバーを把握することすら難しいというケースもあります。どちらの場合においても、企業のセキュリティ対策を万全にしてコンプライアンス違反を起こさないために、管理体制を強める必要があるでしょう。
QuestのOffice 365ツールでグループ管理自動化を実現
Office 365の煩雑なグループ管理やユーザー管理に悩んでいる人におすすめなのが、Quest社が提供するOffice 365ツールです。このツールは、組織全体のOffice 365やハイブリッドAD、Azure ADのグループを、すべて一つのアプリケーションで完全に管理できる便利なソリューションです。使いやすいインターフェイスでセットアップも簡単なため、導入のハードルが低いという特徴があります。クラウドサービスでリスクが心配されやすいセキュリティに関しても、強力なセキュリティシステムがあることに加え、進化を続けるOffice 365環境における既存のセキュリティやコンプライアンスのフレームワークを拡張することも可能です。QuestのOffice 365ツールを活用すれば、これまで多くの管理者が悩まされてきた膨大なグループ管理業務を自動化できます。その結果、これまでさまざまなタスクを手動で行うのにかかっていた時間や手間を軽減でき、業務の効率化を実現できます。では、Office 365ツールによって具体的にどのようにグループ管理の自動化が可能になるのかを、2つの側面から見てみましょう。
グループ作成ポリシーにより無秩序な拡大を防止
グループ管理に役立つのが、Office 365ツールのグループ作成ポリシーです。この機能を使ってグループ作成に関する詳細なポリシーを設定すれば、無秩序なグループの作成や拡大を防止できます。命名規則やアテステーション、有効期限などを設定できる事前選択フレームワークもあり、グループの秩序を維持するのに役立つでしょう。
セルフサービスUIを利用し簡単なルール適用が可能
Office 365ツールでは、セルフサービスUIを利用して簡単なルールを自動で適用できます。グループを作成するときには、先ほど紹介した事前定義のグループ作成ポリシーに基づいて実行しますが、その際にユーザーのセルフサービスを有効化するのがポイントです。セルフサービスを有効化しておけば、セルフサービスUIによってグループが作成されるため、設定したルールが簡単に適用されるという仕組みです。
まとめ
Office 365におけるユーザー管理で悩んでいるなら、Quest社の自動化サービスの導入がおすすめです。このサービスは、進化し続けるOffice 365環境下におけるチームやグループを適切に管理できる便利なツールです。煩雑な業務を削減してOffice 365 の運用負荷を低減すると共に、業務効率化を目指しましょう。
