昨年9月にMircosoft Officeシリーズの最新版としてリリースされたOffice 2016、皆さんはもう導入しましたか？常に最新版を利用しなければならない理由を抱えている企業(印刷業など)以外はまだまだOffice 2013を利用しているというケースが多いと思います。
大きな理由としては「Office 2013からOffice 2016への変更点がよく分からない」といったことでしょう。確かに一見して変更点が分かりづらいのでOffice 2016を導入する必要性を感じている企業は少ないかと思います。
しかしよ～く注目してみると、意外と生産性向上につながる機能が追加されていたりするのです。そこで今回はあまり知られていないけれど実は便利なOffice 2013からOffice 2016への変更点を紹介していきます。
Office 2016で追加された10の生産性向上機能
他ユーザーとの共同編集がさらに簡単になった
Officeドキュメントの共同編集は以前から搭載されていた機能ですが、Office 2016ではさらにパワーアップしました。クラウド上に保存されているドキュメントなら、Word・Excel・PowerPointなどOfficeアプリケーション画面内にある「共有ボタン」から簡単に他ユーザーと共有及び共同作業ができるのです。ドキュメントをいちいち閉じる必要もないので意外と時短になります。
ファイル添付が速くなった
Officeドキュメントを頻繁にメールでやりとりする方にとって、目的のファイルをいちいち掘り出さなくてはならないのがストレスではないかと思います。Office 2016のOutlookでは他のOfficeアプリケーションと連携しているので「共有可能な文書のリスト」の中に、最近編集したドキュメントが表示されています。古いドキュメントでない限りファイルを掘り出す必要がなくなったのです。
操作アシストで迷わなくなった
操作アシストというのはOfficeアプリケーションの画面上部右側にある検索窓で、ここに入力した機能をすぐに呼び出してくれます。例えば「書式」と入力するとすぐに書式メニューが表示され目的の機能をすぐに利用することができるのです。
スマート検索でネット情報を即効引用
さらに操作アシストに入力したキーワードに対しスマート検索を実行すると、Officeアプリケーション上でネット検索情報を表示してくれます。ドキュメントを最小化する必要もなく欲しい情報をすぐに参照できるので編集作業が捗りますね。
Excelで新しいグラフが追加された
もともとグラフ機能に定評のあるExcelですが不足していたグラフもあります。Office 2016では新たにウォーターフォール、ツリーマップ、ヒストグラム、パレート図、サンバースト、箱ひげ図、じょうごグラフ、複合グラフが追加されました。
バージョン履歴管理
今までありそうでなかった機能がOffice 2016で新登場しました。Officeドキュメントを複数人で頻繁に更新するような現場では、古いバージョンがどんどん失われていくので重要なアイディアが失われてしまうなんてことが少なくありません。バージョン履歴管理があれば古いバージョンも失わずに参照できるので、大切なナレッジを失うこことがなくなります。
OneNoteの共有ノートブック
便利ではあるもののまだまだ知名度の低いOfficeアプリケーションOneNoteですが、EverNoteのように自由度の高い情報管理ノートとして提供されています。そしてOffice 2016ではこのOneNoteがさらに強化されノートブックを他のユーザーと共有及び共同編集ができるようになったのです。使ってみると「なるほど便利」とうなずけるOfficeアプリケーションなので是非使用してみてください。
低優先メール機能でメール管理が楽になった
日々大量のメールを受信するビジネスマンにとって、いかに効率的にメールを確認・処理するからは日々の業務量に大きく影響します。そこで活躍するのがOffice 2016の低優先メール機能です。
優先度の低い特定のメールを低優先メールとして指定すると、類似したメールは今後自動的に「低優先メールフォルダ」へと振り分けられるようになります。自動的にメールに優先度を付けることができるので確認・処理が迅速化するでしょう。
ダークテーマが選択できるようになった
目が疲れやすいという方に朗報です。Office 2016では各Officeアプリケーションで「濃いグレー」というダークテーマを選択できるようになったので、画面のトーンを落とし疲れ目を防ぎます。疲れ目は労働生産性を低下させるという実験結果も多く出ているので目に優しいテーマを提供してサクサク業務をこなしていきましょう。
データを予測してくれる
Excelの新機能でデータ予測が追加されました。売上げなど特定のデータを入力して「予測シート」をクリックすると、今後のデータ推移を予測するグラフが出現します。データが多ければ多いほど予測の信憑度も高まっていくでしょう。
Office 2016の導入ならOffice 365がおすすめ
ここまでOffice 2013からOffice 2016への変更点をいくつか紹介しましたがいかがでしょうか？以外に便利な機能が追加されていると思った方が多いのではないかと思います。また、Office 2016は常にバージョンアップされているので今後も便利な機能がさらに追加されていくでしょう。
ではOffice 2016の導入でベストな方法は何か？ここではOffice 365での導入をおすすめします。
Office 365とはサブスクリプション型のOfficeサービスで、月額料金を支払うことでOfficeアプリケーションを始め様々なサービスを利用することができます。
非常にメリットの多いサービスなのですがOfficeアプリケーションだけにフォーカスしてみても最大15台のデバイスへのインストールなど、従来のラインセンス型のメリットを大きく上回っています。また、Webベースで提供されていることからライセンス管理が簡単になったりサーバ運用が必要なかったりと業務効率化にも大きく貢献するのです。
Microsoftだからこそ提供できるビジネスシーンに最適化されたクラウドサービスと言えますね。
まとめ
Office 2013からOffice 2016への変更点は今回紹介した機能だけではありません。他にも多くの変更点があり、そのどれもが業務効率化や労働生産性の向上を実現してくることでしょう。インターフェースも洗練されたので使いやすさも向上したのではないかと思います。
現在Office 2013やそれ以前のバージョンを使用している方は、これを機にOffice 2016の導入を検討してみてはいかがでしょうか？そして検討するならばやはりOffice 365での導入がおすすめです。
Office 365なら新たなバージョンが登場した際も、追加費用なしでアップグレードすることができるので常に最新環境を保つことができるようになります。(もちろんダウングレードも可能)
セキュリティ面においても安心なのでオススメです。
