今や社内インフラの主流となっているグループウェア。組織内のコミュニケーションを円滑にするため、そして業務効率化のための機能が豊富に揃っていることから既に導入している企業は全体の過半数を超えています。特に最近ではクラウド製品の伸び率が高く、中小企業やスタートアップを中心に普及が広がっていますね。
そして現在グループウェア導入を検討している方々の中には、結局のところグループウェアを導入することでどんなメリットがあるのか？また、どんなデメリットがあるのか？この辺りが気になる方も多いでしょう。そこで今回はグループウェアのメリットデメリットを"グループウェア自体”、そして"クラウド製品”と"オンプレミス(パッケージ)製品”にわけて紹介していきます。
グループウェアのメリット
チームのコミュニケーションが活発化
グループウェアに備わっている基本機能としては、スケジュール/ToDo(タスク)/ファイル共有/メーラー/チャット/などなど、コミュニケーションを図る上で必要な機能は全て揃っています。また、全ての機能において他者と共有可能なのでチームのスケジュールやタスクを横断的に確認したり、チャットツールを活用することでコミュニケーションが活発化します。管理職の方もチーム全体のスケジュールなどを一目で確認できれば、効率的にタスクを割り振ることができますね。
全社的な情報共有も可能
もちろん、スケジュールやタスクなどを共有できるのはチーム内だけでなく、全社的な情報共有も可能です。「○○部署の××さんにコンタクトを取りたい！」と思った時も、予めスケジュールを確認できるので業務効率化に繋がります。また、共有範囲を限定することもできるので閉鎖的なコミュニティーが必要な場合も活躍してくれます。
ファイル共有で半ペーパーレス化
これまで資料配布などを全て紙で行っていた企業も、グループウェアのファイル共有や電子掲示板を活用すれば配布の必要性がなくなります。また、緊急連絡事項など重要性の高いメッセージは社員が普段目にするポータルに表示されるので、効率的に連絡を行き渡らせることが可能です。完全にとはいかずとも、半ペーパーレス化できれば年間コストを大幅に削減することができますね。
Officeファイルの共同作業も可能
グループウェアの中にはOfficeアプリを提供している製品もあり、代表的なのがOffice 365やGoogle Appsです。Officeファイルはグループウェア上で共同作業することができるので、ミーティングの際に重宝します。
Web会議で効率的な時間の使い方
こちらも提供されているグループウェアは異なり、Office 365やGoogle Appsにデフォルトで備わっています。拠点間のミーティングであったり、少人数の簡単会議であればわざわざ会議室を取る必要もなく、デスクにいたまま議論を交わすことができます。共有可能なOfficeファイルを活用すれば簡単な議事録を取ることも可能ですね。
もっと見る：Web会議
管理者権限でセキュアなシステム
社内情報のほとんどを管理することになるグループウェアだからこそ、セキュリティには十分注意する必要があります。管理者権限はグループウェアの基本機能であり、ユーザーのアクセス領域を限定することができるので機密情報を守ることができます。また、グループウェアによってはアクセスログ管理機能も提供しているので、不審なログをブロックすることもでき、セキュアなシステムが構築できます。
社内SNSでフラットなコミュニケーションも実現
社内SNSとは、FacebookやTwitterなどフラットなコミュニケーションプラットフォームであるSNSを社内向けに提供するものです。Office 365ではYammerと呼ばれる社内SNSを提供しており、役職・部署の垣根を超えたコミュニケーションが実現します。グループウェアはどちらかと言うと業務色が強くフラットなコミュニケーションには適していないので、社内SNSを備えていると多方面からコミュニケーションが活発化します。
グループウェアのデメリット
製品数が意外と多いので選定が難しい
グループウェアの製品数は、国内で提供されているものだけでも数多く存在しているので選定が難しという点がデメリットとして挙げられます。この製品数の多さが選定を迷わせ、グループウェア導入が足踏み状態の企業も多いでしょう。
こちらの記事では、国内主要グループウェアの4社8製品を総合的に比較しているので、現在どのグループウェアがいいかと迷っている方は参考にしてみてください。
グループウェア徹底比較、国内主要ベンダーを調査！
導入に失敗する可能性もある
多くの企業では、CRM(顧客管理システム)や会計システムは慎重に導入するものの、グループウェア導入に関しては軽視されがちな傾向にあります。「大体どれも同じでしょ」といった考えからなのでしょうが、グループウェア導入でも失敗は多いにあり得るので注意が必要です。特に社員から"使われないグループウェア”となり失敗する企業が多いので、慎重さを持って導入することが大切です。
こちらではグループウェア導入の失敗事例をもとに、大切なポイントを紹介しているので参考にしてみてください。
グループウェア導入8つのポイント - 6つの失敗事例からの学び
クラウドとオンプレミスのメリットデメリット
クラウド
クラウドとは、手元にシステム環境の一切を置かずPCとインターネット環境だけで利用するサービスを指します。
メリット
- 時間と場所を選ばない
- マルチデバイス対応でシームレス
- 導入コストが安価
- 月額料金制(または年額)だから費用対効果が見えやすい
- サーバ運用の負担がない
- 拡張性に優れている
グループウェアのメリットを見て頂くとわかりますが、グループウェアと非常に相性が良いという特徴があります。まず、必要なのはPCとインターネット環境だけなので、社内に限らずオンライ環境下なら時間と場所を選びません。例えば営業先なんかで他者のスケジュールを緊急的に確認する必要があるときは、グループウェアを通して瞬時に確認することができます。出張時のコミュニケーションも円滑に進むため、ビジネスの幅が広がりますね。マルチデバイス対応なのも嬉しい点でしょう。
他に注目すべきはサーバ運用の負担がないということです。自社サーバを設置しての運用はまずエンジニアリソースが必要であり、OSバージョンアップやバックアップなど様々なことに気を配る必要があります。エンジニアリソースが不足している企業ではもちろん、豊富な企業でもエンジニア本来の業務に注力できるというメリットがありますね。
デメリット
- セキュリティに不安が残る
- コスト面でオンプレミスを上回ることもある
- オフライン環境下では利用できない
多くの方がクラウドに対し「クラウド＝低コスト」というイメージを持っていますが、若干違うので注意が必要です。導入コストがほぼかからないことや低額なランニングコストを考えれば低コストに感じますが、企業規模によってはオンプレミスを上回る可能性もあります。 ですので、この点は長期運用目線でコストを算出し比較することが大切です。
オンプレミス
オンプレミス(パッケージ)とは、自社サーバに対し購入したパッケージをインストールして利用する導入形態です。
メリット
- カスタマイズ性が高い
- オフライン環境下でも利用できる
- 既存システムとの連携性が高い
機能が固定しているクラウドに対し、オンプレミスではカスタマイズ性が高いので独自に機能を開発することができます。また、既存システムとの連携性の高さを考えると独自のシステムを構築したいという企業でメリットが大きいでしょう。オフライン環境下でも利用できるので、万が一インターネットに障害が発生しても影響を受けることはありません。
デメリット
- 導入コストが高い
- 導入期間が長期になりがち
- サーバ運用の手間がかかる
オンプレミスとのデメリットと言えばやはり導入コストです。サーバ調達から考えれば最低でも100万円弱、企業規模によっては数百万円になることも珍しくありません。また、コストは導入時のみと考えがちですが、サーバ買い替えやバージョンアップ、サーバ運用の手間などを考えればランニングコストもしっかりとかかります。ですのでこの辺りは前述したように、長期運用目線でコストを比較することが重要です。
まとめ
どんな事柄においてもメリットデメリットが存在するように、グループウェアに関しても例外ではありません。大切なのはメリットだけでなくデメリットにもしっかりと目を向けて、導入の是非を検討することです。また、いざグループウェアを導入するといった時も慎重さを持ってプロジェクトを推進することが大切です。「グループウェアなんて大体同じ」と考えず徹底的に製品比較を行い、自社に最適なグループウェアを選定しましょう。
そしてここでも油断は禁物です。グループウェアは何と言っても導入後が非常に重要なので、全社員がストレスなく利用できる基盤をきちんと作りましょう。導入後のポイントに関しては「使われないグループウェア”はいらない！導入前/導入後のポイントを12ステップ」で解説しているので、合わせて参考にして頂ければと思います。
皆さんもメリットデメリット、そして導入ポイントなどをしっかりと押さえて、コミュニケーションが活発化し業務効率化に繋がるグループウェアの導入を目指しましょう。
