フラットな社内コミュニケーションの促進やイノベーションが生まれるとして、最近クラウド型のチャットツールが波に乗っています。特にIT系企業やベンチャー企業、スタートアップを中心に人気を集めているようです。
メールとは異なるチャット形式で情報交換の速度を早めたり、チームのタスク管理を行ったり一種の“ライトなグループウェア”とも言えますね。そこで今回はMicrosoftが提供するグループウェアOffice 365と国内の主要チャットツールを比較してみました。果たしてどちらの方が有用なサービスなのでしょうか？
まずは気になる料金比較から
皆さん気になるのはやはり料金面かと思います。本来ならば機能面や使いやすさだけを重視して選びたいところですが、コスト面も重要ですね。
各チャットツールとOffice 365の料金プランを確認していきましょう。ちなみにOffice 365はグループウェア機能を提供しているBusiness Essentialsを適用しています。
最も低コストで提供しているのがCHITCHATというチャットツール。そして最も高コストなのはSlackでOffice 365の倍以上あります。チャットツールだからグループウェアよりも低コストで導入できるというわけではないのですね。
コストパフォーマンスがわかる機能比較
単純な料金だけでは決まらないのがクラウドサービスというもの。それぞれの機能を比較していきましょう。
個人チャットやグループチャットなどは当然のことながら、タスク管理やビデオ通話といった機能に関してもほとんどのチャットツールが押さえています。しかし、Office 365と比較してみると機能面での不足感が否めませんね。
なぜOffice 365はここまで広い領域をカバーしているの？
実はOffice 365には「Yammer」という社内SNSツールや「Skype for Business」というWeb会議ツールが包括されているため、チャットツールと同じ領域までカバーすることができます。
加えてビジネスメールの「Exchange Online」やファイル・情報共有の「SharePoint Online」といった機能も提供していることで、グループウェアとしての領域もしっかりとカバーしているのです。
そもそもチャットツールの必要性とは何なのか？
チャットツールのニーズが高まっている理由には、主に社内コミュニケーションの迅速化やフラットなコミュニケーションプラットフォームの構築にあります。
ビジネスマンならば誰もが使用したことがあるOutlookですが、社内コミュニケーションで少々面倒くささを感じていた方は少なくないと思います。もっとスピーディーに、そしてもっとインタラクティブにコミュニケーションが取れないかと。
そこで“チャット”というリアルタイム性の高いコミュニケーションツールをビジネスに取り入れることで、社内コミュニケーションを迅速化することができるのです。
さらにチャットツールには社内SNSとしての機能が備わっているものが多いので、フラットなコミュニケーションが生まれやすくなります。
グループウェアでもコミュニケーションを活発化することはできますが、比較的フォーマル寄りになるので“部署・役職の垣根を乗り越えてコミュニケーションを取る”というのが難しいのです。
対してチャットツールでは個人が自由に発言をしたりコミュニティーを形成することができるので、部署・役職の垣根を乗り越えてコミュニケーションが取れるようになりイノベーションが起きやすくなります。
それでもやはりグループウェアは必須
チャットツールは社内コミュニケーションを活発化してくれる効果があるものの、社外とのコミュニケーションには少々不向きな傾向にあります。外部ユーザーを招待できるチャットツールもありますが取引先や顧客を招待するようなことはほぼなく、やはりOutlookなどのビジネスメールなどでのコミュニケーションが基本です。
だからこそ、チャットツールはフリーランスなどの外部リソースを活用することが多いIT系企業・ベンチャー企業・スタートアップで人気を集めているのです。
中小企業にはやはりOffice 365がおすすめ
日本の一般的な中小企業と呼ばれている組織では、やはりチャットツールよりもグループウェアとして導入できるOffice 365がおすすめです。
なぜなら、外部リソースをあまり活用することがないため“チャットツールのみ”を導入するバリューが少なく、グループウェアとしてチャットツールが包括されているサービスの方が断然有用的＆お得だからです。
例えばOffice 365ならばビジネスメール、ファイル・情報共有、Web会議、社内SNSと組織内外を問わないコミュニケーションプラットフォームを手に入れることができます。しかも、月額540円というチャットツールにまったく引けを取らない低コストで。
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また、各機能を包括的に提供しているという点から管理の煩雑さがなくなります。
Officeアプリケーションも導入できる
今回比較に用いたBusiness Essentialsというプランは、グループウェアとしての機能のみを提供しているものです。実はOffice 365では、他にも法人向けに6つのプランが用意されています。
例えばグループウェア機能に加えOfficeアプリケーションを導入したいという企業にはBusiness Premiumというプランがおすすめです。Business Essentialsが持つ全機能とWord・Excel・PowerPoint・OutlookといったOfficeまでも提供しています。
月額料金は1,360円でインストール台数はなんと最大15台(PC・スマホ・タブレット各5台ずつ)。もちろん使用できるOfficeは最新のOffice 2016です。
このように他のプランにも意識を向けてみると、Office 365の有用性が際立ちますね。
まとめ
チャットツールは決して“使えないサービス”というわけではありません。「とにかく社内コミュニケーションだけを活発化させたいんだ」など、ニーズがガッチリと合えばもちろん力を発揮してくれます。
ただし、社内コミュニケーションだけでなく社外とのコミュニケーションや、その他の機能にも気を配るならやはりOffice 365がおすすめです。
皆さんの組織にはどのようなニーズが存在しますか？Office 365やチャットツール導入検討の際は、自社ニーズをしっかりと見極めてじっくりと検討していくことをおすすめします。
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