Microsoftが提供する数あるサブスクリプションサービスの中でも、今回紹介するのは「Exchange Online(エクスチェンジオンライン)」です。
Exchange自体が社外向けに販売されるようになったのは1996年であり、以降20年に渡りビジネスメールシステムの最前線としてサービスを提供しています。このExchange Serverをクラウド型として導入出来るのがExchange Onlineですビジネスメールサービスと一言で表現してもExchange Onlineには様々な特徴があります。また、サブスクリプションサービスであるOffice 365との違いは何なのでしょうか？
今回は3つのポイントに分けて解説していきたいと思います。
ポイント1. Exchange OnlineはOffice 365の一部のプランで提供されている？
第一に、Office 365では一部のプランでExchange Onlineを包括したサービスを提供しています。プラン名で言うとBusiness EssentialやBusiness Premiumなどが該当します。
例えばBusiness EssentialならExchange Onlineを始めファイル・情報共有やWeb会議など、グループウェアとしての機能を提供しているという特徴があります。Business Premiumは同様の機能に加え最新版のOfficeが利用できるサービスです。
つまりExchange OnlineはOffice 365の一部として提供されているビジネスメールサービスと単純に考えてください。ただし、Exchange Online単体でも導入することができます。
ポイント2. Exchange Onlineにはこんな特徴がある
それではビジネスマンが注目すべきExchange Onlineの特徴をいくつか紹介していきます。
メールボックスが50GBと大容量
まずExchange Onlineで提供されているメールボックスは50GBとかなり大容量であり、大量のメールも難なく保存することができます。
Googleが提供するグループウェアGoogla Appsの標準プランではGmailとGoogleドライブ合わせて30GBの容量ですので、Exchange Onlineがどれだけ大容量で利用できるかが分かりますね。
また、50GBの容量は各ユーザーがメールボックスとアーカイブ領域で自由に振り分けることが可能です。
チームのスケジュールを管理
チームの情報共有を強化するためには互いのスケジュール管理が欠かせません。Exchange Onlineでは各メンバーのスケジュールを瞬時に確認することができるため、会議の調整などにも最適です。
ファイル・情報共有サービスとして提供されているSharePoint Onlineと連携させれば、チームごとのポータルサイトでさらに情報共有を強化できます。
会議室や備品まで管理できる
会議室や備品を予約するたびに人事部へ出向いたり使用時間を記入しなければならなかったりと、これまでの会議室・備品管理は業務がストップされることが多くありました。
できればデスクから1歩も離れずに予約できないかと考えている方は多いでしょう。
Exchange Onlineならば可能です。会議室・備品管理に必要なリソースが割り当てられていると共に、空き時間の確認や予約もできます。
予約に出向く5分程度の時間でも年間を通して見れば大きな業務効率化に繋がります。
安心安全なメールシステム
近年サイバー攻撃が急増しほとんどの組織にとって脅威となっています。そして絶対的に避けるべき情報漏洩事件の多くは、メールボックスから始まっています。
特に標的型攻撃は年々巧妙化しているので従業員の裁量だけでブロックするのは非常に難しいでしょう。
そこで重要になるのがビジネスメールのセキュリティ性ですが、Exchange Onlineではマルウェア
スパム検出などの多層防御を可能にするExchange Online Protectを標準搭載しています。
さらに上位プランではデータ損失防止機能(DLP)も搭載されているので、過失による情報漏洩もしっかりと防いでくれるのです。
全てのデバイスから利用可能
WindowsやMacはもちろんのこと、AndroidやiOSといったほとんどのデバイスに対応しているためシームレスな利用が可能です。もちろん端末が異なってもメールボックスは自動で同期されるので問題なし。
時間も場所も選ばないスタイルを確立
クラウド型として提供されていることからインターネット環境さえあればどこからでも利用できます。営業先、出張先からでもいつでもメールボックスを内を確認できますね。
もちろん、自宅からでも確認できるのでリモートワークを実現したい企業にとってもベストな製品です。
ポイント3. Exchange Online単体とOffice 365ならどちらを導入すべき？
上記はExchange OnlineとOffice 365の料金比較表です。ユーザーごとに毎月支払う料金ですが、やはりExchange Online単体で導入する方が低コストなのは当たり前ですね。
しかし注目して欲しいのはOffice 365の機能です。
※2017年3月のライセンス改定により、Office 365 BusinessにもAccessがバンドルされました。
下位プランにあたるBusiness EssentialはOfficeを提供していないものの、わずか110円の差額でExchange Onlineを含めたあらゆるサービスを提供していることがわかります。
これはやはり「Office 365を導入した方がお得」ということは間違いありません。
また、Exchange Onlineプラン2とBusiness Premiumには490円の差額がありますが、最新のOffice 2016を最大15台のデバイス(PC・スマホ・タブレット5台ずつ)へ導入できることやその他のシステムを提供していることからコストパフォーマンスはかなり高いと言えるでしょう。
環境やニーズにもよりますが、やはりOffice 365での導入の方がおすすめとなります。
まとめ
いかがでしょうか？単なるビジネスメールではなく様々なメリットを提供しているExchange Online。インターフェースもビジネスマンなら誰もが使い慣れているOutlookベースですので、組織にスッと浸透するのではないかと思います。
また、Exchange Online単体ではなくOffice 365でグループウェアとしてのシステムも構築して是非業務効率化を実現させてください。
