社内で進める業務改善提案のポイント

業務改善と業務改革は、似て非なる取り組みです。経営目標をより効率的に達成するために、業務プロセスおよびシステムを含めた新しく作り変えるのが業務改革です。では、業務改善とは何でしょうか？それは、日常に発生している非効率的な作業を発見して、同じ作業をより素早く実施するために試行錯誤することを意味します。業務改革は組織的に取り組みますが、業務改善は個人でも取り組めます。本記事でご紹介するのは業務改善のポイントです。ほとんどの企業では日常的な改善活動に取りくんでおり、中には定期的に業務改善提案を従業員から集めている企業もあります。それでも思うように成果が上がらないのならば、何か原因があるはずです。本記事でそのヒントや、業務改善に向けたアイディアを見つけていただけたら幸いです。

業務改善のポイント

業務改善は闇雲に取り組んでも成功するものではありません。戦略的に取り組んでこそ、初めて効果を発揮します。では、具体的にどういったポイントに意識しながら業務改善を実施していけばよいのでしょうか？

1. 情報共有を徹底するための環境を整備する

業務改善へ取り組むにあたり、まず考えていただきたいのが「情報共有の徹底」です。業務進行が思うように進まない時、必要な情報をすぐに知れないという状況が大半です。たとえば、資料がすべて紙で管理されていて探すのに時間がかかる、情報が共有されていないからいちいち担当者に確認を取らなければいけない、こうした状況が慢性的になると、業務進行は一向に遅いままです。

情報共有を徹底するためには、社内にファイルサーバーやNAS（Network Attached Storage）を導入するか、クラウドサービスを利用するのが有効です。組織全体の情報を一ヵ所で管理して、いつでも共有可能な状態を保つことで情報共有が促進され、業務改善が面白いように進みます。

ただし、情報共有を徹底するには単に導入・利用するのではなく、活用を習慣化させる工夫が必要です。情報共有を啓もうする担当者を起用したり、情報発信の担当者を分けたりと試行錯誤しながらいち早い習慣化を目指しましょう。

2. 改善対象業務の作業手順をハッキリさせる

業務改善を実施したい業務が決まったら、いきなり施策考案に取り組むのではなくまずは作業手順をハッキリさせてください。「作業手順なんて既に知っている」と思われるかもしれませんが、細かい手順や使用する資料・ツールなどを目に見えるようにすることで、何が業務効率を阻んでいるのか？が分かりやすくなります。その際は以下のように作業手順書を作成すると、手順を分かりやすく示せるでしょう。

3. 「無くす」「減らす」「変える」を考える

業務効率を阻んでいる作業を特定したら、次に感がえるべきは「無くす」「減らす」「変える」という施策です。

最初に考えるのは「無くす」こと。業務効率の壁になっている作業をやめることが最も効果的です。ただし、作業によっては無くしてしまうと業務全体に支障をきたすものがあります。明らかに不要と思われる作業だけを無くしましょう。

「無くす」ことが難しければ、次は作業回数を「減らす」ことを考えます。作業の中には処理頻度を減らしても業務全体に及ぶ影響が少ないものも多く、業務改善では最も現実的な施策です。また、「不要な会議を減らす」「余計な発注作業を減らす」など、この考え方はビジネスのあらゆるシーンに適用できます。

最後に、「減らす」ことも難しければ「変える」ことを検討します。作業手順を変えたり、担当者を変えたりするだけで業務効率がアップする可能性は大いにあります。また、システムが絡むような業務では複雑なプロセスによって非効率が発生している可能性が高いので、「変える」施策が効果的な場合も多いでしょう。

こうした1日に5分でも作業時間を短縮できれば、1年では20時間の時間を創出できます。業務改善は大きな改革ではなく、小さな改革の積み重ねです。ゼロよりも1、1よりも2の精神で取り組んでいきましょう。

4. 時にはツールを利用した自動化を検討する

業務改善効果を強く実感したいのであれば、時にはツールを利用した自動化を検討する必要があります。特に毎日・定期的なルーティンワークでは、ツールによる自動化が効果的であり。月に100時間以上の時間創出も不可能ではありません。

自動化といえば最近話題なのが「RPA（Robotic Process Automation）」です。RPAはパソコンまたはサーバーにインストールするソフトウェア製品で、開発者の指示に従ってプログラムを自動的に処理してくれます。つまり、指定した手順に従ってパソコン操作を自動化できるのです。

近年提供されているRPAの多くは作業手順を記録させるだけの簡単操作なので、IT技術が不足している企業においても導入できる自動化ツールとなっています。

5. 持続的にPDCAサイクルを回して業務改善を続ける

最後に大切な業務改善ポイントは、持続的にPDCAサイクルを回すことです。組織で大々的に取り組む業務改革とは違い、業務改善は日々の取り組みに積み重ねです。問題を見つけて、改善して、定着させる。これを何度も繰り返していくことで初めて効果を発揮します。

たった1度の取り組みだけで終わってしまうものは業務改善とは言えません。必ず持続的にPDCAサイクルを回し、永続的に業務改善を続けていきましょう。

情報共有の徹底に利くOffice 365

以上のように、業務改善のポイントはさほど多くありません。しかし1つ1つを徹底的に押さえられるかどうかが成否の分け目になります。最後に、情報共有の徹底に向けてOffice 365をおすすめします。

Office 365はマイクロソフト社が提供するクラウド型のグループウェアです。利用にあってサーバーを導入したり、ソフトウェアをインストールしたりする必要はありません。インターネット接続環境とパソコンさえあれば、今すぐにでも利用を開始できます。

Office 365にはビジネスメールと予定共有のExchange Online、ファイル共有とサイト作成のSharePoint Online、Web会議システム及びチームのハブになるMicrosoft Teams、プロジェクト管理を促進するMicrosoft Plannerなど、情報共有を徹底し、コミュニケーションの促進を図るためのサービスが盛りだくさんに詰まっています。各サービスは中央から利用をコントロールできるので、ユーザーの勝手な利用によってセキュリティ危機にさらされる心配もありません。

業務改善へ取り組む際は、Office 365が必ず取り組みを後押ししてくれるので、この機会に導入をご検討ください。また、他のマイクロソフト社製品との連携によってより快適なシステム環境を構築できます。