ビジネスにおける必須ツールと言えば、WordやExcelといったOfficeアプリですね。最近では互換性が高くかつ安価にインストールできるKINGSOFT Officeや、オンラインでドキュメント編集などが利用できるGoogleドライブなど、様々なOfficeアプリが提供されています。
しかし、最も利用されているOfficeアプリと言えばMicrosoft Officeであり、その人気は未だ健在です。そしてMicrosoft Officeと言えば、最近注目を集めているのがオンラインでOfficeアプリや様々なサービスを提供するOffice 365です。
近年はクラウドサービスの発展著しく、Office 365を知らないという方はおそらくいないでしょう。ちなみにですが、シングルサインオンアプリを提供する米Okta社の調査によると、2015年に最も利用されたクラウドサービスはOffice 365だそうです。
そんなOffice 365の利用を検討している方(企業)も多いでしょうが、ここで疑問になるのが「インストール版のOfficeアプリと何が違うの？」だと思います。そこで、今回はインストール版Officeの中でもシェア率の高いOffice 2013とOffice 365を比較し、違いやメリット、デメリットを整理してみました。
まずは比較表とそれぞれの項目を解説していきます。
Office 365とOffice 2013比較
所有形態
サブスクリプションとは一定期間の契約で利用するサービスのことであり、Office 365はこのタイプに分類されます。ちなみにインターネット経由で利用するクラウドサービスは全てサブスクリプションです。以下に解説していきますが、インストール版とは大きな違いがあります。
Office 2013はインストール版であり、ライセンスを購入しPCにインストールするのが一般的です。購入したPCにプリインストールされていた方も多いと思います。
コスト
サブスクリプション版で提供されるOffice 365は、月額もしくは年額で料金が発生します。Office 2013のコストは購入時のみで、以降はテクニカルサポートを依頼しない限り料金は発生しません。プランにもよりますがOffice 365を3年~4年程度利用し続けるとOffice 2013年のライセンス費用を上回ります。一見コスト面ではOffice 2013に優位性があるように感じますが、総合的に判断すればOffice 365の方がコストパフォーマンスが高いと言えます。
Office 365のプランごとの詳細料金に関してはこちらをご参考ください。
パッチ更新、アップデート
Office 365でもOffice 2013でも、システムの脆弱性カバーやユーザビリティ向上の目的で常にアップデートがあります。違いは自動でアップデートするか手動でアップデートするかなのですが、これは大きな違いですね。
Office 2013では常にアップデート情報を確認しユーザー自らアップデートを行わなければなりません。でなければ脆弱性を狙われる可能性があるので、非常に危険です。
対してOffice 365はMicrosoftが自動でアップデートしてくれるので、常にフレッシュなシステムを利用することができます。脆弱性を狙われる心配もありません。
機能追加
Office 2013などのインストール版を使用している場合、新しい機能を追加するという概念はなく、最新バージョンをインストールする他ありません。現在で言えばOffice 2016が最新バージョンであり、Office 2013からいくつか機能改善がみられます。つまり常に新しい機能を使用し続けるためには、最新バージョンが登場したらすぐに乗り換えなくてはなりません。
これに対しOffice 365では新しい機能が登場すれば自動で追加されます。もちろん、追加料金も必要ありません。(プランにより使用できない可能性はあり)
この点もやはりOffice 365が優れている点ですね。
サポート
基本的にサポートの終了はサービスの終了を意味します。終了後はアップデートされないため、新たなバッチ適用もなく脆弱性が露出した状態になるのでセキュリティ面から言えば非常に危険です。ちなみにOffice 2013のサポート終了は2023年4月11日とまだまだ先です。
しかし、いざサポート終了が近づくと、新たなバージョン導入の準備がまったくできていなかったなどのケースも珍しくないので、永続的にサポートが続くOffice 365は非常に助かりますね。
各種機能
Word～One Noteといった各種機能に関しては、Office 365とOffice 2013とで特に違いは見られません。強いて言えばOffice 365のインターフェースは常に最新ということです。また、Office 365もOffice 2013もプランやエディションによって利用できる機能が異なるので、予め確認が必要です。
Office 365のプランごとの機能詳細はこちらをご参考ください。
オンラインストレージ
Office 365はクラウドサービスということもあってか、ファイル共有が可能なShare Point Onlineが付帯します。ストレージも1TBと大容量なので、容量を気にすることなくチーム内でのファイル共有が可能です。
Web会議
こちらもOffice 365に付帯するサービスで、Skype for WebによりWeb会議が可能です。社内外を問わずフェイスtoフェイスで簡単なミーティングなどを行えるので、シームレスなコミュニケーションが実現します。
社内SNS
YammerはMicrosoftが提供する社内SNSサービスであり、Office 365でビジネスを加速するツールの一つです。UIはFacebookに近い部分があるので難なく利用出来ると思います。
スマートフォン対応
Office 365では最大5台のスマートフォン・タブレットにOfficeアプリをインストールすることが可能です。何かと移動の多い営業職など、ちょっとした隙間時間で簡単なファイル編集を行いたいときに重宝しますね。
ちなみにOffice 2013ユーザーはOffice Onlineというアプリをインストールすることでスマートフォン・タブレットでOfficeアプリを利用できますが、簡易版でフル機能は利用できません。
インストール台数
Office 365は最大インストール数5台、対してOffice 2013は1台のみなので複数台PCを所持している場合はOffice 365の方がコストパフォーマンスが高いと言えます。
ビジネスにおいても一人の社員が複数台のデバイスを利用するシーンが増えているので、これは大きなメリットですね。
Office 365のメリットデメリット
Office 365とOffice 2013年の比較をもとに、Office 365のメリットデメリットを紹介していきましょう。
メリット
1.常に最新のサービスを利用できる
手動でアップデートせずとも常に最新バージョンを利用できるのは、やはり大きなメリットです。業務効率化の観点から見ても優位性が高いでしょう。
2.アップデート不要で更新作業いらず
アップデート不要ということは、情報システムの方もこれまで大きな負担だった更新作業も必要ありません。社員が利用している時間帯を避けて深夜や休日に出勤する回数も減るので、人件費削減にも繋がりますね。
3.オフラインでも利用できる
クラウドサービスであることからオンラインのみの利用と考えがちですが、実はオフラインでも利用できます。ただし定期的にライセンス確認が必要になるので、いつでもオフラインにしておくわけにはいきません。(この点は特に心配ないと思います)
4.最大5台にインストールできる
Office 2013の最大インストール数1台を考えると、やはりOffice 365の最大5台はかなり大きなメリットですね。特にPC台数の多いビジネスシーンでは重宝するでしょう。
5.サーバレスで導入出来る
クラウドサービスで提供されているので、もちろんサーバへのインストールは必要ありません。導入負担の軽減や導入費削減につながります。
6.Office以外の機能が利用できる
Office 365ではOfficeアプリ意外にもShare PointやYammerなど様々サービスを提供しています。この点も表面上の料金だけでは比較できない理由がありますね。
デメリット
1.パスワード管理が必要
オンラインストレージや社内SNSなどのサービスも提供していることから、社内情報がOffice 365へ集中するのは当然です。ここで重要になるのがやはりセキュリティです。
クラウドサービスである以上、全体的なセキュリティはMicrosoftに依存しますが、社内ではこれまで以上にパスワード管理に気を配る必要があります。一つのパスワード流出で多くの情報をアクセスできてしまうので十分に注意しましょう。
2.表面上はOffice 2013よりコストが高い
表面上のコストだけ見ればOffice2013よりも高くなる場合がほとんどです。しかし何度も言うように、様々なサービスやベネフィットからコストパフォーマンスはOffice 365の方が高くなります。
ケースバイケースではありますが、ビジネスシーンなら間違いなくOffice 365に軍配が上がるでしょう。
まとめ
いかがでしょうか？今回Office 365とOffice 2013の比較を受けて、皆さんはどちらにメリットを感じましたか？最終的には利用シーンによって異なりますが、Office 365にメリットを感じた方が多いのではないかと思います。
全体的なシェア率で言えばまだまだOffice 2013の方が高いですが、Office 365ユーザーは徐々に増加しています。近年では多くのユーザーがクラウドサービスへの移行を進めているので、シェア率の逆転は時間の問題でしょう。皆さんも現状の環境とOffice 365、どちらの方がメリットが高いのか？この機会にしっかりと比較してみてはいかがでしょうか。
