グループウェアを導入検討をする際に、Office 365、G Suiteおよびサイボウズ Officeの3製品が検討リストにあがることは多いかと思います。いずれもクラウドサービスとして提供されているグループウェアであり、難しい導入作業もなくシステムに接続する場所(ネットワーク)や端末を選ばないのが魅力です。
ビジネスツールの定番Microsoft。先進的なインターフェースのGoogle。老舗国産グループウェアのサイボウズ。自社環境にとって最適なグループウェアとは何なのか？
今回は、これらグループウェア3製品を比較しつつ、Office 365実力をご紹介します。
比較1.ビジネスコミュニケーションの起点！気になるメール機能の違い
グループウェアで最も利用される機能といえば「メール」です。社外はもちろん社内の人とも、メールを使用してコミュニケーションを取ることは多いでしょう。従ってメール機能の使いやすさはグループウェア選びで重要なポイントです。
≪メールボックス容量≫
専門技術者でなくとも大容量のデータをメールでやり取りすることが多い昨今、メールボックス容量は多いに越したことはありません。各製品のメールボックス容量は次の通りです。
- Office 365：50GB/1ユーザー
- G Suite：30GB/1ユーザー
- サイボウズ Office：5GB/1ユーザー
容量の多さはOffice 365が圧倒的です。G Suiteとサイボウズ Officeの容量はメールボックスだけでなく、全体としての容量になるので実際にメールボックスに割り当てられる容量はさらに少ないでしょう。
≪メール送受信≫
Office 365にはビジネスツールとしてお馴染みのExchange Online(Outlook)があり、G SuiteにはGmailがあります。ただし、サイボウズ Officeには別途メールサーバを用意したり、オンラインメールサービスを契約する必要があります。
≪その他のメール機能≫
迷惑メールフィルタリングやウイルス対策といったセキュリティ機能や、独自ドメイン対応などビジネスに欠かせない機能は3製品とも同じように備えています。しかし、G Suiteにはインプレース情報開示機能(eDiscovery)がありません。そのためコンプライアンス維持において、別途ツールを導入しなければならない可能性があります。
比較2.円滑なコミュニケーションに欠かせない！オンラインストレージの容量など
グループウェアの基本機能の一つといえば「オンラインストレージ」です。組織全体やグループでファイル共有が可能なスペースが、コミュニケーションが円滑になり生産性が向上します。重要なのは、ストレージの容量と情報共有を促進するための機能です。
≪オンラインストレージの容量≫
各製品のオンラインストレージ容量は次の通りです。
- Office 365：1TB/1ユーザー
- G Suite：30GB/1ユーザー(メールボックス容量と共有)
- サイボウズ Office：5GB(メールボックス容量と共有)
Office 365は個人のオンラインストレージとして、メールボックスとは別に1ユーザーあたり1TBの容量を備えています。これは、Office 365の大きなアドバンテージです。1TBはG Suiteの33倍以上の容量、サイボウズ Office 200倍の容量なので安心してビジネスデータの保存ができます。
≪サイト作成機能≫
ファイル共有としての役割を担っている機能は、Office 365ならSharePoint Online、G SuiteならGoogleサイトです。これらの機能には「サイト作成」がサポートされています。豊富なテンプレートから独自のサイトを作成したり、一から作成することも可能です。作成したサイトは社内向けの情報共有掲示板のように使用してもよし、外部公開してWEBサイトのように使用してもよいでしょう。こうしたサイト作成機能は、サイボウズ Officeには備わっていません。
比較3.離れていてもいつでも会議！オンライン会議機能の有無は
Office 365にはSkype for Businessが、G SuiteにはGoogleハングアウトというオンライン会議が標準で備わっています。オンライン会議は無料の音声通話やビデオ通話によって遠隔地での会議を可能にする機能で、インスタントメッセージを使用すればチャットツールとしても利用できます。
一方、サイボウズ Officeではオンライン会議機能がサポートされていません。別途、オンライン会議ツールとの契約が必要です。以前は、オンライン会議ツールのV-CUBEミーティングと連携することで、サイボウズ Office上でのオンライン会議ができました。しかし、このサービスは2018年3月をもって終了するため、現在では利用できません。
オンライン会議へ出席可能な人数は、Skype for Businessが最大250人、Googleハングアウトが最大25人です。
比較4.ビジネス文書作成に絶対必要！Officeアプリケーションのサポートは
単刀直入に言えば、ExcelやPowerPointといったMicrosoft Officeを使用できるのはOffice 365だけです。正確に言えば、Officeライセンスをグループウェアと一緒に提供しているのが、Office 365になります。
Office 365の魅力といえば、グループウェアを導入すると同時に、サブスクリプション(定期契約)としてOfficeライセンスを取得できることです。たとえばOffice 365 Business Premiumというプランなら、グループウェアサービスとOfficeライセンスを同時に導入でき、ユーザーはOfficeを最大15台のデバイスにインストールして、常に最新の状態で利用できます。
これはMicrosoftが提供するOffice 365ならではのサービスなので、G Suiteでもサイボウズ Officeでも同時にOfficeライセンスを取得することは不可能です。もちろん、別途パッケージ版として導入することは可能です。
ちなみにG Suiteではオンライン版として無料のOfficeアプリケーションを提供していますが、Office 365でも同等のサービスを提供しています。
比較5.気になる、各グループウェアの価格は？
最後に価格比較です。各製品最も低コストなプランを比較すると次の通りになります。
- Office 365 Business Essensials：月額540円/1ユーザー
- G Suiteベーシック：月額500円/1ユーザー
- サイボウズ Office スタンダード：月額490円/1ユーザー
- ※価格はすべて年間契約割引を適用したものです
サイボウズ Officeは一見低コストですが、ストレージ増設などが必要なため実際の料金はOffice 365以上になる可能性があります。
ビジネスツールの定番、Office 365を検討しよう
以上のように、グループウェア各製品の細かい部分を比較するとOffice 365がいかにビジネスツールとして優れているかがわかります。グループウェア導入の際は、Office 365の導入を優先的にご検討ください。
