ビジネス上の目標を達成するには、チームや社内全体のコラボレーションを促進することがとても重要ということは、既に多くの経営者が知っています。日本では昔から「仕事以外の場所」での繋がりを重視していましたが、社内においてビジネスを目的とした情報交換や情報共有などがとても大切なんだ、という認識が強まっています。
社内コラボレーションに関するITツール市場も、年々成長傾向にあり、そのことからも社内コラボレーションの重要性が高まっていると考えてよいでしょう。たとえばWeb会議市場の2017年度売上金額は約85億円であり、前年度比13.8％増となっています。市場を牽引する上位ベンダーをはじめとして、市場を構成する多くのベンダーが堅調に売上を拡大したようです。
この市場において、多くの企業に選ばれているコラボレーションツールが「Microsoft Teams（以下Teams）」です。Teamsは、社内コラボレーションにどんなインパクトを与えてくれるのでしょうか？
Microsoft Teamsとは？
正確に言いますと、Teamsは単体ツールとして提供されているものではなく、Office 365の一部として搭載されているツールです。従って、Teamsを利用するためにはOffice 365のサブスクリプション取得が必要になります。
2017年3月に公式版がリリースされた比較的新しいコラボレーションツールではありますが、その機能性や使いやすさから多くのビジネスパーソンに注目され、今では世界中の企業で社内コラボレーションを促進するツールとして活用されています。
Teamsはビジネスチャットをベースにしたコラボレーションツールです。ビジネスチャットは数多く提供されていますが、その中でもTeamsは以下のような多機能さにより、社内コラボレーションを促進できると注目されています。
- チャット
- 音声会議
- ビデオ会議
- チーム作成
- ＠メンション
- ファイル共有
- ファイル共同編集
- プロジェクト管理
- 外部ユーザー招待
- Wiki
- ツールを連携
チャットや音声会議・ビデオ会議が行えるビジネスチャットは数多くあれ、同じツール上でWikiの作成やファイル共同作業まで行えるものは限られています。
もっと見る：Microsoft Teamsとは
Microsoft Teamsはなぜ社内コラボレーションに効くのか？
Teamsを利用することによって社内コラボレーションが促進するのはなぜか？主な理由は3つあります。
情報のやり取りがとにかくスピーディ
Teamsで送信されたメッセージは、電子メールのようにわざわざ開封する必要はありません。通知のあるチャットスペースを開くだけで、そこに送信されたメッセージが時系列に表示されます。電子メールでは複数のメッセージを1つ1つ開封しなければいけませんし、それによって情報確認に時間がかかります。その点、Teamsは確認も返信も早いので、情報のやり取りが格段にスピードアップします。
コラボレーションの方法が選べる
前述のように、Teamsにはビジネスチャットだけでなく音声会議やビデオ会議、ファイル共有、外部ユーザー招待などさまざまな機能が搭載されています。コラボレーションは、シーンに合わせて都度最適な方法を選ぶ時代です。Teamsがあれば、シーンに合わせて最適なコラボレーションの方法が選択できるため、コラボレーション効率が向上するでしょう。
レスポンスが自然と早くなる
Teamsで送信したメッセージを相手が読むと「既読」が付きます。受信者も既読が付くことを理解しているため、「既読したまま放置している」という状態にはできないので、メッセージへのレスポンスが自然と早くなるという効果があります。
このように、Teamsは様々な理由によって社内コラボレーションを促進する効果があります。
ここに注目！Microsoft Teamsの気になる機能
Teamsのようなビジネスチャットは数多く提供されています。たとえばSlack（スラック）やChatwork（チャットワーク）を聞いたことがある方は多いでしょう。では、それらのビジネスチャットと比較してTeamsはどういった機能を提供しているのでしょうか？
ストレージ容量が個人ごとの1TB
多くのビジネスチャットでは、ファイルの保存領域としてクラウドストレージが用意されています。Slackなら10GB（スタンダードプラン）、Chatworkも同じく10GB（ビジネスプラン）がユーザーごとに付与されます。一方、Teamsのストレージ容量はユーザーごとに1TBが付与されます。これは、10GBの100倍以上の容量です。同じビジネスチャットでもストレージ容量に圧倒的差があると、使い方の幅も非常に広がります。
最大10,000人で可能なビデオ会議
ビデオ会議はビジネスチャットの基本機能の1つですが、ツールによって最大接続数が異なります。Teamsのビデオ通話における最大参加可能人数は、一般的なプランで250人です。Slackの15人、Chatworkの14人と比べるとその数はやはり圧倒的ですね。ちなみにOffice 365の上位プランを契約すると、最大10,000人でのビデオ会議が可能であり、大規模なセミナー等にも活用できます。
チーム・チャネルごとの情報整理
Teamsは「チーム」と「チャネル」で構成されており、参加するチームやチャネルによって取得する情報を選ぶことができます。これが情報整理に便利と評判であり、チャットスペースが乱立することを防ぎ、社内全体の情報整理も促進します。
Officeアプリケーションとの連携
Teamsが搭載されているOffice 365では、Officeアプリケーションをフルインストールできるライセンスも付帯しています。このOfficeアプリケーションをTeamsに連携することで、ビジネス上でのドキュメント作成や共有、編集や管理を効率的に行うことができ、Officeアプリケーションを使用した業務を効率良く実行できます。
さまざまなツールの統合
さらに、TeamsにはOffice 365に搭載されている他のツールの機能を統合することででき、ユーザー独自のコラボレーションツールを作ることが可能です。Office 365以外にもサードパーティ製のツールを統合することで、世界で自分だけのコラボレーションツールが完成します。
Microsoft Teamsを使うためには？
前述のように、TeamsはOffice 365に搭載されているビジネスチャットです。そのため、Office 365のサブスクリプションを取得する必要があります。Teamsが含まれているプランは以下の5つです。
＜ユーザー数300人までのプラン＞
- Office 365 Business Essentials
- Office 365 Business Premium
＜ユーザー数無制限のプラン＞
- Office 365 Enterprise E1
- Office 365 Enterprise E3
- Office 365 Enterprise E5
各プランによって提供するツールの範囲や特徴が違うので、自社環境に合ったプランを選んだり、組み合わせたりしてTeamsを活用しましょう！
